Mejora tu plantilla de presupuestos y facturas

¿Sabes preparar una plantilla para tus presupuestos y tus facturas y los datos que deben de figurar? Te vamos a explicar que datos deben de figurar obligatoriamente, como pueden aparecer y ayudarte en la creación de la plantilla que necesitas.

¿Qué datos deben de figurar en tus presupuestos y facturas?

El presupuesto se trata de un documento que envías a tus clientes donde se informa del coste total de los productos y servicios que deseas venderle, pero además de eso es un compromiso con el cliente en cuestión de facilitarle dichos productos y servicios por el coste indicado.

Es por ello que el presupuesto es un contrato que compromete al emisor a entregar los productos o realizar los servicios que en él figuran. Y a su vez cuando el cliente lo acepta queda obligado a aceptar las condiciones de pago y otras condiciones que en el presupuesto figuren.

La factura además es un documento oficial que debe de cumplir con todas las indicaciones legales que hacienda requiere, te vamos a explicar todas las características que tanto los presupuestos como las facturas deben de reunir.

¿Cómo hacer un presupuesto o factura?

Tanto en el presupuesto como en la factura deben de figurar una serie de datos además de los bienes o servicios presupuestados y las condiciones. Es por ello que vamos a dividir el documento tanto si es presupuesto como si se trata de una factura en tres partes: El encabezado, el cuerpo y la parte final.

Encabezado de un presupuesto o factura

La parte del encabezado del presupuesto y de las facturas es donde deben de figurar los datos identificativos de tu empresa y los del cliente en cuestión a quien va dirigido el presupuesto, estos datos son:

  1. Datos personales.
  2. Dirección.
  3. CIF o NIF.
  4. Otros datos de contacto (Correo electrónico, teléfono,…)
  5. Número de presupuesto o número de factura, indicando claramente si se trata de un presupuesto o de una factura.
  6. Fecha.

Cuerpo del presupuesto o factura

En el cuerpo del presupuesto y en el de la factura deben de figurar los siguientes datos:

  1. Productos, bienes o servicios que valoramos descritos con todos los detalles que nos sea posible
  2. Cantidades presupuestadas de cada uno de los productos
  3. Precio unitario libre de impuestos de cada uno de los productos, bienes o servicios presupuestados.
  4. Precio total libre de impuestos del total de unidades de cada uno de los productos presupuestados.
  5. Suma de todos los productos y de todas las unidades presupuestadas, lo que sería el precio total libre de impuestos.

Es obligatorio que en los conceptos del presupuesto y en los de la factura figuren datos como el transporte, seguros, mano de obra,… en el caso que no sean gratuitos.

Parte final

En la parte final de los presupuestos y en la de las facturas los datos son comunes como en el encabezado y en el cuerpo salvo por la condiciones que sólo figurarán en los presupuestos, los datos comunes son:

  1. Porcentaje de IVA asociado a los productos, bienes o servicios que figuran, en el caso de que el IVA de unos u otros conceptos sea distintos deberá de aparecer de forma individual en cada uno de ellos.
  2. Importe del IVA asociado al presupuesto o factura.
  3. Suma del importe de todos los conceptos más el importe de IVA.
  4. Forma y plazos de pago.

Además de estos datos en los presupuestos deben de figurar:

  1. El plazo de validez del presupuesto
  2. Plazos de entrega
  3. Condiciones de compra

Cómo hacer una plantilla de presupuestos o de facturas elegante

En internet existen multitud de plantillas de presupuestos y de facturas, pero si no se adaptan a lo que buscas te vamos a contar cómo puedes hacerlo utilizando una hoja de cálculo o un editor de textos. En el caso de usar una hoja de cálculo puedes realizar las sumas de los distintos conceptos, en el caso de un editor de texto deberás de usar una calculadora y añadir tú los resultados.

Encabezado de un presupuesto o factura

En el encabezado vamos a colocar en la parte superior izquierda el logotipo de tu empresa junto con el nombre que tiene. Justo debajo con una tipografía legible y con un tipo de letra de unos 8 puntos el NIF o CIF de tu empresa o negocio. En la parte derecha con la misma tipografía legible a unos 11/12 puntos los datos de tu empresa como la dirección, teléfono,…

En la parte derecha del encabezado ponemos si se trata de un presupuesto o de una factura y el número de identificación del mismo. También debajo vamos a incluir la fecha del presupuesto o de la factura.

Debajo de los datos de nuestra empresa y del número de presupuesto o factura y de la fecha de la misma será donde insertaremos con una tipografía de 11/12 puntos los datos del cliente a quien va referido el documento.

Cuerpo del presupuesto o de las facturas

Para la parte del cuerpo de los presupuesto o de las facturas lo mejor es realizar una tabla donde las columnas tengan el título de lo que se incorpore debajo, puede modificarse el orden pero lo más común es la cantidad (el número de unidades), el Concepto (descripción detallada del producto o servicio), Precio (Coste unitario del concepto) e Importe (Coste total de todas las unidades de ese concepto).

En las distintas filas se van añadiendo los distintos conceptos y al final se suman los importes de cada uno de los conceptos.

Parte final de los presupuestos o facturas

En el caso de ser una factura en esta parte será donde detallaremos la forma de pago, los plazos, el IVA del presupuesto, el importe total del IVA y el coste total de todos los productos o servicios que figuran en la parte superior.

En el caso de tratarse un presupuesto además de estos datos añadiremos los términos y/o condiciones. Aquí se incluye la validez del presupuesto, exención de responsabilidad en caso de que el cliente no revise el presupuesto, formas de pago en caso de aceptación, posibilidad de modificación de presupuestos,…. y cualquier otro detalle que creamos conveniente detallar.

Conclusiones finales

Esperamos haberte podido ayudar para la realización de tus presupuestos o facturas, no obstante todas las instrucciones que te hemos dado son orientativas, puedes modificar cualquiera de los puntos para adaptarlo a las necesidades que tengas.

Si es imprescindible que aparezcan claramente los datos tuyos y los datos del cliente que recibirá el documento. A continuación te dejamos una imagen de la propuesta que justos hemos ido preparando para tus presupuestos o facturas.

Nuestra mejor recompensa es haberte ayudado… y en el mejor de los casos haberte inspirado… ¡Nos vemos en el próximo artículo!

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