Pymes y software de gestión para hacerlas crecer

Software de gestión para pymes

La elección del software de gestión para pymes o para cualquier otro tipo de empresa es una decisión importante y no siempre fácil. Debes tener en consideración muchos aspectos, a menudo desconocidos, que serán el motor de toda la organización.

En el artículo de hoy abordaremos los puntos más importantes que has de tener en cuenta para no equivocarte en la elección del mejor software de gestión para tu empresa, así como para resolver posibles dudas acerca de la utilidad de este en el presente y futuro desarrollo de tu actividad empresarial.

¿Qué es el software de gestión para empresas?

Cuando hablamos de software de gestión, hacemos referencia a un programa que constituye la clave digital básica para asegurar el buen funcionamiento del negocio. En concreto, podemos definirlo como un sistema informático integrado por múltiples herramientas que, individualmente, permiten desarrollar y ejecutar tareas administrativas y, en su conjunto, simplifican procesos y funciones operativas, productivas y burocráticas.

Así, dicho mecanismo, no solo te permite obtener todo tipo de información en cualquier momento, sino que también se convierte en una guía esencial para que tomes decisiones empresariales importantes.

¿Por qué debería tu empresa tener uno?

La respuesta podría ser tan sencilla como clara: para conseguir competitividad, organización y control. Sin embargo, seguramente existen muchos más motivos para apostar por la introducción de un software de gestión en la empresa.

Para muchos, lo más provechoso es el control y autonomía que estos programas ofrecen a los usuarios. Tal y como se comentará más adelante, mediante estas herramientas digitales puedes controlar la mayoría de movimientos de tu negocio y reducir considerablemente el riesgo en la toma de decisiones. Por ejemplo, para conocer la trazabilidad de los productos, mantener el contacto con los proveedores o controlar cada paso en una cadena de producción.

Por otro lado, estas aplicaciones informáticas aportan versatilidad y una cierta libertad de movilización, en el caso de que elijas la modalidad de gestión que utiliza la nube. Esto es debido al hecho de que te permite ejecutar y tomar decisiones de manera remota y a través de un ordenador, móvil o tableta.

Otro motivo muy importante para decidir usarlo es que no solo es efectivo para grandes empresas, sino que también sirve a micro o pymes para hacer crecer tu negocio usando los recursos mínimos y de la manera más rentable.

Gestión para pymes: cómo elegimos el mejor programa

Como muchos aspectos técnicos y tecnológicos, siempre hay que particularizar antes que generalizar, ya que existen múltiples y diversos casos de organización con necesidades e intereses muy distintos.

​👉 Gratis en tu mail los mejores consejos desarrollo de negocio​

​Únete a la newsletter que ayuda a pequeñas y medianas empresas a crecer​​

​Enviando sabes que aceptas nuestra política de privacidad.

Sin embargo, hablando del caso de las pymes, lo primero que debemos tener en cuenta es diferenciar si buscamos incorporar el programa para impulsar y desarrollar la empresa desde cero o si, en cambio, la introducción del software responde a un objetivo de mejorar la eficiencia y productividad del negocio.

✅ Por cierto, ¿sabes que podemos hacerte un software cloud seguro y a tu medida? Click aquí para leer más >>

El tiempo es un factor importante que muchas veces se olvida. Hablamos del tiempo de implantación del sistema de gestión de la empresa. Si compras el programa y lo vas a poner en marcha por primera vez, su instalación es relativamente sencilla.

Sin embargo, si se trata de un cambio de programa, puede suponer un mayor grado de complicación. En este caso, has de saber que puede llevar años a una empresa pulir un programa en función de sus requerimientos y necesidades exactas.

Además, hay que sumarle el tiempo de instalación, traspaso de datos, puesta en marcha, comprobación y el periodo de formación y entrenamiento de los empleados que lo van a usar. Aproximadamente, se calcula que un año es el tiempo óptimo para que una compañía pueda empezar a notar cambios y pueda recoger los primeros frutos.

