Transformación digital en tu negocio y cómo se hace

La transformación digital es un paso que tu empresa tiene que dar

Los expertos son claros: rara empresa que se mantenga al margen de la transformación digital sobrevivirá a la próxima década.

Parece una afirmación un tanto alarmista o apocalíptica, pero es una realidad a la que se enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas que aún tienen pendiente esa transformación digital: la palabra clave del futuro.

Si es tu caso, y tu empresa todavía no ha dado el salto a lo digital, aquí y ahora es el lugar donde vamos a hablar de transformación digital. Qué es ese proceso que no solo consiste en apuntarse a las nuevas tecnologías o tener una presencia online.

Transformación digital: la nueva forma de entender los negocios

La transformación digital es un proceso por el que las empresas -pequeñas, medianas y grandes- se suman a las nuevas estrategias y herramientas digitales.

Un escenario en el que la innovación, como camino de apertura a un mundo global, es protagonista indiscutible. Un mundo en que el cambio sucede a una velocidad nunca antes vista.

Sin embargo, y pese a que muchos piensan que se trata de una transformación que toca o que no es necesaria, nada más lejos de la realidad, es una evolución más que se produce como antes lo hicieron la rueda o cualquier otro avance de la humanidad. 

Este cambio o este proceso, para ser rentable, tiene que estar ligado a unos objetivos. Unas metas que tendrán que ser definidas según el tipo de negocio. Es decir, una tienda online no será creada, por ejemplo, como imagen de marca porque todos los comercios físicos sumados a la era digital la tengan.

Será creada como parte de una estrategia para aumentar los beneficios y el crecimiento ya que habrá mucho por hacer después de hacerla.

La transformación digital ha dejado de ser una opción para ser una realidad

Una vez entendido que la transformación digital no es una opción, si no una tarea que hay que afrontar para nuestra empresa, vamos a ver qué puntos son los que tenemos que atender para llevar a cabo nuestra transformación digital con éxito.

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➝ El trabajo y la colaboración interna

Y no es para menos si tenemos en cuenta cómo las nuevas herramientas ayudan a romper barreras en la comunicación interna de las empresas.

Contar, por ejemplo, con un software para almacenes o empresas de logística supone un aumento en la comunicación, una disminución de los errores, un aumento del control y finalmente un aumento en los beneficios. Un solo ejemplo de cómo empleando menos recursos se optimiza considerablemente la operatividad de cualquier empresa.

Amazon es un ejemplo de este tipo de digitalización. Un gigante que no siempre lo fue, sino que ha basado su crecimiento precisamente en su apuesta por las tecnologías. Otras empresas, hoy gigantes en sus respectivos sectores, han justificado su crecimiento en su transformación: Inditex, Endesa, Telefónica o las entidades bancarias más importantes, entre otras.

➝ Mejora en la relación con el cliente

De nuevo el control y la optimización de los datos. De nuevo dos aspectos que inciden positivamente en la gestión, pero que en este caso tienen mucho que ver en la mejora de la relación con el cliente.

Uno de los aspectos mejor valorados y que marcan la diferencia con la excelencia. Una mejora que también ayudará a esa diferenciación esencial en el panorama empresarial actual. No importa el sector al que pertenezca una empresa –textil, transportes, servicios o turismo, entre otras-; el trato con los clientes es la seña de identidad mejor valorada.

➝ Innovación y motivos para no dar la espalda

¿Es lógico no querer apuntarse a la innovación?

¿Quién querría no estar a la altura de un entorno eminentemente tecnológico?

¿Quién quiere quedarse anticuado?

La respuesta a la mayoría de las preguntas son razones más que de sobra para apuntarse a este cambio tecnológico.

➝ Incrementar ventas de media un 40%

Algunos estudios cifran el aumento de las ventas en un 39%. El incremento, obviamente, de las empresas que han comenzado a adaptarse a la transformación o al cambio digital.

