[Empresa] Diferencias que hay entre CRM y ERP

Qué es un ERP: diferencias entre CRM y ERP

Qué es un ERP o qué es un CRM forman parte de las preguntas activas o dudas que tienen muchos empresarios en la actualidad. Estos sistemas son de gran utilidad para mejorar la gestión de las organizaciones, pero están enfocados a áreas completamente diferentes.

A pesar de que ambos tipos de softwarede gestión empresarial pueden ser integrables y comparten un objetivo común, presentan funcionalidades diferentes. Sin embargo, los dos son significativos para lograr la automatización y el desarrollo eficiente de los flujos de trabajo de la empresa.

Asimismo, garantizan la puesta en marcha exitosa de los procesos productivos, logísticos, comerciales o financieros.

Los sistemas ERP, siglas en inglés que aluden a Enterprise Resources Planning, se enfocan en la planificación de los recursos empresariales y, por su parte, las aplicaciones CRM (Customer Relationship Management) buscan una mejor administración de las relaciones con los clientes. En todo caso, es posible que no sepas identificarlos o delimitar las ventajas que estos sistemas le pueden reportar a tu institución o pyme.

¿Qué es un sistema ERP?

Un ERP es un software o una herramienta informática que te da la posibilidad de automatizar los procesos internos de tu organización. Este tipo de sistemas te permiten realizar una correcta planificación, así como refinar, desarrollar acciones correctivas u optimizar tus procesos principales y auxiliares de negocio.

Además, se encarga de interconectar los distintos departamentos de la empresa y viabilizar el intercambio de la información que se genera entre ellos. Del mismo modo, resulta ideal para garantizar el acceso a los datos de forma ágil y evitar la duplicidad en su recogida.

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De forma general, esta herramienta facilita el trabajo de tu equipo y contribuye a que te mantengas alineado con tus objetivos empresariales. También te asiste en el proceso de toma de decisiones y te ayuda a realizar una gestión más eficiente de los recursos disponibles, garantizando la obtención de mejores resultados en un periodo de tiempo razonable.

Los sistemas ERP nos ayudan a que reduzcamos los gastos implícitos en la fabricación y distribución de los productos. Además, facilitan las operaciones de control del almacén o stock. Conjuntamente, nos permiten realizar reportes relacionados con cualquier ámbito de responsabilidad; por ejemplo, nos dan la posibilidad de conocer el total de las ventas o los productos más comercializados en un periodo de tiempo dado.

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Igualmente, para nuestro departamento de contabilidad este tipo de aplicaciones trae consigo mejoras. Entre otras acciones, facilita el control de las nóminas y de los pagos salariales, la realización de una adecuada gestión de las cuentas por pagar o por cobrar, y también el hecho de dar seguimiento a los seguros contratados.

Módulos que integran un sistema ERP

Generalmente, este tipo de soluciones tiene una arquitectura modular que está compuesta por varios subsistemas, los cuales se encargan de gestionar o controlar los recursos y las diferentes áreas clave de la organización. Además, garantizan la planificación y el control de las etapas definidas en el proceso productivo; la ejecución y el control en tiempo real de las actividades, así como de los costes, de las personas involucradas, de los recursos, de la información y los documentos que se generan en cada sección

Algunas de las áreas de las empresas que se automatizan con los sistemas ERP son la producción, el control de las ventas, la contabilidad y las finanzas, el departamento de Recursos Humanos y algunas tareas propias de la logística (suministro, proveedores y administración del inventario o de los almacenes).

Es común que este tipo de sistemas se instalen en empresas medianas o grandes. Sin embargo, esta solución es rentable para varios tipos de organizaciones. En todos los casos, según las actividades que realizan, es conveniente definir los módulos que deben ser instalados.

La decisión de implementar este tipo de aplicaciones en nuestra organización tiene mucho impacto y debe estar bien fundamentada y organizada. Su implementación requiere de la presencia y la asesoría de personal capacitado, así como de la gestión de un proceso de formación de la plantilla de la empresa.

