¿Cómo configurar nueva cuenta e-mail en Outlook?

¿Cómo configurar una cuenta de e-mail en outlook de manera rápida y sencilla? 

Los pasos para configurar una cuenta de e-mail en outlook pueden parecer complicados cuando nos enfrentamos a este programa de correo electrónico por primera vez, pero nada más lejos de la realidad. Siguiendo las instrucciones que vamos a ofrecer a continuación, alcanzaremos nuestro objetivo sin ningún tipo de problema.

Lógicamente, debemos contar con una cuenta de correo electrónico y, cómo no, recordar la contraseña de acceso, la cual, si no la recordamos, solicitaremos que sea restablecida. Cualquier cuenta que poseamos puede ser configurada para acceder a ella desde outlook, sea de cualquiera de los múltiples proveedores de correo electrónico que existen. Si no es así, podemos crear una directamente en outlook, tan sencillo como visitar la web y acceder a “crear cuenta gratuita”.

Ahora que ya tenemos una cuenta de correo electrónico, vamos a pasar a su configuración:

1. Para empezar, iniciamos outlook.

2. Seleccionamos la pestaña «Archivo» que aparece en la esquina de arriba a la izquierda.

3. Más abajo, ingresamos en «Información» y desde ahí seleccionamos «Agregar cuenta» o, en su defecto, «Configuración de la cuenta» en la lista desplegable.

4. Llegados a este punto, nos vamos a encontrar ante una nueva ventana emergente que nos ofrece varias opciones, aunque es preferible decantarse por la que aparece más abajo, «Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales», opción 1 (sin embargo, por rapidez, podríamos preferir «Configuración automática de la cuenta», en cuyo caso debemos saltar los pasos que vamos a referir a continuación y seguir hasta la opción 2).

5. Opción 1. «Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales»:

6. En la ventana que se nos abre tras este paso, vamos a seleccionar la primera opción de la lista, «Correo electrónico de Internet» y, a continuación, pulsamos «Siguiente».

7. En este momento, se nos presenta un breve formulario que debemos rellenar. Los apartados van a ser los siguientes:

7.1. «Información sobre el usuario»

7.1.1. En el casillero «Su nombre», introduciremos nuestro nombre completo, que será con el que recordar esta cuenta de correo concreta, solo dentro de nuestro ordenador.

7.1.2. En el casillero «Dirección de correo electrónico», pondremos la cuenta que queremos configurar.

7.2. «Información del servidor»

7.2.1. En el casillero «Tipo de cuenta», podemos elegir entre dos tipos de configuración para revisar nuestro correo, POP3 y IMAP, cuyas características pasaremos a detallar a continuación, enumerando las ventajas e inconvenientes de cada una:

7.2.1.1. Una cuenta POP3 nos servirá para descargar todo el correo entrante desde el servidor a nuestra bandeja de entrada, para que una vez descargados los mensajes ya no se encuentren disponibles en la web, con la ventaja de que podremos leerlos sin necesidad de tener conexión a Internet, aunque solo se guardarán en el dispositivo en el cual han sido descargados y no podrán ser consultados en ningún otro. También contamos con la opción de conservarlos en el servidor durante un tiempo, aún habiéndolos descargado, lo cual detallaremos en el paso 6.4.2.

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7.2.1.2. Por otro lado, una cuenta IMAP es la que debemos elegir si preferimos, en cambio, que los mensajes sigan disponibles en el servidor, para de este modo acceder a estos desde diferentes dispositivos, o en caso de que vayan a ser varios usuarios los que tengan acceso. Siempre debemos tener en cuenta que para acceder a los mensajes de un correo configurado como IMAP, necesitamos conexión a Internet. El programa sincroniza solamente los encabezados de los correos, para poder verlos de forma rápida y eficaz. Si deseamos leer la totalidad del mensaje, pasaremos a descargarlo.

7.2.2. En el casillero «Servidor de correo entrante», indicaremos el nombre del servidor de nuestra cuenta en formato mail.xxx.com o también podemos optar por el formato de una dirección IP tipo 10.128.1.253., así nos estaremos conectando para recibir el correo.

7.2.3. En el casillero «Servidor de correo saliente (SMPT, Simple Mail Transfer Protocol)», de nuevo, como anteriormente, ingresaremos el nombre del servidor, de este modo ya estaremos conectados para enviar correos.

7.3. «Información de inicio de sesión»

7.3.1. En el casillero «Nombre de usuario», introduciremos de nuevo nuestra cuenta de correo electrónico, la misma que hemos facilitado en «Su nombre», es decir, la que estamos configurando.