Los tipos de empresas según su actitud ante el cambio

A veces no se trata de no haber hecho el cambio, sino de no haberlo realizado en toda su magnitud. Dependiendo de la fase en la que se encuentre una empresa, puede hablarse de unas u otras, según define un importante estudio. Estos serían los tipos de empresas que existen en este sentido:

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➝ Las que se resisten o las resistentes

Son las empresas que aún no cuentan con un plan de digitalización global. Son empresas que se han sumado puntualmente a alguna innovación. Se calcula que un 21 % de las empresas pertenece a esta clase.

➝ Las que exploran

Son el 26 % de las mercantiles y son las que ya han acometido algunas maniobras de digitalización a niveles más generales que las anteriores.

➝ Las empresas conocidas como jugadoras

En este caso estaríamos hablando de un 29 % de las empresas que sí que cuentan ya con planes y con estrategias. Son mercantiles conscientes de la relevancia de llevar a cabo el cambio.

➝ Las transformadoras

Las transformadoras o el 18 % de las empresas que ya han implantado tecnologías en todos sus departamentos.

➝ Las denominadas «disruptivas»

Son las empresas que ya han realizado el cambio o la transformación produciendo lo que se conoce como una disrupción en el sector al que pertenecen y en el mercado en general. Se calcula que son un 6 % de las empresas, cuyas iniciativas suponen realmente una disrupción en el mercado. Son las pioneras, el ejemplo a seguir. En este grupo no solo están las grandes compañías ya mencionadas. También están las conocidas como start ups del momento.

¿Cómo sumarnos a la transformación tecnológica?

Una vez que hemos determinado qué es la transformación digital o el cambio digital, habremos delimitado qué tipo de empresa tenemos entre manos, dando paso a la hora de repasar qué innovaciones debemos incluir en el plan estratégico. Vamos a ver qué medidas y qué tipo de tecnología deben estar en esa planificación de la que ya hemos hablado.

La nube (cloud) como puente principal para llevar a cabo esa transformación

Dando por sentado que sabemos de la existencia de los cientos de aplicaciones y softwares que se pueden instalar en una empresa con el fin de optimizar las tareas, lo primero que hay que hacer es apuntarse a la nube. Un lugar donde guardar toda la información de una empresa y donde alojar esas nuevas tecnologías como primer y principal puente en ese camino hacia la transformación.

¿Todavía no sabes qué es la Nube? En este artículo lo explicamos clarito: ¿Qué es la nube y para qué sirve?

Está claro a estas alturas que la transformación o el cambio industrial 4.0 pasa por esa nube o, por lo que es lo mismo, los sistemas cloud. La razón de este protagonismo es que se trata de la llave o del pilar fundamental de las infraestructuras que conlleva esa transformación.

Es un lugar al que es posible acceder desde cualquier dispositivo -otra de las claves que ahonda en la conectividad como ventaja del cambio- con conexión a Internet. Una posibilidad que además de esa facilidad de movilidad y conexión, supone para las empresas una seguridad de los datos más necesaria que nunca, así como otras ventajas: la no necesidad de actualización manual y la no necesidad de contar con determinados equipos.

En este sentido, debemos saber que existen diferentes tipos de nubes. La elección entre unos u otros dependerá de las necesidades de la empresa. Esta posibilidad de elección es otra ventaja si tenemos en cuenta qué elegir entre precios y prestaciones, según las necesidades. No serán lo mismo, como es lógico, las necesidades que pueda tener una empresa grande que las de una mediana o pequeña empresa.

La relevancia de la creación de los entornos cloud es tal que se espera que más del 50 % de los presupuestos de las empresas para el cambio se destine a este propósito. Una cifra considerable que dibuja el escenario y define la importancia de la nube en el marco del cambio. Una importancia que además marcará la diferencia entre una empresa y su competencia.

La transformación no es el fin, sino la herramienta

La transformación o revolución digital permite a las empresas y a las pymes en particular incorporar nuevas tecnologías al negocio. Una licencia que supone, más allá de un cambio en la operatividad, una nueva manera de pensar, de introducir nuevas ideologías a la hora de hacer las cosas. Hay que tener claro que la transformación no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para entrar en un nuevo mundo empresarial donde apenas existen fronteras.

