Software para gestión de proyectos en tu empresa

Software de gestión de proyectos: una solución para la administración y gestión de procesos complejos

Es muy probable que alguna vez hayas escuchado hablar sobre el software de gestión de proyectos, también conocidos en inglés como Project Management Software. Son plataformas digitales creadas para la administración de todos los procesos que implica la organización de un proyecto determinado.

Estas herramientas serán tus aliadas en el momento de gestionar todas las etapas y áreas en desarrollo de un proyecto grande o complejo. Estos programas no solo suelen ser utilizados para la gestión de proyectos, sino también para asignación de recursos, administración o documentación de los sistemas, control y distribución de los presupuestos, manejo de la calidad o como software para la comunicación y colaboración, entre otros.

¿De qué debe ser capaz este tipo de software?

Es muy importante que conozcas las capacidades de gestión de esta clase de programas para que puedas identificar aquel que se adapte mejor a tus necesidades de administración y planificación. Algunas de las capacidades principales y opciones que debes encontrar dentro de estas plataformas son las que vemos a continuación.

Capacidad de administrar varios proyectos

La interfaz debe proveer la opción para manejar varios proyectos simultáneamente. Es muy común que si te dedicas al desarrollo de este tipo de procesos tengas que gestionar varios trabajos al mismo tiempo, ya sean contratados por el cliente o internos de la empresa. Por esto, es vital que dentro de los servicios de administración tengas la opción de manejar varios usuarios y proyectos en curso.

Capacidad de activar y utilizar opciones avanzadas

Cuando te dedicas al manejo de varios proyectos, es necesario que cuentes con un software completo que te permita revisar de forma minuciosa cada uno de los trabajos en curso de la empresa. Esto marcará la diferencia a la hora de poder reducir el nivel de complejidad y permitir que el equipo controle óptimamente todas las partes del trabajo, como son planificación, desarrollo, producción y atención al cliente.

Algunas de las opciones avanzadas que debes poder encontrar dentro de la plataforma son: posibilidad de asignar tareas del proyecto a diversos usuarios, tiempo de sesión de cada perfil activo, diagramas de Gantt para poder identificar cada tarea que se debe realizar, gestiones identificadas por un calendario de días, generación de reportes sobre la carga de trabajo de cada miembro del equipo, seguimiento de la actividad que desarrolla cada empleado, control de la comunicación entre el cliente y los gestores de procesos; generación de un histórico o registro de la entrega, y uso de materiales para el desarrollo de las actividades, entre otras.

Capacidad de adaptación y escalabilidad del software

El diseño de la interfaz del programa debe tener la capacidad de adaptarse y cambiar dependiendo de las necesidades específicas de tu proyecto. Esto se debe a que cada proceso requiere un tipo de gestión especial, que dependerá tanto de los modelos básicos (modelo de desarrollo formal y por etapas, modelo de prototipos y el modelo cascada) como, por otro lado, de los modelos iterativos (desarrollo en espiral e incremental). Según sea tu respuesta, la elección también deberá acoplarse al tipo de organización con la que se trabajará el plan: de acuerdo a presupuestos, en función de los requerimientos del cliente, tiempos establecidos y los objetivos que se esperan alcanzar.

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Adicionalmente, también se puede seleccionar una metodología híbrida en el caso de que la planificación lo requiera. Esto se podrá establecer de mejor forma al identificar el ciclo de vida individual de cada software, con el objetivo de personalizar el enfoque del diseño acorde a las necesidades. La escalabilidad también es muy importante, ya que permitirá que el programa crezca conforme lo haga la iniciativa sin que ello amerite el aumento del presupuesto inicial.

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Capacidad de proteger los datos de la empresa

En la actualidad, la protección de datos es un aspecto prioritario para cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. Por esto se vuelve crucial la elección de un programa profesional que garantice la seguridad y privacidad de los datos, ya que durante el uso de estas plataformas de gestión se suele compartir todo tipo de información sensible.