Ventajas de la implementación de un sistema ERP

La implantación de un sistema informático ERP en nuestra organización puede reportar múltiples beneficios. Estas aplicaciones garantizan que se automaticen los procesos fundamentales que se llevan a cabo en la empresa. Además, nos da la posibilidad de controlar de forma eficaz su ejecución.

De este modo, es posible que se respete la planificación que desarrollamos previa al inicio del proyecto. Igualmente, con esta herramienta podrás identificar retrasos, fallos e insuficiencias en tiempo real.

Con este sistema podrás mejorar los índices de productividad de tu organización en poco tiempo; precisamente porque te permite, de forma optimizada y normalizada, gestionar las actividades y las tareas de los distintos departamentos. A cada una de ellas es posible asignarle un responsable, lo que ayuda a controlar su cumplimiento.

Al hacer uso de los sistemas ERP, cada trabajador recibirá alertas automáticas o notificaciones en las que se le informe sobre las tareas que debe completar, según el cargo y el rol que desempeñe. Por otra parte, te permite conocer la tasa de cumplimiento de las tareas generales y específicas de los departamentos de la empresa.

Este tipo de aplicaciones contribuyen a mejorar el intercambio y la comunicación que se establece entre los miembros de los equipos de desarrollo y de los diferentes departamentos de la organización.

También facilita la distribución de información relacionada con la administración de actividades o de procesos. Del mismo modo, con esta solución informática podrás capacitar o entrenar, de modo sencillo y eficiente, a los nuevos trabajadores que se incorporen a tu empresa.

Asimismo, sirve como un repositorio único de información, a través del cual tus trabajadores tendrán acceso, según sus permisos, a la documentación general de la empresa y a otras específicas del área a la que pertenecen o de la función que desempeñan.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es una herramienta que mejora la relación que, como empresa, logramos establecer con nuestros clientes. Esta solución afecta a un grupo de procesos externos a la organización. Además, nos permite centralizar en una base de datos el intercambio que se genera entre los usuarios y la empresa.

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Su propósito general es recopilar información sobre los clientes que permita idear y aplicar óptimas estrategias de marketing, así como de ventas. Este tipo de solución se caracteriza por ser más ligera y dinámica que los sistemas ERP se centra en el cliente.

Con ella se identifican a los leads más significativos para las organizaciones con el objetivo de optimizar el grado de comunicación y de interacción. Además, se pretende conseguir un mayor número de ventas y fidelizar a una mayor cantidad de clientes de la marca.

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Entre las principales acciones que se llevan a cabo a través de un sistema CRM se encuentran las siguientes:

– La gestión de los procesos de venta. En este ámbito, se aglutinan diferentes puntos, entre ellos el proceso de alta y seguimiento de los leads; la creación, la administración y el control de las tareas, la identificación de oportunidades de venta y la definición de los sistemas de alertas.

– La recopilación, el almacenamiento y el accionamiento de la información de los clientes. En torno a sus correos electrónicos, sus puestos, las reuniones o las interacciones con la empresa o las fuentes de atribución.

– El seguimiento comercial, unido a la creación de procesos.

– La definición de los diferentes segmentos útiles para implementar estrategias de marketing o de ventas, identificación del buyer persona, la segmentación de comunicaciones o la perspectiva de las ventas.

Ventajas de la instalación de un CRM en nuestra empresa

Con un CRM es posible recopilar información relevante relativa a los clientes y a los clientes potenciales de nuestro negocio. De este modo, nos permite realizar una adecuada segmentación de nuestra audiencia y planificar acciones y estrategias acordes a sus características, gustos, preferencias, necesidades y peculiaridades. Lo cual es esencial para incrementar las tasas de conversión y el número de ventas.

El sistema cumple un papel esencial en la gestión de grandes volúmenes de clientes y permite minimizar los costes asociados a la conversión del lead. Además, nos da la posibilidad de identificar, a través de nuestra escala, la posición en la que se encuentra cada usuario que interactúa con nuestra marca.

