Sistema RED, definición, ventajas y guía de uso

El sistema RED se ha convertido en una de las herramientas imprescindibles para cualquier empresario o sociedad. A continuación, definimos y comentamos, entre otros aspectos, cuáles son sus principales ventajas.

¿Qué es?

RED es el nombre del sistema que nos ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social a empresarios, y autónomos en general, con el objetivo de convertir el proceso de compartir la documentación necesaria de una forma más eficaz a través de Internet.

¿Es obligatorio su uso?

Sí, así lo estipula la orden ESS/214/2018, que nos obliga a inscribirse si somos:

· Empresas y sujetos que tengan la obligación de cotizar a la Seguridad Social.

· Personas que estén inscritas en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

Están exentos los inscritos en el Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios. Los autónomos inscritos en el RETA deben usar el sistematanto para subir la información referente a sus empleados como la que corresponde a su actividad profesional.

En cuanto a los trabajadores por cuenta ajena, solo están obligados a facilitarle a la Seguridad Social una dirección de correo electrónico o un número de teléfono móvil para recibir las notificaciones. No es obligatorio que se inscriban como usuarios de la plataforma.

¿Cómo se puede acceder?

La Tesorería General de la Seguridad Social emite una autorización tras cumplimentar la solicitud al respecto en la Unidad de Atención al Usuario. Es importante subrayar que pueden darse dos casos distintos:

· Si el NIF del empresario es el mismo que aparecerá en la autorización, se solicitará esta para actuar en nombre propio.

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Enviando sabes que aceptas nuestra política de privacidad.

· Si no coincide, se solicitará para actuar en nombre de terceros (es el caso de los gestores).

Tras superar este trámite, hay que presentar el formulario FR101, que es la solicitud específica para operar en el sistema RED. Lo debemos acompañar de una fotocopia del DNI, la documentación que acredite la representación de otra persona física o jurídica y, de darse el caso, el certificado profesional colegiado.

Posteriormente, debemos solicitar la asignación de CCC (código de cuenta de cliente) y NAF (número de afiliación a la Seguridad Social). La gestión se puede hacer por Internet o de forma presencial. De coincidir el NIF, el formulario que se debe presentar es el FR104; de no coincidir, es el FR103. De apostar por la vía telemática, en el primer caso no tendremos problema alguno. En el segundo, deberemos contar con la autorización de la empresa a la que se va a representar.

¿Es necesario algún tipo de software complementario?

Dependerá del caso de cada empresario. Si es autónomo, podrá llevar a cabo las gestiones oportunas fácilmente. De ser empresario, es aconsejable que cuente con:

· Un programa de realización de nóminas que sea compatible con el sistema para evitar problemas en su correcta grabación.

· Las aplicaciones WinSuite32 o SILTRA que permitan presentar la documentación correctamente. En este caso, se puede usar RED Internet para acelerar el proceso, aunque, como veremos en un apartado posterior, RED Directo sustituirá a esta modalidad de envío de documentación, dadas sus prestaciones y características técnicas.

Es imprescindible que contemos con un ordenador compatible con el sistema y que revisemos, periódicamente, la llegada de notificaciones a la dirección de correo electrónico que hayamos facilitado. En cada una de ellas se expondrá el incidente que haya que resolver y se nos dará un plazo a los contribuyentes para que remitamos la documentación necesaria.

La Administración entenderá que hemos recibido la notificación correspondiente y no dudará a la hora de ejercer sus derechos en lo que respecta a los plazos legales incluidos al final de cada notificación. Es importante no olvidar este aspecto.

Igualmente, cada modificación en el uso del sistema se notifica de la misma forma, por lo que es adecuado que leamos detenidamente cada mensaje recibido para cumplir en todo momento con la normativa vigente.

¿Cuáles son las características del sistema?

Su uso nos ayuda a subir cualquier tipo de documentación fácilmente y también a realizar actividades como:

– Acceder a toda la información de una empresa en lo que respecta al número de trabajadores, la fecha de inscripción en la Seguridad Social y las posibles deudas que pudiera haber contraído.