Todo esto, a su vez, supone para las pymes ser empresas más productivas, pero también más eficientes. Mercantiles que aprovechan todas las oportunidades que les brinda el mercado. Ahora bien, ¿cómo podemos hacerlo? A través de los softwares o de los programas que más se adapten a cada negocio.

El papel decisivo de los ERP

En este escenario, lo que se conoce como ERP (Enterprise Resource Planning) softwares en la nube destinados a empresas juega un papel fundamental.

El ERP es hoy en día clave en este proceso del que estamos hablando. Son soluciones ideadas por los fabricantes y adaptadas a las nuevas necesidades y demandas tecnológicas. Las pymes no titubean a la hora de elegir este tipo de soluciones. El futuro pasa por la nube, sin género de dudas.

La capacidad de planificar, controlar los procesos de una empresa y gestionar los recursos son algunas de las ventajas de la instalación de este tipo de soluciones informáticas. Integrar los datos y conectarlos son algunas de las funciones de un ERP, que automatiza los departamentos de la empresa optimizando en cualquier caso la gestión.

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Los expertos definen este tipo de soluciones como algo que va mucho más allá de un simple softwareEs como unos zapatos hechos a medida. Una solución que debe sentar como un guante a la empresa que se decide por ella. No se entiende la optimización de otra manera en este caso.

➝ Las características del ERP

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Las dos características que no solo definen los ERP sino que marcan las diferencias entre ellos son la posibilidad de que sean modulares y las ERPS configurables.

En el primero de los casos, estamos ante programas integrados por diferentes módulos. Módulos que gestionan las diferentes áreas de una empresa: ventas, almacenes, logística, recursos humanos o marketing, entre otros. Una especie de columna vertebral que funciona en torno a una base de datos. Piezas de un puzzle en las que la información es la protagonista indiscutible.

Los ERP configurables, por su parte, son los softwares que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa. Son configurables, de ahí su propio nombre. No solo se adaptan a esas necesidades puntuales sino también a las naturales derivadas del paso del tiempo.

➝ Las ventajas concretas de la instalación de un ERP

Aunque las ventajas son prácticamente idénticas a las enumeradas cuando hablamos de los beneficios de la propia transformación digital, es conveniente recordar el provecho que vamos a obtener de la instalación de este tipo de soluciones, siendo una de ellas la rentabilización. En este sentido, hemos de saber que la planificación de los tiempos y la de las tareas tienen muchísimo que ver con esta rentabilidad.

La posibilidad de personalización y la existencia de ERP asequibles desde el punto de vista económico son otras de las ventajas. Beneficios a los que sumar la mejora de la comunicación en los departamentos, el aumento del control o la reducción de los costes, junto con la mejora de la eficiencia.

Antes de instalar un ERP, qué debe tener en cuenta una pyme

Repasadas las ventajas y la necesidad de instalar en una empresa un ERP, hemos de tener en cuenta una serie de aspectos y de inconvenientes. Contar con las eventualidades es otra manera de optimizar y asumir este cambio digital.

Para ello, hay que tener en cuenta que dependiendo del ERP que escojamos, esta decisión requiere un tiempo. Un periodo para el diseño y para la instalación, especialmente cuando se trata de un software diseñado a medida para la empresa.

Los costes que conlleva el ERP, la conexión a Internet, si se requiere un equipo físico o si hay problemas con la privacidad son algunas de esas eventualidades que debemos sopesar. Problemas que se evitan dejando en manos profesionales la elección de ese software con el que vamos a optimizar nuestra empresa. Sin duda, una manera inteligente de ahorrar costes a la larga con un inmediato retorno de la inversión.

Serán los profesionales los que mejor conozcan qué tipos de ERP existen en el mercado, las necesidades de cada empresa y las atenciones que requieren las soluciones que vamos a escoger. La información, incluso en la elección de estas soluciones, es indispensable para ese aumento en la producción, que comienza en el ahorro de costes de ese ERP a medio plazo.

