¿Qué preparar para crear una web profesional?

Qué material debe preparar el cliente para crear una página web profesional

En posts anteriores vimos para qué sirve una web y quién puede crearla de manera profesional. Si ya tenemos decidido que vamos a contratar a una agencia experta en diseño web para elaborar nuestra página, seguro que nos interesará saber qué debemos ir preparando. Porque crear una página web profesional no es solo cosa de la agencia; el cliente también tiene un papel fundamental en el proceso.

La persona que encarga la web tiene que ser muy cuidadosa y precisa con la información que proporciona a su agencia. Esa información recopilada determina, en gran medida, el éxito del producto acabado.

Todo lo que debemos reunir para nuestra web profesional

El primer consejo es que todos los detalles que proporcionemos siempre son pocos. Es decir, cuanta más información podamos contarles a los diseñadores sobre nuestro negocio, mucho mejor. Hay que darles los suficientes datos para que puedan trabajar, entre los que deberían estar los siguientes.

La información corporativa

El cliente tiene que ser muy específico respecto a la actividad principal que realiza, ya que esto permitirá a la agencia de diseño darle el enfoque adecuado a la página. Si vendemos varios productos y servicios, lo ideal es preparar una lista con las actividades por orden de importancia. Por ejemplo:

1.- Como actividad principal, vendemos electrodomésticos especiales para negocios de hostelería.

2.- Opcionalmente, se puede contratar nuestro servicio técnico de mantenimiento.

3.- También realizamos labores de limpieza para hoteles y restaurantes.

Esto es muy importante, ya que así la agencia sabrá qué secciones tiene que destacar antes que otras.

Otra cosa que habrá que elaborar es un resumen con la historia de la empresa: cómo surgió, en qué año, quiénes forman parte de ella, cómo ha ido creciendo, el número de empleados que tiene… Con esta información se podrán elaborar las páginas de «Inicio» y «Quiénes somos», donde una de las funciones es generar confianza y cercanía con el cliente.

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Otros aspectos fundamentales que habrá que determinar son los valores de la marca y el público objetivo en el que se centra.

Valores, puntos fuertes y público objetivo

La empresa encargada de crear nuestra página web profesional tiene que conocer muy bien a quiénes dirigimos nuestros productos y servicios. Tendremos que definir si nos enfocamos en clientes particulares o empresas, si vendemos al por mayor o al por menor; también la edad de nuestro público, sus ingresos económicos… Incluso, si nos resulta posible, deberíamos aportar información sobre los hábitos de nuestros potenciales clientes o qué hacen en sus ratos libres.

Hemos de preparar también un par de listados más. En uno, vamos a enumerar los valores con los que la empresa se siente identificada. Aquí tendremos que destacar si apuesta por la ecología o la sostenibilidad, su misión para con los clientes o sus planes de futuro.

En la otra lista, hay que dar a conocer los puntos fuertes a la agencia de diseño. Todo lo que suponga una ventaja para el cliente o una diferencia frente a la competencia tiene que estar en esta lista. Hay que enumerar en qué tiempo se sirven los envíos, si los portes son gratis, horario de atención al cliente, si se ofrece asesoramiento con expertos… Todo lo que aportemos ayudará a la agencia a saber lo que realmente tiene que destacar en la web.

La información sobre los productos y servicios

Es frecuente que la agencia de diseño suba algunos productos y servicios del cliente para hacer pruebas y para presentarle la web. Tendremos que preparar carpetas con los siguientes materiales:

– Fotos de cada producto.

– Nombres de los artículos.

– Descripciones de cada producto o servicio. Una descripción breve con las características más básicas y otra más larga, con todas las funcionalidades.

– Características técnicas. Igualmente, para cada producto tendremos que escribir sus medidas, peso, color, material, etc.