7.3.2. En el casillero «Contraseña», añadiremos la contraseña la cual se encuentra asociada a la susodicha cuenta de correo (justo debajo, podemos seleccionar la opción «Recordar contraseña», para evitar tener que introducirla cada vez que accedamos a la bandeja de correo).

7.4. Abajo a la derecha aparece la casilla «Más configuraciones».

7.4.1. Dentro de esta a la ventana, primero accederemos a la pestaña «Servidor de salida», en la cual deberá estar marcada la opción «Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada». De no ser así, la marcaremos y, muy importante siempre, no olvidarnos de darle a «Aceptar» para guardar la opción que hemos seleccionado.

7.4.2. Seguidamente y aún dentro de la ventana de «Más configuraciones», abriremos la pestaña «Avanzadas» donde podremos elegir, en «Entrega», durante cuánto tiempo deseamos que nuestro servidor guarde una copia de los mensajes, para posteriormente ser eliminados. Marcaremos la opción «Dejar una copia de los mensajes en el servidor», luego, marcaremos «Quitar del servidor después» y elegiremos el número de días que mejor nos parezca (es aconsejable, para agilizar el funcionamiento del programa y evitar la posible saturación de nuestra bandeja de entrada, no retener los mensajes durante más de 30 días. Aunque, si deseamos eliminarlos personalmente, basta con elegir «Quitar del servidor al eliminar de ‘Elementos eliminados’».

Finalizada toda la configuración y antes de cerrar las ventanas emergentes, accederemos al botón «Probar configuración de la cuenta». Se abrirá la ventana «Configuración de la cuenta de prueba» y, en caso de que todos los pasos se hayan realizado de manera correcta y no falte ningún dato de los requeridos, dos símbolos de «visto» en verde (ü) nos indicarán que todo está bien. De no ser así, volveremos a la ventana de «Más configuraciones» para acceder a la pestaña «Avanzadas» e introducir los siguientes parámetros:

Si hemos configurado la cuenta como POP3:

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En el casillero de «Servidor de entrada (POP3)», introduciremos 995.

En el casillero de «Servidor de salido (SMTP)» introduciremos 465 o 587.

Si en cambio la hemos configurado como IMAP:

En el casillero de «Servidor de entrada (IMAP)», introduciremos 993.

En el casillero de «Servidor de salido (SMTP)» introduciremos 465 o 587.

(Para facilitar los datos de los proveedores de correo más habituales, incluiremos al final de este post una pequeña lista. En el hipotético caso de que nuestro proveedor de Internet no figure en esta lista, debemos ponernos en contacto para solicitar los datos precisos, tanto del correo entrante como del saliente, y así completar la correcta configuración).

La principal diferencia entre la configuración automática y la manual es que algunos parámetros serán elegidos por defecto, tales como las opciones de eliminar los correos automáticamente o guardarlos por un tiempo, que hemos comentado al tratar las configuraciones «Avanzadas». Sin embargo, los primeros 4 pasos básicos serán similares, así que continuaremos desde el paso 5.

5. Opción 2: «Configuración automática de la cuenta»:

6. En el casillero «Su nombre», introduciremos nuestro nombre completo, que será con el que recordar esta cuenta de correo concreta, solo dentro de nuestro ordenador.

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7. En el casillero «Dirección de correo electrónico», pondremos la cuenta que queremos configurar.

8. En el casillero «Contraseña», escribiremos la contraseña que corresponde a nuestra dirección de correo.

9. En el casillero siguiente, se nos pedirá que introduzcamos la contraseña de nuevo. Luego, haremos click en «Siguiente» y daremos inicio así a la configuración automática.

En caso de que outlook no encuentre los parámetros necesarios y nos de error durante la instalación, tendremos que recurrir a la configuración manual.

Tanto si elegimos la opción de configuración manual como la automática, debemos recordar «Aceptar», cada vez que se nos ofrezca esta posibilidad en la parte inferior de las ventanas emergentes y, terminado el proceso, seleccionar «Finalizar» y, a continuación, cerrar todas las ventanas.

Solución a la hora de enfrentarnos a los errores más habituales al usar outlook:

– «Introducir contraseña»: si al configurar nuestro correo no nos hemos acordado de marcar la opción «Recordar contraseña», cada vez que queramos realizar una acción se nos pedirá que la introduzcamos de nuevo. Para evitar que esto vuelva a ocurrir, volveremos al paso 7.3.2. de la configuración manual y subsanaremos el error.

