Cómo hacer la carta de presentación de una empresa

¡Hay que comenzar con buen pie!

La carta de presentación de una empresa es un recurso utilizado a menudo que ayuda a crear y consolidar vínculos con otras entidades y clientes. Facilita las relaciones empresariales, la venta de productos, la difusión de nuevas promociones o puede servir como recurso de fidelización y protocolario.

Tradicionalmente, este tipo de misivas han sido enviadas por correo postal o entregadas en mano. Sin embargo, desde hace unos años, el uso de Internet ha hecho posible su envío de una forma más rápida y directa. No obstante, este cambio provocado por la transformación digital entraña algunos riesgos, como el de hacer de estas cartas un modo de comunicación más impersonal y automatizado.

Hay una serie de claves y pautas para redactar una carta de presentación de una empresa, ya sea de una gran organización o de un pequeño trabajador autónomo que quiere ampliar su red de contactos y clientes. Estos son algunos de los secretos para que este documento cumpla su misión y sea efectivo.

¿Qué tono se debe usar?

Cada empresa tiene una filosofía y una serie de valores, una misión y una visión que la hace diferente a las demás. Estas particularidades deben verse reflejadas en todas las acciones de comunicación que se lleven a cabo y esto incluye la carta corporativa.

Por tanto, existen innumerables enfoques para promocionar un producto de esta manera. Ya sea en un tono formal, institucional o en uno más distendido, debe quedar claro el objetivo empresarial. Se debe transmitir profesionalidad, pero siempre con un tono amigable, sincero y genuino.

Cuando los destinatarios son personas con las que se ha mantenido un trato previo, el tono de la comunicación interpersonal se debe mantener en la carta, ya sea con un trato de usted o de tú. Es importante, también, que el contenido esté personalizado tanto como sea posible, que quede claro el tema o el objetivo que se persigue con esa carta y que se proporcionen las formas para obtener toda la información adicional que sea necesaria para realizar la compra o para indagar más sobre las características del producto, servicio o catálogo.

Estructura de la carta de presentación de una empresa

Es recomendable seguir una estructura y una serie de criterios formales para ordenar los párrafos. Esto hace más ágil la redacción y, por otro lado, también facilita la asimilación de la información por parte del destinatario.

Membrete

La carta debe redactarse siempre sobre un folio corporativo, que incluya el membrete y la línea de imagen de la entidad a la que representa. El logotipo, la dirección, los teléfonos y el correo electrónico son algunos elementos que deberían aparecer.

Fecha y lugar

Normalmente se sitúan en la parte superior derecha.

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Nombre del destinatario y su cargo

nombre de la empresa a la que pertenece y la dirección de esta. Se sitúa a la izquierda, antes de comenzar el cuerpo del texto.

Cuerpo del texto

Esta parte está sujeta al tipo de contacto que se establezca. ¿Es una primera aproximación, es un envío a una organización con la que se mantiene contacto desde hace tiempo o un cliente ya fidelizado?

En el caso de una primera toma de contacto

Se debe hacer una pequeña introducción dando a conocer la empresa, su actividad, sus principales valores y sus objetivos. Si el destinatario es ya conocido, esta parte debe ser más corta, para pasar al asunto principal lo antes posible.

A continuación, tras esa breve introducción o saludo, se desarrolla un párrafo con el contenido que se desea comunicar, es decir, el motivo de la misiva. Ya sea para proponer un proyecto de colaboración, para presentar un nuevo producto, para entablar relaciones comerciales, para promoción o para lanzar una campaña informativa, es importante ser conciso y claro.

En el siguiente párrafo, se puede informar brevemente del catálogo de servicios que se pone a disposición del destinatario, destacando el valor añadido que hace diferente a la empresa, sus sistemas de trabajo, la experiencia de su personal o cualquier otro punto fuerte que le destaque sobre la competencia.

Conclusión

En esta parte, el remitente debe ponerse a disposición del destinatario, incluso solicitando un encuentro o entrevista personal, si se considera oportuno, para ampliar la información y alcanzar posibles acuerdos.

Por último, se cierra la misiva con una despedida de cortesía y, en la parte inferior central o derecha, se añade la firma a mano del remitente, con su nombre y su cargo, a lo que se añade el sello de la empresa plasmado sobre ambos.

Consejos útiles

Sobre este esquema desde el que partir, es importante tener en cuenta una serie de consejos útiles para hacer este tipo de comunicación más efectiva.