Una forma fácil de preparar esto es mediante una tabla tipo Excel. Cada producto vendrá representado en una línea horizontal que contendrá varias celdas (nombre, descripción corta, descripción larga y características técnicas). Las fotografías se almacenarán aparte en una carpeta. Es muy importante que en la tabla de Excel asociemos un código a cada producto y, a su vez, utilicemos el mismo código para la carpeta que contenga sus fotos. Los códigos han de seguir un orden lógico; por ejemplo: «P001» y carpeta con fotos «P001», «P002» y carpeta «P002». Permitirá a la agencia ubicar las imágenes de cada artículo y subirlas a la web sin equivocaciones.

Otras imágenes y vídeos

Si existen fotografías y vídeos profesionales de la empresa, también es momento de recopilarlos en carpetas para dárselos a los encargados del diseño web. Podrán ser incluidos en el sitio. Existen algunas agencias que también ofrecen un servicio de toma de fotografías y vídeos. Aunque esto no es lo habitual, así que, si tenemos ya este material, lo mejor es que se lo entreguemos.

Si no contamos con ninguna foto o vídeo de nuestro negocio, la agencia buscará imágenes relacionadas y libres de derechos para la página, o las comprará de un banco de imágenes.

Lista de búsquedas y palabras relacionadas

La importancia del servicio de una agencia no solo consiste en crear la página web profesional, sino también en que esta página pueda ser encontrada en internet y venda. Querremos que nuestra web esté optimizada para el posicionamiento SEO desde el principio. El SEO hace referencia a la facilidad con la que las personas encuentran nuestros productos o servicios en los buscadores de internet.

No tenemos que ser expertos en esto, ni mucho menos. Pero sí, al menos, deberíamos preparar una lista con las palabras y expresiones que pensamos que los clientes utilizarían para encontrarnos. Se trata de incluir en la lista todas las palabras que identifican nuestros productos o que están relacionadas con ellos. También hemos de ponernos en la piel del cliente e intuir qué expresiones utilizaría para encontrarnos.

Veamos ejemplos. Vamos a tomar el supuesto de una empresa que se dedica a la venta de accesorios para perros y otros animales. Por supuesto, es mejor que las palabras y búsquedas vayan por orden de importancia. Deberíamos proporcionarle a la agencia lo siguiente.

– Palabras relacionadas con el negocio:

Collares para perro

Collares antipulgas

Collar con chip de seguimiento

Comida para mascotas

Juguetes de mascotas

Productos para animales

Tienda de productos para animales

Tienda para perros…

Nota: incluimos todas las palabras que consideremos. Cuantas más mejor. Cualquier cosa que se nos ocurra; desde productos principales hasta marcas reconocidas, accesorios…

– Expresiones que usaría un cliente para buscarnos en Internet:

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Preparamos estas listas porque nadie conoce mejor nuestro negocio y sus productos que nosotros mismos. Así, le facilitamos las cosas a la agencia, que sabrá por dónde comenzar la estrategia de posicionamiento. Estas listas la ayudarán con la búsqueda de palabras clave, que más tarde serán incluidas en los textos que se hagan para la página.

Datos de contacto

Otras cosas que debemos facilitar a nuestra empresa de diseño son las formas que tendrán los clientes de contactar con nosotros a través de la web. Si nuestro negocio tiene una ubicación física, tendremos que proporcionar la dirección completa. Esto es muy útil, ya que el diseñador también podrá incluir un mapa para que nos localicen geográficamente.

También tendremos que proporcionar un número de teléfono fijo o móvil, y un número de WhatsApp si es posible. En todas las páginas web existe una sección llamada «Datos de contacto» que incluye toda esta información (a veces también está en la página principal).

Del correo electrónico no nos tenemos que preocupar, ya que la agencia nos creará uno con un formato especial para la empresa.

Datos legales

Todas las páginas web dedicadas a la venta o reserva de productos y servicios tienen que incluir, en un lugar visible, los textos legales. Es obligatorio cumplir con la normativa europea y española que regulan el comercio electrónico. A grandes rasgos, hay que incluir el texto de las condiciones generales de uso de la web, el de la política de cookies y la política de privacidad.