– «No se pudo enviar»: en este caso, lo primero que debemos comprobar es que hayamos escrito bien la dirección de correo electrónico a la que deseamos mandar el mensaje. Si el error persiste, podemos cambiar el formato del mensaje. Outlook ofrece tres tipos de formato:

– HTML: es el predeterminado y también considerado el mejor a la hora de redactar de manera tradicional, con posibilidad de cambiar la fuente, el color, crear viñetas, etc.

– Texto sin formato: este tipo de texto funciona sin problema en cualquier programa de administración de correo electrónico, sin embargo, no se puede acceder a la opción de texto en negrita o cursiva, cambiar la fuente, el color y otros parámetros. Tampoco se pueden insertar imágenes en el texto aunque si mandarlas como datos adjuntos.

– Formato de texto enriquecido (RTF): es compatible únicamente con Microsoft Exchange Client, en sus versiones 4.0 y 5.0 y en todas las versiones de outlook. Sin embargo, al enviar un mensaje fuera de las posibilidades mencionadas, el texto es convertido inmediatamente en HTML, por lo que no debería darnos problemas.

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– «No se pudo entregar a este destinatario»: cuando nos encontramos con este mensaje de outlook, debemos tener el cuenta que, antes de avisarnos del fallo, el sistema ha intentado en repetidas ocasiones entregar el mensaje sin éxito, por lo tanto, el problema no será nuestro, sino del destinatario, de modo que, si tenemos otra forma de contacto, debemos asegurarnos de que la dirección que poseemos es la acertada o, por el contrario, informarles de que tienen un problema.

– Hemos eliminado un mensaje por error: este es un fallo habitual que cualquiera puede cometer por despiste. Antes de ponernos nerviosos, lo primero que tenemos que hacer es ir a la carpeta «Elementos eliminados» o a «Correo no deseado» para comprobar si aún permanece allí. En ambas carpetas se pueden recuperar en un plazo de 30 días, seguidamente, desaparecerán de manera definitiva.

– Llevo días sin recibir correo: una de las causas más habituales por la que dejamos de recibir correo es porque, en caso de cuentas gratuitas, disponemos de un espacio limitado que debemos organizar. Cuando nos paramos a comprobar la capacidad de almacenamiento de nuestra bandeja de correo, nos parece poco probable que pueda llegar a llenarse, sin embargo, hoy en día es habitual el correo spam y por ello es conveniente eliminar tantos elementos como nos sea posible. Si una sola carpeta contiene muchos elementos, el rendimiento del programa se ralentiza de manera considerable.

– Correo atascado en la bandeja de salida: nos dirigiremos a la bandeja de salida para comprobar si existen mensajes atascados sin mandar y, si es así, haremos click en la pestaña «Enviar y recibir». A continuación, accederemos a «Trabajar sin conexión», de este modo impediremos que los mensajes allí acumulados sean mandados por error. En la bandeja de salida seleccionaremos los mensajes para moverlos a la carpeta «Borrador». Cuando hayamos arrastrado todos los elementos que deseamos eliminar a dicha carpeta, bastará con darle a «Eliminar». Volveremos a acceder del mismo modo a «Trabajar sin conexión» para hacer clic y anular esta elección.

– El programa es mucho más lento de lo habitual: es conveniente tener siempre actualizado outlook a su última versión.

Nombres de los servidores:

YAHOO:

Servidor de correo entrante (POP3): pop.correo.yahoo.es

Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.correo.yahoo.es

GMAIL:

Servidor de correo entrante (POP3): pop.gmail.com

Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.gmail.com

HOTMAIL:

Servidor de correo entrante (POP3): pop3.live.com

Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.live.com

Parámetros para la configuración de POP3 y SMTP:

Yahoo

Correo entrante (POP3): puerto 995. Marcar SSL.

Correo saliente (SMTP): puerto 465. Marcar SSL.

Gmail

Correo entrante (POP3): puerto 995. Marcar SSL.

Correo saliente (SMTP): puerto 465. Marcar SSL.

Hotmail

Correo entrante (POP3): puerto 995. Marcar SSL.

Correo saliente (SMTP): puerto 25.

Una vez hayamos acabado de configurar la cuenta de e-mail en outlook, es conveniente adentrarnos en ella, familiarizarnos con sus múltiples posibilidades y comprobar que es más fácil de manejar de lo que esperábamos.

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