¿Qué es data management y cómo usarla en tu empresa?

¿Qué es el data management?

Data management hace referencia a la administración de datos en una empresa. Es una estrategia de marketing que se encarga de recibir información para posteriormente recopilarla, revisarse y verificarla, interpretarla y protegerla.

De esta manera se pretende mantener toda la seguridad de los datos que los usuarios ofrecen a una compañía.

Sin embargo, estamos ante un término publicitario (también se usa en otros contextos) que aporta otra segunda función de gran importancia: conocer al cliente y tomar decisiones planificadas y dirigidas al mismo.

Hoy vamos a explicar la importancia de la gestión de datos dentro de una empresa y cómo puede mejorar el estado de la misma.

¿Por qué es importante la gestión de los datos?

Cuando se habla de marketing y estrategia, los datos son, probablemente, el elemento más importante que se tiene a la hora de planificar y diseñar nuevas campañas, productos, publicidad, etc.

En el entorno actual, impera la actividad digital y la creación de distintos perfiles de consumidores. Por lo tanto, ahora más que nunca, mantener al día la información acerca de los mismos es crucial.

Anteriormente, la implementación de un plan comercial con los datos no fue llevado a cabo por muchas empresas. Siempre ha habido una confidencialidad de todo lo relacionado con los clientes, pero esto no ha permitido llegar a conocerlos.

A día de hoy, se recurre a todo el complejo que construye un sistema data management, convirtiendo la información en un aspecto esencial si se quiere prosperar en la era digital.

¿Cómo funciona este plan de gestión de datos?

Es importante saber que la finalidad última es poder tener toda la información del usuario almacenada y completa, ofreciendo conocimientos sobre el mismo a nivel profundo.

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De esta manera se solucionan los problemas que antes se daba con esta cuestión: escasez en la calidad de los datos, las aplicaciones de la empresa no tenían comunicación directa con ellos y, ante todo, no podían considerarse fiables.

El data management cuenta con once funciones concretas que permite solucionar esto. Para llevar a cabo este trabajo debe haber un ejecutivo a cargo denominado Data Manager, que cuente con un equipo a su cargo para elaborar de manera rigurosa este trabajo.

Primero, una vez que se obtienen los datos del usuario, se deben aplicar distintas políticas internas que permitan la gestión de los mismos. Se elegirá la información que va a almacernarse.

Así, se diseñará una base de datos que los mantenga actualizados en todo momento y que sea accesible por los ejecutivos y publicistas de las empresas. Debe tratarse de un modelo que cuente con un equipo especializado dedicado a la privacidad y la confidencialidad de los mismos. Así como, se debe asegurar una limpia transferencia de ellos entre los distintos departamentos.

La información que quede descartada de estar dentro de la base creada, no se desecha, sino que se guarda mediante otras reglas que se aplicarán para poder seleccionarlos debidamente.

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La finalidad de todo esto es que se consiga un conocimiento completo del cliente, ningún dato que se descarte debe ser importante. Todos tienen que tener la capacidad de poder ser analizables a través de la historia y modificables.

Esto dará lugar a los meta datos que ayudarán a generar un perfil óptimo del mismo. Solo de esta forma se conseguirá una planificación correcta y un control decisivo sobre este asunto.

Para conseguir este logro, las once funciones que hemos descrito brevemente se habrán llevado a cabo. Sus nombres formales son: data governance, data architecture, data modeling, data storage, data security, data integration & interoperability, documents & contents, master data, data warehousing & BI, meta-data y data quality.

¿Qué beneficios se obtienen del data management?

Una vez que se lleva esto a cabo podrán verse ciertas mejoras que optimizarán las condiciones en las que se encuentra la empresa con rapidez.

Todos los usuarios finales, clientes y empresarios, tendrán un acceso directo a sus datos de forma rápida y segura. Todos tendrán definido la manera en la que pueden dirigirse e interactuar con los mismos, asegurando que nadie que no está cualificado pueda interactuar con la información.

Al tenerlos tan integrados en las funciones del negocio, se podrá ver una perspectiva mucho más clara de cómo estamos llevando a cabo el plan de empresa y de si este es viable. Esto ayudará a la toma de decisiones apostando por una mejoría de la situación actual, minimizando los posibles riesgos.

¿Cómo entender esto mediante un ejemplo?

Si hablamos de un negocio online orientado al sector de la belleza y el cuidado personal al que se le ha implementado este sistema se conseguirá:

– Conocer el perfil de tu cliente promedio: qué le gusta, el historial de sus interacciones, sus redes sociales favoritas, cuándo realiza sus compras, etc.

– Planificar y definir estrategias: cómo mejorar la calidad de los productos, cuándo sacar las ofertas, qué tipo de publicidad utilizar, etc.

– Tomar decisiones que minimicen los riesgos empresariales: tener una seguridad de un X por ciento de que si decides seguir adelante con un proyecto va a salir bien

Gracias a esto, se podrá conocer todo acerca del usuario, en lo que se denomina como metadatos. Al perfilar su base, se extraerán otros aspectos, como su edad, ubicación, entorno y preferencias.

Esto permitirá realizar estrategias publicitarias personalizadas sin tener que bombardear a anuncios a los clientes que pueden acabar cansados y rechazando la marca. Se sabrá definir cuándo es la hora y el momento del año preciso para estas acciones.

La empresa sabrá cómo ponerse en contacto con ello mediante redes sociales, ya que conocerá cuáles son las más indicada para sus productos

Por otro lado, toda la información que se ha obtenido, no solo beneficiará la satisfacción de los clientes sino también de los trabajadores. Tendrán un horario más riguroso, no realizarán campañas o acciones que pueda dañar la imagen del negocio y su trabajo será más certero y, por otro lado, les hará sentir más realizados.

El marketing es un elemento esencial a día de hoy para los negocios, conocerse entre todos y obtener los mejores resultados. Por ello, el data management es ideal si se busca una mayor solidez y relación entre todos los individuos internos y externos al negocio.

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