Gestión del tiempo en el trabajo

Saca más partido al tiempo en el trabajo…

Todo buen empresario quiere conocer qué pautas son útiles para economizar y sacar el máximo rendimiento al tiempo de trabajo propio y de los empleados. La gestión del tiempo en el trabajo es un factor clave para el éxito de la empresa, pues repercute directamente en la calidad del producto o servicio que presta.

Contextualizando la situación

Poner en contexto la situación actual es fundamental para comprender mejor por qué es tan importante y necesario aprender a rentabilizar el tiempo laboral.

La jornada laboral en España está establecida para un trabajador a terceros en un máximo de 40 horas (es decir, 9 horas diarias). Sin embargo, nuestro país se alimenta principalmente de la economía que genera el sector servicios, y más específicamente la hostelería y la restauración. Los empleos resultantes de estos negocios tienden a incrementar muy significativamente las horas extra, llegando en algunos casos a superar con creces las horas semanales dedicadas al trabajo respecto a las de conciliación familiar, ocio o sueño.

Según los datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) del año 2017, en España se trabaja cada año de media 1678 horas. En comparación con nuestros vecinos Europeos, somos una de las naciones que más horas dedica al trabajo junto a Irlanda, Italia, Portugal, Hungría y Eslovenia. Los que menos (Alemania, Dinamarca, Países Bajos y Francia) oscilan entre las 1350 y las 1510 horas anuales. En países fuera de la Comunidad Económica Europea como Corea se superan las 2000 horas laborales.

Producir más trabajando menos, ¿es posible?

Está demostrado que la productividad laboral decrece de forma directamente proporcional al número de horas empleadas en desempeñar las funciones del puesto de trabajo una vez estas han superado las horas diarias de máxima productividad (que oscilan según la persona y el tipo de empleo).

Excederse en el número de horas puede incluso reducir los resultados al final del día o igualarlos con los que se obtendrían de una jornada más corta e intensa. Esto se debe a que el trabajador tiene más tiempo para lograr sus objetivos y puede extenderse en el desempeño de sus funciones. El cansancio se acumulará y repercutirá negativamente en su salud, lo que le llevará a enfermarse más frecuentemente. Esto se traducirá en más faltas puntuales y bajas de corta o larga temporada.

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De nada sirve pagar a los empleados para que trabajen ocho o más horas diarias si realmente solo una parte de ellas son productivas. Con este razonamiento algunos países de la Unión Europea han planteado (e incluso implantado) horarios laborales más reducidos. El fin es maximizar los beneficios en un periodo de tiempo más corto sin que esto afecte a las remuneraciones de los trabajadores.

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Esta medida no solo ha afectado positivamente a las empresas que han instaurado este método de gestión del tiempo, sino que ha mejorado significativamente la calidad de vida de los empleados. Estos, al tener que invertir menos tiempo en sus obligaciones contractuales, pueden realizar más actividades en su tiempo libre y sentirse más realizados. Lo que repercute directamente en la calidad del trabajo y, por tanto, en la reputación y facturación de la empresa.

Pero esto no son habladurías, sino métodos de gestión del tiempo demostrados. Por ejemplo, una encuesta de la Universidad Oberta de Cataluña en la que fueron evaluadas 2500 personas (2000 empleados y 500 empresarios), demostró que el 77 % veía una buena relación entre la reducción de la jornada laboral y la rentabilización del tiempo empleado en las horas de trabajo. Sin embargo, un 45 % de los trabajadores afirmó temer que esta reducción afectase a su reputación como trabajadores. Esto significa que aún a día de hoy la percepción social que se tiene de un empleo se relaciona con el número de horas que se invierten en él, y no con el beneficio que produce.

Uno de los ejemplos más claros del beneficio del reajuste horario es el de Microsoft Japón. Esta empresa impuso horarios laborales a sus empleados mucho más reducidos que la media nacional, ofreciéndoles una jornada de solo 4 días en semana. Los resultados emitidos son nada menos que un 40 % del aumento de la productividad laboral, además de un ahorro más que considerable de recursos al cerrar un día más en semana. Un 92 % de los empleados de Microsoft Japón se mostró satisfecho con estos cambios, que formaban parte de la campaña de verano Work Life Choice Challenge. La máxima a seguir en estos casos se basa en mantener a los trabajadores satisfechos para lograr resultados mejores. Sencilla, pero muy efectiva.

La reducción del número de días laborales debe ir acompañada también de una reducción del número de horas totales en semana. De poco sirve trabajar 4 días en semana si cada día debemos hacerlo durante 10 largas horas (a las que hay que restar descansos, salidas al baño y tiempo para comer y despejarse).

¿En qué se puede mejorar la gestión del tiempo laboral?

Ahora bien, independientemente del modelo de negocio escogido para emprender, la correcta gestión y rentabilización del tiempo de los empleados depende de muchos otros factores. Estos son los principales puntos a los que hay que prestar atención.

Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo

¿Qué ocurre cuando se coloca un llavero en la puerta de casa y se hace costumbre el colgar las llaves cada día? Que es muy posible que nunca se pierdan. Todo lo contrario sucederá si cada día se ponen en un sitio distinto; muy probablemente se perderán horas de vida buscándolas y repasando lo que se hizo para ver dónde pueden estar. Aplicado al ámbito laboral es muy similar. Si cada día se trabaja con un objetivo claro y definido, cumpliendo pequeñas metas que ayuden a llegar a un objetivo final, será más difícil perderse por el camino.

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Por ello, hay que clasificar, planificar y definir las estrategias y labores que llevan en la dirección deseada de una manera ordenada. Los objetivos finales no pueden ser alcanzados sin haber automatizado los mecanismos que permiten avanzar hacia ellos. Es necesario colocar cada asunto en su lugar y delimitar fechas para cumplir plazos previstos.