Conoce las principales ventajas de estas herramientas de gestión

Cada vez es más habitual la integración de diversos perfiles profesionales para el desarrollo de un proyecto en común. En consecuencia, el uso de las plataformas de trabajo colaborativo es indispensable para organizar la gestión de las tareas y el desarrollo de los proyectos de forma eficiente. Por ello es fundamental que conozcas las ventajas de contar con un software que te facilite el trabajo de gestionar tareas y planes online:

1. Podrás gestionar con agilidad los plazos de entrega y la creación de nuevas tareas gracias a la opción de recordatorios programados.

2. Lograrás una mejor comunicación con todos los miembros del equipo, optimizando el trabajo y la asignación de tareas. También contarás con la ventaja de solucionar los problemas rápidamente, gracias a las opciones de chat instantáneo que proveen la mayoría de estos programas.

3. Tendrás la facilidad de gestionar las tareas en el lugar que desees gracias la funcionalidad online que te permitirá acceder al sistema desde cualquier equipo remoto o dispositivo móvil.

4. Aumentarás tus niveles de productividad gracias al diseño de estas plataformas, las cuales se centran en la tarea que se debe desarrollar, eludiendo distracciones que puedan dificultar tu trabajo.

5. Podrás compartir y agregar documentos online con todas las personas involucradas dentro de tu proyecto.

6. Disfrutarás de una plataforma que favorece el debate y comunicación entre las personas que comparten una responsabilidad en común. De esta forma se volverá muy fácil que cada una de ellas pueda aportar nuevas ideas. Estas quedarán registradas por escrito y no se traspapelarán, como suele pasar en las reuniones tradicionales.

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7. Contarás con múltiples opciones, tanto de versión gratis como de pago, e incluso podrás encontrar plataformas desarrolladas en español para la gestión de planes de forma digital.

8. Identificarás en tiempo real el avance de cada tarea, verificando el cumplimiento de cada gestión incluida dentro de ella. Gracias a esto podrás agilizar la toma de decisiones en el caso de que la tarea no se ajuste a los deadlines o con los objetivos que se establecieron.

9. Te permitirá evaluar el nivel de participación engagement de cada uno de los usuarios involucrados dentro de tu proyecto. Ello te proporcionará la opción de inspeccionar la gestión de los procesos y de las tareas pendientes. Esto a través de las opciones de generación de informes que podrás encontrar dentro de los programas.

10. Realizarás un seguimiento más minucioso de cada actividad, permitiendo la rápida coordinación de acciones para gestionar los procesos.

Importancia del software de gestión de proyectos en la nube

Para cualquier proyecto que emprendas, es ideal contar con una plataforma online que te permita verificar el avance del trabajo en el momento y lugar que quieras. Por esto, los softwares en la nube son las opciones más versátiles dentro del mercado. De esta forma podrás organizar tus tiempos de forma óptima, cumpliendo con los deadlines o plazos establecidos.

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Por otro lado, la versión de estos programas en la nube es ideal para aquellos trabajadores freelance que no cuentan con una oficina o puesto de trabajo fijo. Si ese es tu caso y manejas un equipo remoto, lo más probable es que te hayas dado cuenta que el email no es una alternativa viable para la gestión de proyectos. Algunas de sus principales limitaciones son la incapacidad de mantener un nivel óptimo de comunicación e información, la pérdida de la trazabilidad de los comentarios, feedback o discusiones desarrolladas, la imposibilidad de asignar tareas y realizar su seguimiento, la dificultad para gestionar los recursos y los plazos de tiempo, la falta de una opción para compartir los documentos de forma digital.

Sin embargo, en la actualidad puedes beneficiarte del auge de este tipo de herramientas con versiones online que te ayudarán a trabajar de forma colaborativa. De esta manera, lograrás disfrutar de una comunicación instantánea a la vez que desarrollas tus proyectos en una plataforma con información actualizada y compartida. Algunas de las principales funciones que encontrarás dentro de estas herramientas de gestión en modalidad digital son: seguimiento de plazos y costes, intercambio de los ficheros en tiempo real, posibilidad de recibir notificaciones, facturación, opción de chat y conferencias en vivo, gestión y manejo de la relación con los clientes, etc.