En cada momento tendremos conocimiento relacionado con los usuarios que están, o no, listos para realizar una compra. Esta información nos resulta vital para trazar y llevar a cabo acciones efectivas en todo momento y para aprovechar nuestro tiempo y esfuerzo.

Igualmente, con un CRM podremos identificar a las personas que no hemos podido llegar a convertir, a pesar de haber mantenido un alto grado de interacción y de haber probado con diferentes acciones. Esto es esencial para crear estrategias innovadoras que posibiliten su conversión en etapas sucesivas de remarketing. Así, se podrán llevar a cabo acciones correctas en todo momento, sin llegar a ser invasivos, para hacer que estos casos formen parte de los clientes fieles a nuestra empresa.

Los sistemas CRM son fundamentales en los departamentos comerciales de hoy en día. Estos contribuyen a automatizar el ciclo de las ventas de nuestra compañía y a facilitar su gestión. Además, dan la posibilidad de efectuar un seguimiento personalizado de cada potencial cliente de nuestro negocio.

Este programa se centra en mejorar la relación que, como empresa, tenemos con nuestros clientes antes, durante y después de concretadas las ventas. Por otro lado, constituye una opción que le reporta beneficios tangibles a un alto número de negocios. Precisamente porque ayuda a identificar oportunidades y a incrementar el volumen de las ventas.

De forma general, los CRM nos permiten relacionarnos de forma óptima con nuestros clientes, conocerlos a fondo, conectar verdaderamente con ellos y conocer sus inquietudes, preocupaciones y necesidades. Son una excelente solución que puedes emplear para brindar, de forma anticipada, respuesta a sus principales problemáticas.

Finalmente, constituyen un medio de integración de los diferentes clientes potenciales que se generan como consecuencia de la actividad promocional. Esto resulta básico en un entorno mediatizado y fragmentado en diferentes perfiles que pueden servir de vía de interacción para el público interesado en tus productos o servicios.

¿Son compatibles los sistemas ERP y CRM?

Existen algunos sistemas ERP que incorporan módulos CRM; sin embargo, la tendencia actual es contar con aplicaciones que nos permitan gestionar los procesos internos de nuestra empresa y gestionar la actividad comercial de forma independiente.

En estos casos, tales sistemas son totalmente integrables y compatibles. Con un sistema ERP es posible que controlemos los gastos, la logística y otros muchos ámbitos de nuestra empresa, mientras que con un sistema CRM nos centramos en el área de responsabilidad comercial. Ambas opciones combinadas permiten aumentar la rentabilidad de nuestra organización, ya que se complementan muy bien entre sí.

Las dos soluciones se desarrollan con el fin de lograr un alto aprovechamiento de los recursos de las empresas, así como maximizar las ganancias, al tiempo que se minimizan los costes asociados al desarrollo de los diferentes procesos que se orquestan para articular la actividad diaria de las organizaciones.

La integración de estas aplicaciones, a nivel de sistema, se hace mediante una interfaz que se encarga de realizar la gestión de los pedidos que se obtienen desde el departamento comercial, los cuales se transformarán en órdenes de servicios en la fábrica y registros maestros contables, por ejemplo.

Podemos decir que tanto los sistemas ERP como los CRM pueden reportar ventajas a empresas de cualquier tamaño. Estos sistemas están creados desde diferentes perspectivas, pero comparten un objetivo común: aumentar la capacidad de respuesta de la iniciativa.

Una vez que te hemos expuesto qué es un ERP y qué es un CRM, debes saber que los sistemas ERP inciden en la automatización de los procesos internos de las organizaciones, así como en el desarrollo exitoso de las actividades planificadas y en el aumento de la productividad. Por su parte, los sistemas CRM se centran en el cliente y son ideales para segmentar adecuadamente a nuestra audiencia, diseñar correctas estrategias de marketing digital que atraigan a una mayor cantidad de personas hacia nuestro negocio, incrementar las tasas de conversión y potenciar nuestras ventas.

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