Los distintos tipos de ERP

Como ya avanzábamos cuando enumerábamos las dos características principales de los ERP, existen dos tipos de soluciones Existen dos grandes clasificaciones a la hora de hablar de tipos de software ERP: según su diseño y según su instalación.

Los ERP a medida o predefinidos según su diseño

En este caso estamos hablando de softwares creados por proveedores partiendo de cero. Este tipo es como un traje a medida. Un programa más caro pero diseñado según las necesidades concretas de cada empresa.

Por otra parte, están los ERP estándares o los prediseñados. Se trata de soluciones más económicas, aunque pueda pensarse que se trata de programas más rudimentarios. Pero nada más lejos de la realidad. Hoy en día existen soluciones integradas por módulos para dar salida a las necesidades de todas las empresas. Estas podrán elegir unos paquetes u otros dependiendo de esas necesidades. Los módulos son concretos y variados.

Los programas más comunes en las pymes son Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One y A3 ERP, así como Open ERP, entre otros.

Los ERP según su instalación

Según el modo de instalación, podemos elegir entre ERP en la nube o en local. Esta tipología va a depender del lugar donde vayan a ser instalados los softwares. Los locales son los que estarán integrados en escritorio, en el entramado propio de la empresa, y podrán ser utilizados en uno o en varios equipos del negocio, dependiendo de cómo esté hecha la instalación.

Los ERP en la nube son los más demandados hoy en día por las propias ventajas que supone esta instalación, de las que ya hemos hablado. En este caso, la solución está ubicada en el servidor usado por el proveedor, con las medidas de seguridad adecuadas y con la posibilidad de ser usados desde cualquier lugar con el único requisito de contar con una conexión a Internet.

¿Cómo escoger el mejor ERP?

Seguro que llegados a este punto, esta pregunta ya ha sido formulada. Tenemos claro que necesitamos sumarte al cambio digital para sobrevivir. También se sabe que esa transformación pasa por la nube y que tendremos que escoger el ERP que mejor se adapte a las necesidades. Un ERP para asumir ese cambio, pero también para aumentar la productividad y la eficiencia. Mayores beneficios, pero también mejor imagen y mejor reputación. Ahora sí, llega el momento de elegir ese ERP y asegurar que esa solución sea la mejor.

Esa elección dependerá, como es lógico, de las necesidades puntuales de cada empresa, pero también, en gran medida, del presupuesto con el que esta cuente. No elegir a la ligera es importante. Decidir después de tener en cuenta una serie de aspectos será esencial. Repasamos cuáles son:

Las necesidades individuales. No serán las mismas necesidades las que tengan grandes empresas que empresas emergentes. En el segundo de los casos, estas serán más limitadas. Contratar algunos módulos de un ERP prediseñado es la solución para el segundo de los casos, cuando además el coste se ceñirá más al presupuesto del que probablemente dispongamos.

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➝ El volumen de negocio. Este es un aspecto relacionado con el primero que determinará de igual manera el número de módulos que se contraten. En este sentido, la ampliación de la contratación de módulos será la solución ante cualquier cambio para bien de ese volumen a tener en cuenta.

Si, por ejemplo, se trata de una tienda online y de una tienda física, la elección de los módulos pasará por saber cuántos empleados existen y el volumen de negocio de la tienda y los departamentos. ¿Imaginamos poder conectar todos los departamentos? Esto no solo mejorará la atención al cliente, sino que optimizará la tienda eligiendo los módulos, por ejemplo, de venta y almacén.

Si, por el contrario, se trata de un almacén de camiones para el transporte, podremos contratar los módulos de un ERP que sean necesarios para la empresa dependiendo de su volumen. No tendrán las mismas necesidades las empresas de este tipo que tengan dos camiones que las que dispongan de una gran flota.

➝ El presupuesto para invertir en el cambio digital. Además de los dos aspectos ya mencionados, habremos de tener en cuenta el dinero con el que contamos para esta partida presupuestaria. Los estudios de rentabilidad en cada caso son la mejor manera de determinar cuál es el plan con más rápido retorno de la inversión.