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Cuidar las formas

El contenido es básico, pero pierde todo su sentido y su efectividad si se hace llegar con unas formas inadecuadas. Esa es la razón por la que hay que cuidar la ortografía, para que no haya ninguna falta, la forma de redacción para no cometer errores en algunas expresiones o fallos gramaticales, la simetría y el diseño, los márgenes o la justificación del texto.

Agenda actualizada

Es importante que el destinatario sea la persona adecuada, normalmente el máximo responsable, director o presidente. Por eso, hay que tener actualizada la base de contactos, para evitar un envío a alguien que ya no ocupa el cargo o incluir una dirección o un nombre erróneo.

Brevedad y concreción

Más allá de acertar con el tono, resulta esencial ser lo más breve y concreto posible, sin perderse en divagaciones ni dar información poco valiosa o prescindible. De hecho, un folio debería ser la extensión máxima en estos casos.

Ponerse en valor

Estudiar las características del destinatario para estar en disposición de captar su interés y ofrecerle aquellos productos o servicios que puede necesitar. En algunos casos, también es aconsejable proporcionar casos de éxito, para remarcar el contenido con ejemplos reales.

En la misma línea, se puede hacer un repaso a las cifras principales de rentabilidad o éxito que arroja la empresa, dar la lista de colaboradores principales, citas de clientes satisfechos, política de calidad, principales premios o certificaciones obtenidas, planes implantados (igualdad, sostenibilidad, transparencia), o hitos importantes en la historia empresarial.

Destacar las partes importantes

Es posible destacar de alguna forma la información principal que se desea transmitir, ya sea con el uso de palabras en negrita, con pequeños epígrafes o con títulos. Sin embargo, en este tipo de cartas es preferible ser lo más sobrio posible y evitar la mezcla excesiva de colores y cambios en los tamaños de letra o formatos, uso de fotografías, etc.

Verificar la recepción

Después de realizar el envío, es importante realizar una llamada telefónica o algún tipo de contacto para verificar que se ha alcanzado el destino deseado.

Dejar formas de contacto

Ya sea con un correo electrónico con documentación adjunta o con una carta en papel enviada por correo ordinario, es básico dejar todas las formas de contacto posible, desde los teléfonos fijos y móviles, la dirección electrónica y la web, y los enlaces a redes sociales. Cuando se llame para verificar la recepción, se pueden volver a dejar.

Documentación de apoyo

El texto que se plasma en ese folio que se envía es solo el gancho que debe servir para captar la atención de los clientes potenciales a los que se quiere vender un producto o servicio. Sin embargo, cuando esto ocurre, es importante aprovechar la oportunidad para obtener la máxima difusión posible y dar a conocer todo el catálogo de servicios disponible.

Por eso, una opción a considerar es la inclusión de un catálogo de servicios, un dosier informativo, una propuesta de colaboración o una memoria USB de regalo, personalizada con la imagen corporativa de la empresa, que contenga un vídeo publicitario o una presentación interactiva. Las posibilidades de llegar al cliente potencial son numerosas.

La importancia de la persuasión: consejos de copy

A la hora de redactar también es crucial tener en mente una serie de consejos de redacción, para que el copy o texto resultante sea lo más efectivo posible. Estos son algunos:

Realizar una investigación previa del negocio al que se va a dirigir la carta, para comprender las necesidades que tiene.

Mencionar las ventajas del producto o servicio, al tiempo que las desventajas o perjuicios de no contratarlo.

Comparar el producto o servicio con otros que sean competitivos, pero insistiendo en el valor añadido específico y diferencial del producto o servicio propio.

Redactar en positivo, con verbos de acción que expresen movimiento y dinamismo, destacar las oportunidades de negocio y evitar críticas a la competencia.

Comprometerse. El compromiso da seguridad y es una forma de captar nuevos clientes. Por tanto, una buena idea es fijar unas metas que se pueden conseguir si se contrata el producto o servicio. Esta meta debe ser realista. Por ejemplo, si se promete una reducción de costes en alguna sección de la empresa del cliente potencial, se debe estar preparado para explicar cómo se va a conseguir y ofrecer unas determinadas garantías.

Grandes posibilidades de crecimiento y rentabilidad

La carta de presentación de una empresa ofrece múltiples posibilidades para ampliar la cartera de clientes y fortalecer alianzas. Por ello, hay que saber utilizarla de la forma adecuada y en los momentos oportunos en los que los servicios propios pueden ser necesarios.

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