Las cookies son pequeños archivos que se descargan en el ordenador del visitante para facilitar su navegación por la web, y para recopilar datos estadísticos. Tendremos que avisar al cliente sobre las cookies que utiliza la página.

También se avisará al cliente de que se recopilarán sus datos personales, y que no se utilizarán para otro fin que no sea facilitarle el servicio, facturarle u ofrecerle promociones. Según la ley, tendremos que informar a los clientes de que pueden solicitar el borrado de sus datos personales en cualquier momento (mediante alguna de las formas de contacto de la página). Esto es, a grandes rasgos, la política de privacidad.

Normalmente, una agencia profesional de diseño web se encargará de redactarnos los textos actualizados de política de cookies y la política de privacidad. Sin embargo, para el de condiciones generales, sí que tendremos que proporcionarle alguna información.

Las siguientes son algunas de las cosas que tendremos que explicarle:

– Zonas a las que se envían productos: península, islas, países del extranjero…

– Precio de los gastos de envío.

– El periodo de devoluciones y toda la explicación detallada sobre cómo proceder a hacerlas y todos los supuestos que pueden darse (artículo faltante, desistimiento, cambios de tallas…).

– Cómo hacer una reclamación.

– En qué casos paga el cliente los gastos de envío y cuándo lo hace la empresa.

– Periodo legal de garantía de los productos.

– Tribunales a los que hay que acogerse para resolver cualquier litigio.

– Formas de pago que utiliza la página.

Hay que darle su merecida importancia al texto de las condiciones generales. Y, además, hay que hacerlo informándose muy bien sobre las leyes que afectan al comercio electrónico. Por ejemplo, legalmente estamos obligados a dar un periodo de 14 días para devoluciones por cualquier razón. También es obligatorio ofrecer, por lo general, dos años de garantía en los productos. Más concretamente, en los seis primeros meses de garantía nosotros estamos obligados a demostrar que el cliente ha provocado el defecto. En cambio, a partir de seis meses, el cliente que haga una reclamación tendrá que pagar un peritaje para demostrar que el fallo venía de fábrica.

En el caso de las devoluciones, hay productos para los que tenemos la posibilidad de no admitirlas, como son los DVD y libros desprecintados o la ropa interior.

Todo eso tiene que estar perfectamente explicado en el texto de las condiciones. Si esa información no está redactada y visible, ante cualquier problema que surja llevamos las de perder. Si no están los textos legales, la ley automáticamente le da la razón al cliente y le amplia los plazos de devolución y garantía (incluso, aunque el cliente hubiera roto el producto).

Nosotros hacemos hincapié en este aspecto: crear un e-commerce o web legalmente blindada puede ahorrarnos muchos problemas y dinero en el futuro. Por eso es tan importante que entreguemos toda la información posible sobre nuestras condiciones de venta a la persona que nos diseñe la web. Si la información se encuentra en la web, estaremos cubiertos legalmente. Si no está, no podremos reclamar nada, pues cualquier cliente con un problema podrá alegar que él no conocía nuestras condiciones.

Resumen final: ¿qué necesitamos para que nos hagan una web?

– Información corporativa (historia, servicios principales, valores, factores diferenciadores).

– Información de productos y servicios (nombres, descripciones, características técnicas y fotos).

– Imágenes y vídeos de empresa (si aplican).

– Lista de palabras que identifican al negocio o que están relacionadas con este.

– Información de contacto (como la dirección o el teléfono).

– Las condiciones de uso y venta de nuestra empresa para los textos legales.

Con todos estos elementos, estamos seguros de que la empresa de diseño podrá trabajar bien para desarrollar un producto de calidad, y lo más fiel posible al tipo de negocio del cliente. Crear una página web profesional es un trabajo codo con codo entre la agencia o desarrollador y el cliente. Combinando los esfuerzos se puede lograr un resultado final muy satisfactorio.

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