Los departamentos y el tamaño de la empresa. Además del sector en el que se engloba la empresa, a la hora de elegir ese ERP hay que tener en cuenta el tamaño del negocio. Un tamaño en el que el número de departamentos tendrá mucho que ver. Todo esto ayudará al empresario y a los profesionales por los que nos dejemos asesorar a la hora de hacer la elección. Por el futuro crecimiento de un negocio no hay que preocuparse. Igual que sucede con el volumen de negocio, los módulos pueden ser ampliados en el caso de que los departamentos y el tamaño de la empresa aumenten.

Sopesar estos cuatro aspectos, tenerlos en cuenta y decidir en función de ellos será lo que garantice la elección de la mejor solución, tanto operativamente hablando como desde el punto de vista económico.

¿Qué tipos de empresas se pueden beneficiar de un ERP?

La respuesta a esta pregunta es clara: todos se pueden beneficiar. Estos sistemas en particular y la transformación digital en general pueden ser llevados a cabo por empresas de todo tipo. Negocios pequeños, medianos y grandes. Diferentes tipos de empresas, dedicadas a todos los sectores, que de hecho ya se han sumado al cambio, a esa transformación que usa la nube como puente y los ERP como vehículos.

Hablamos de una transformación que no entiende de tamaños y que es condición indispensable para ser competitivos. La competitividad pasa irremediablemente por la integración y el control, independientemente del volumen de negocio que se tenga.

La competencia no entiende de tamaños y, por lo tanto, el cambio tampoco. Prueba de ello es que en la actualidad el mercado pone al alcance de los negocios soluciones de todos los tipos y para todas las empresas.

El precio, otra de las cuestiones que debemos tratar

El coste que este cambio o la implementación digital en la empresa va a tener es otra de las grandes preguntas que giran en torno a este tema. En este sentido, hay que saber que existen diferentes soluciones tecnológicas con diferentes presupuestos, y a día de hoy estos se han abaratado bastante con respecto a años anteriores.

Existen alternativas para todos los negocios y todos los bolsillos. Dependiendo de las elecciones que hemos enumerado, el coste será uno u otro. La elección de un proveedor en lugar de otro también incidirá en el precio.

El precio de las licencias de uso dependerá de la tipología de estas y del mantenimiento anual en cada caso. En definitiva, hay que contar con el coste que tiene una licencia de uso, la contratación de un número u otro de módulos y el coste del mantenimiento si lo hubiera.

Llegados hasta aquí, está claro que la transformación digital es necesaria y que esta debe ser entendida no como un coste sino como una inversión. El retorno de esta inversión no solo no está garantizado, sino que la rapidez con la que suceda va a depender de esa pretendida optimización del negocio. Se trata de una especie de cadena que comienza con el cambio y acaba con el crecimiento empresarial frente a la competencia.

La transformación sigue siendo la asignatura pendiente de muchas medianas y pequeñas empresas, cuando se trata del 99 % del tejido empresarial en España. Una cifra nada despreciable a las que debemos sumar otras igualmente llamativas, comenzando con ese 35 % de empresas que ni siquiera tienen presencia online.

De las empresas que sí se han sumado a este cambio, cabe destacar cómo las agencias de viajes se encuentran a la cabeza, con un 90 % de ellas sumadas a la transformación, mientras que las empresas dedicadas al transporte se encuentran en la cola. Destacable también es que esta transformación no se limita a la presencia en las redes sociales.

Parece ser que la falta de conocimiento y de tiempo están detrás de este panorama, mientras aumentan los profesionales del sector digital. La explicación es el aumento de empresas que confían a expertos su plan de digitalización. Recurrir a expertos es tendencia frente a la costumbre de poner en manos de personal propio esa digitalización hasta ahora incompleta.

Transformación digital es la palabra clave. Llega la hora de sumarse a ella. Llega el momento de crecer cuando hay razones de sobra.

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