– Conocer los datos de cotización a la Seguridad Social.

– Ordenar los partes médicos en casos de baja laboral.

Ámbitos de actuación

Se dividen en cuatro grandes grupos fundamentales para gestionar todo tipo de documentación relacionada con la Seguridad Social.

Cotización

Podemos presentar por vía telemática los documentos TC2 (relacionados con los trabajadores a los que se les paga una nómina), tramitar los saldos acreedores y estipular cómo se van a pagar las cuotas correspondientes (por domiciliación bancaria o por pago electrónico).

Afiliación

Es una de las partes más importantes, ya que permite al empresario:

· Estipular las altas y las bajas de cualquier trabajador por cuenta ajena contratado por la empresa.

· Incluir las variaciones correspondientes en la ficha de cada empleado en lo referente a su categoría profesional, duración de su jornada laboral y similares.

· Consultar cualquier duda al respecto de los pagos o de la cumplimentación de la documentación.

· Solicitar informes sobre empresas o la vida laboral de un empleado.

INSS

El Instituto Nacional de la Seguridad Social nos permite realizar gestiones como:

· Tramitar y confirmar los partes de baja o alta médica de AT (accidente de trabajo) y EP (enfermedad profesional), siempre que hayan sido provocados por contingencias profesionales o comunes.

. RECEMA (remisión de certificados de maternidad o paternidad) para otorgar la baja.

Autorizaciones

Gestiona los NAF (números de afiliados a la Seguridad social), los CCC y los usuarios secundarios del sistema.

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¿Qué tipo de notificaciones podemos recibir a través de RED?

La TGSS usará esta plataforma para emitir notificaciones por vía telemática que hacen referencia a los siguientes ámbitos:

· Reclamación de deuda con la Seguridad Social.

· Providencia de apremio.

· Comunicación del inicio de un procedimiento de deducción.

· Todo lo relativo a los actos del procedimiento de apremio por cuotas, conceptos de recaudación conjunta y recursos varios.

· Actos relativos al procedimiento de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.

Ventajas de su uso

Una de las más importantes es que se agiliza la relación entre la Administración y el empresario. Este último solo tendría que darle a su gestor, de querer contar con sus servicios, la documentación correspondiente para su presentación.

Además, tras cada gestión se crea un documento en el que se especifica la solicitud o el pago correspondiente. Al tratarse de una plataforma digital, se puede consultar en cualquier momento sin tener que perder el tiempo. Igualmente, es una forma idónea para colaborar con la sostenibilidad del planeta al reducirse el consumo de papel. Además, es posible disfrutar de:

· Una conexión directa con la TGSS para realizar los trámites arriba descritos.

· Acceso inmediato al sistema desde un ordenador que tenga instalado el certificado digital correspondiente.

· No es necesario tener ni conocimientos informáticos avanzados ni ser un experto en Seguridad Social para sacarle el máximo partido.

· Los formularios son mucho más sencillos y claros que los de la opción alternativa. En todo momento se recuerda la obligatoriedad de cotización, los pagos pendientes y trámites similares.

· Mayor facilidad para hacer cualquier trámite sin tener que desplazarse o perder un tiempo precioso esperando a ser atendido.

· Recibir notificaciones de forma inmediata y todas las novedades sobre el sistema. Este aspecto es imprescindible para evitar sanciones por incumplimiento de los posibles cambios.

· Imprimir documentos con validez legal (todos incluyen el sello digital de la Seguridad Social) que confirmen el pago y la presentación de la documentación requerida.

· La máxima confidencialidad en el tratamiento de la información referente a las bajas médicas, trámites y afiliación. La información está cifrada y solo es accesible usando el certificado digital asociado al CCC del usuario.

¿Qué es RED Directo?