Opciones de programas de gestión en la nube

A continuación te detallaremos algunas opciones de software online para la administración de proyectos. Recuerda que cada uno de ellos posee diversas peculiaridades que se adaptarán mejor a las necesidades específicas de tus trabajos.

Nozbe

Una alternativa muy completa a la hora de gestionar tus tareas y proyectos. Permite el manejo de una lista de tareas de forma eficaz y sencilla. Nozbe proporciona la opción de sincronizar tus cuentas de Evernote, Dropbox, Google calendar e incluso Twitter. También te ofrece la elección de agregar nuevas tareas y adjuntar archivos dentro de ellas. Otra ventaja de esta herramienta es la creación de grupos para el desarrollo de un trabajo colaborativo.

Toodledo

Esta plataforma es ideal para la planificación de una lista de tareas o la administración de los proyectos de tu equipo de trabajo. Esto te ayudará a organizar las acciones y responsabilidades de cada usuario según su relevancia. Por otro lado, Toodledo te proporciona un tiempo estimado para la realización de cada proyecto, y a su vez te dará sugerencias dependiendo de la prioridad, la fecha de entrega y la duración del trabajo. Además, cuenta con la opción de adjuntar archivos dentro de las tareas.

OmniPlan

Es un programa desarrollado con un diseño muy visual, dentro del cual podrás encontrar diversos diagramas de Gantt personalizables y funcionales. Estos gráficos tienen la ventaja de adaptarse dependiendo del dispositivo que utilices, lo cual te permitirá organizar cada tarea diariamente.

Otra de sus características particulares es la importación y exportación de documentos, filtrado de actividades según prioridades, seguimiento de cambios y programación inteligente de las tareas que se deben realizar.

Do it tomorrow

Otra alternativa online para la gestión de procesos con un diseño amigable. Disfrutarás de su interfaz sumamente intuitiva y fácil de entender, ya que funciona como una agenda tradicional. Al abrirla te encontrarás con una página con las tareas que debes realizar cada día; lo único que debes hacer es anotar cada tarea priorizando las que son urgentes.

Assembla

Un software online que te brinda la opción de integrar tus perfiles de redes sociales. Es una herramienta que incentiva el trabajo en equipo, involucrando a cada usuario para el desarrollo del proyecto. A su vez, ofrece acceso al cliente a través de un sistema de permisos avanzados. Por otro lado, la plataforma permite la asignación de tickets a cada uno de los miembros del equipo para ordenar las tareas en función de su urgencia y nivel de complejidad.

Wunderlist

Este potente gestor de proyectos en versión digital te ayudará a crear y organizar listas de tareas, modificándolas según su importancia. Wunderlist es una plataforma muy útil para el trabajo colaborativo, ya que brinda la oportunidad de asignar las tareas a cualquier usuario registrado dentro del equipo de trabajo. De igual forma, cuenta con una interfaz intuitiva y llamativa en la que podrás personalizar su fondo según tus gustos y preferencias.

Teux deux

Un programa ideal si lo tuyo es planificar o programar el trabajo semana a semana. La plataforma te permitirá segmentar la semana laboral, otorgándole una columna específica a cada día de la semana. De esta manera lograrás añadir tareas específicas y distribuir tu semana de labores. Esta opción destaca por su diseño sencillo y visual, el cual te ayudará a cumplir con todas tus responsabilidades.

En conclusión, el software de gestión de proyectos será una de las herramientas imprescindibles para que puedas llevar todo el control necesario de cada trabajo, sin importar su complejidad. Con estos programas podrás identificar cada tarea e inspeccionar su manejo dentro de los plazos establecidos. Sin duda, una plataforma que te facilitará la administración y el desarrollo de todos los procesos importantes para cumplir con éxito tu labor de gestor.

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