Aprender a clasificar y priorizar las tareas

Nada mejor que una oficina (ya sea física o virtual) organizada para crear un ambiente de trabajo favorable e inspirador. Se debe tener muy claro el carácter y la finalidad de las tareas, pues son el engranaje que hace que el motor funcione como se pretende. Es importante aprender a diferenciar entre las distintas tareas, el tiempo que requiere cada una de ellas, el objetivo que ayudan a cumplir y el nivel de urgencia que ocupan. De este modo también se podrán prevenir las situaciones adversas y enfrentarlas con mayor preparación.

Disponer de herramientas útiles

La desorganización es un punto muy en contra de cualquier actividad productiva, igual que lo es la falta de herramientas de trabajo. Desde luego, las empresas y los emprendedores deben invertir en material laboral (ya sea físico o telemático) que permita a sus empleados tener todo lo que necesitan para producir. Las agendas, organizadores, planificadores y foros son indispensables.

Facilitar la comunicación dentro y fuera de la empresa

Trabajos que se hacen dos veces o que no se terminan, quejas de los clientes por la falta de coordinación, expedientes que se clasifican y no se encuentran… Son las pesadillas de cualquier empresa. No solo dificultan el trabajo y recrudecen el ambiente, sino que afectan muy negativamente a la reputación de la compañía.

Facilitar la comunicación de los trabajadores entre sí y a su vez con los clientes y proveedores a través de sistemas de comunicación rápida y eficiente mejorará y prevendrá errores fatales que podrían percibirse de forma externa.

La forma de trabajar evoluciona constantemente

La automatización de ciertas tareas permite diversificar las funciones del personal y ahorrar tiempo en labores más sencillas. Uno de los métodos preferidos por las empresas emergentes es el desempeño de las funciones a través de internet, o bien tener la posibilidad de trabajar desde casa total o parcialmente.

Cada vez existen más empresas que basan un enorme porcentaje de sus beneficios en las ventas o servicios prestados en sus páginas web. Esta es una herramienta de futuro por la que cada vez hay más apuestas. Para optar a ser propietario de un negocio como este es indispensable la ayuda de un webmaster o de agencias de contenido digital que den sentido, aspecto y funcionalidad a la plataforma, que será la carta de presentación al cliente potencial. Una página web intuitiva y bien distribuida tiene muchas más posibilidades de resultar rentable que cualquier otra.

Los negocios online facturan hoy en día casi 10 000 millones de euros solo en España según la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia. Estas empresas no tienen límites, y son una de las opciones favoritas de los emprendedores. Esto se debe a que permiten ahorrar el alquiler de un local presencial, empleados para atenderlo, recursos energéticos como agua y luz… Asimismo, dan la opción de comenzar desde cero un negocio con un presupuesto menor, pudiendo invertir en un mejor hosting para la web.

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Internet: la herramienta de expansión por la que apuestan los grandes

Internet es la gran opción para rentabilizar el tiempo invertido y obtener beneficios más altos a través de la web con una inversión potencialmente menor. Se hace prácticamente indispensable hoy en día para la consolidación en el mercado de empresas emergentes, estables que desean expandir su ámbito de mercado o que necesitan gestionar el tiempo de sus empleados de una forma diferente.

¿En qué beneficia internet a la hora de ahorrar recursos?

La optimización de los recursos a través de internet permite a los trabajadores gestionar mejor el tiempo a través de la automatización de ciertos procesos. De forma paralela, ese tiempo se invierte en otras labores que antaño hubieran supuesto un sobrecosto para la empresa.

1. Reducción del gasto

Parece muy simple, pero es totalmente cierto. Optar por un negocio que sea en gran parte o exclusivamente online, supone el ahorro de todos los recursos físicos que sí necesitaría un negocio “de calle”.

2. Simplificación de los procesos

A día de hoy es perfectamente factible automatizar la mayoría de procesos a través de los servidores web. Un cliente realiza una compra o contratación de un servicio de forma automática a través de la web, y la empresa recibe la petición con el pago hecho en cuestión de minutos. A su vez, este servicio o producto contratado será derivado al receptor pertinente para completar el proceso. Todo ello ahorra tiempo del personal.

3. Flexibilidad de horarios

El teletrabajo también capacita una mejor distribución del tiempo empleado, aumentando la productividad y permitiendo a cierta parte de la plantilla de la empresa trabajar desde casa. Esto reduce el tiempo que se invierte diariamente en desplazamientos, mejorando la calidad de vida del empleado y propiciando su conciliación con otros aspectos de su vida.

4. Aumento de la productividad

Unas mejores condiciones laborales, un ambiente favorecedor o la tranquilidad que puede proporcionar al empleado o emprendedor el hecho de tener automatizados ciertos procesos del negocio, aumenta exponencialmente la productividad y con ello, los beneficios de la empresa.

Es evidente que gestionar el tiempo en el trabajo de forma eficiente es capital para la empresa, el empresario y los empleados. Y es que un empleado satisfecho es uno de los pilares fundamentales para el éxito del negocio. Esto solo se consigue si existen unas condiciones laborales favorables y se dispone de una serie de herramientas prácticas.

La responsabilidad de los empleadores es absoluta en este ámbito, siendo un deber para los empresarios el tomar conciencia sobre la importancia de gestionar correctamente la compañía. Con las facilidades que aportan actualmente internet y las empresas de marketing digital, esta obligación es más sencilla de llevar a cabo.

En definitiva, una buena gestión del tiempo en el trabajo ayudará tomar impulso a nivel personal y laboral. Los empleadores deben desarrollar procesos efectivos que desemboquen en un negocio eficiente, que alimente y mantenga a decenas, centenares o incluso miles de familias.

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