Una modalidad de transmisión dentro del sistema anterior destinada, especialmente, a los profesionales que presenten y cumplimenten documentos de cotización en representación de terceros obligados a cotizar, pero siempre teniendo en cuenta que la CCC no tenga a su cargo a más de 15 trabajadores al solicitar la autorización, aunque se permite un máximo de 25 trabajadores, de haber aumentado la plantilla tras la solicitud. Su uso será generalizado de aquí a unos años, aunque de momento está indicado en los siguientes casos:

· Cotización. Régimen General (0111) y liquidaciones (L00, L02, L03, L13, L90 y L91). Sistema de trabajadores por cuenta ajena agrarios (0163), artistas (0112) y los pertenecientes al régimen especial de trabajadores del mar.

· Afiliación e incapacidad temporal. Todos los trabajadores del régimen general, incluyendo a los pertenecientes al colectivo de artistas, a los del sistemaespecial de frutas hortalizas y conservas vegetales y a los que se dedican al manipulado y empaquetado del tomate fresco. También, a los trabajadores fijos discontinuos que trabajan en empresas de exhibición cinematográfica, salas de baile, discotecas, salas de fiesta. Asimismo, a los que realizan su labor profesional en empresas de estudio de mercado y opinión pública. Por último, a todos los trabajadores por cuenta ajena agrarios, mineros del carbón y que desempeñen su jornada laboral en el mar.

Su uso facilita la gestión en lo referente a la cotización, ya que permite presentar liquidaciones dentro y fuera del plazo referentes a los salarios de tramitación y las complementarias por vacaciones no disfrutadas (pero pagadas) y por el incremento de bases derivadas de abono de salarios con una fecha anterior.

Igualmente, nos ayuda a obtener documentos como el de cálculo de la liquidación, la obtención de la relación nominal de trabajadores y el recibo de liquidación de cotizaciones. Es posible modificar el recibo obtenido, solicitar un duplicado o los anteriores.

También permite rectificar la liquidación, consultar los cálculos, anular las liquidaciones presentadas en el periodo en curso y obtener recibos del pago de las cotizaciones de los meses anteriores para ingresarlas con el recargo correspondiente.

¿Qué es el CASIA?

A pesar de los múltiples beneficios que hemos comentado, la Seguridad Social ha creado CASIA (coordinación, atención y soporte integral al autorizado RED). Su uso incluye las siguientes ventajas principales:

· Consultar el motivo de los errores y las incidencias que se hayan producido durante el envío de la documentación.

· Presentar la solicitud de trámites propios que no se puedan llevar a cabo a través de RED.

· Realizar consultas sobre todo lo relacionado con la Seguridad Social, los procedimientos SLD o RED Directo, el funcionamiento de la sede electrónica o la gestión de las autorizaciones.

· Solicitar trámites como la inscripción de empresas y la afiliación (altas y bajas de trabajadores por cuenta ajena o autónomos). Es posible solicitar la variación de datos de autónomos, de trabajadores del hogar, de trabajadores contratados, de datos integrados en bases adicionales (DIBA) y la tramitación de las bajas de trabajadores o autónomos.

· Cotización de empleados del hogar (con la posibilidad de cambiar la cuenta corriente de domiciliación).

· Aportación de la documentación necesaria y requerida. CRA (conceptos retribuidos abonados) e interrupción de la prescripción.

· Gestión de autorizados. Cambios en la modalidad de transmisión en RED, del tipo de autorización en el antedicho sistema, de usuario principal o de razón social y la modificación del domicilio de la autorización inicial.

· Solicitar el número de afiliación a la Seguridad Social por parte de cualquier persona física.

En caso de error, el funcionario que tramite el documento informará al usuario del problema para solucionarlo. No se puede usar CASIA para la presentación de partes de IT o de maternidad o paternidad.

Tras leer toda la información anterior, es adecuado que la repasemos detenidamente, leer las condiciones de uso de cada propuesta arriba mencionada y cumplir con la legislación vigente para evitar recargos, multas e inspecciones por parte de la Seguridad Social.

El sistema RED, aunque obligatorio, ha cambiado la forma de relacionarse con la Administración aportándonos inmediatez y una mayor sencillez en los trámites. Eligiendo la alternativa más adecuada en cada caso podemos obtener diversos beneficios como los que hemos comentado.

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