Otras, en cambio, tardan más en lograr los primeros beneficios. Esto puede ser debido a las características de la empresa o bien al tipo de software elegido. Este, al ser muy sofisticado, puede tardar más tiempo en lograr resultados.

Sea como sea, la decisión de incorporar un software de gestión convertirá, a corto y largo plazo, a las empresas en agentes mucho más eficientes y competitivos respecto a sus principales competidores en el mercado.

Un punto sobre el que existe un consenso profesional y que influye en la decisión del software es conocer y determinar las áreas funcionales de la empresa que se quieren cubrir y reforzar mediante el programa.

Es decir, el software será distinto en función de si debe encargarse de temas administrativos, como serían, por ejemplo, la facturación y la contabilidad o si, en cambio, también se le exigen funciones de CRM, gestión de clientes o compras. Sin embargo, y por el hecho de que el programa es modular, siempre estarás a tiempo de ir añadiendo e incorporando más módulos de acción a medida que tu empresa los necesite.

Al lado de esta decisión, es importante que consideres también la elección entre un software estándarparametrizado o, por el contrario, hecho a medida. Rápidamente, y a grosso modo, una modalidad estándar nos ofrece mayor rapidez de instalación, facilidad de utilización y, por lo tanto, ahorro de costes.

Sin embargo, puede que no se ajuste 100 % a los requerimientos de la empresa y que algunos aspectos o áreas funcionales no queden totalmente cubiertas. Precisamente por este motivo, existe el modelo parametrizado, el cual permite adaptar ciertas funciones a las necesidades de cada negocio sin dejar de lado el esqueleto básico y sencillo del modelo estándar.

Por último, existe la posibilidad de desarrollar un programa a medida y, por lo tanto, crearlo desde cero en función de las necesidades y requerimientos de cada negocio. Si bien es altamente efectivo, también has de considerar su elevado coste, el tiempo de desarrollo e implantación y la total dependencia del negocio con la empresa creadora del software.

😎 Por cierto, ¿Sabes que podemos posicionar tu web o tienda y atraer contactos? Click aquí para saber más >>

✅ Por cierto, ¿sabes que podemos hacerte un software cloud seguro y a tu medida? Click aquí para leer más >>

Relacionado con el punto anterior, otro aspecto importante que has de considerar a un nivel más técnico es el de escoger el software en función de la curva de aprendizaje de este. Es decir, si, por ejemplo, has elegido un programa hecho a medida, habrá que considerar el tiempo que se dedica a enseñar al empleado en cuestión cómo funciona el programa hasta que este demuestre haber adquirido las capacidades básicas de dominio del mismo.

En cambio, es más posible que, si escogemos un software estándar o parametrizado, el usuario ya conozca o haya utilizado alguna vez el mismo modelo de programa en otra compañía (o muy parecido) y, por lo tanto, el tiempo de aprendizaje sea menor.

En la mayoría de las empresas, hay varios cambios de personal y el coste, tanto temporal como económico, que se destina a dicha formación es un factor fundamental que no debes obviar a la hora de tomar dicha decisión.

También es muy importante detallar las necesidades técnicas para la implantación del paquete de software. Dicho de otro modo, es imprescindible que te preguntes qué equipos y hardware tienes a tu disposición, cuál necesita tu negocio y, finalmente, cuál es la estructura de comunicaciones necesaria si hay distintas sedes.

Asimismo, también sería bueno tener en cuenta posibles escenarios futuros. Por ejemplo, si la empresa crece, qué se precisa que haga el programa: que aumente su complejidad (no solo en términos de funcionalidad, sino también de tamaño para recibir y albergar muchos más datos) o si, en cambio, dada esta situación, se optará por cambiar totalmente el software y apostar por otro más potente.

Por último, recuerda que, al elegir el programa, no debes perder nunca la perspectiva de que, en definitiva, este deberá ser utilizado por los empleados del negocio. Así, hay que tener en cuenta varios aspectos relacionados con la usabilidad y productividad.

El software debe ser ágilfácil de manejar e intuitivo, pero, a la vez, responder de forma eficiente para conseguir los objetivos de productividad tanto de los empleados como de la empresa en general.

Como has podido comprobar, no es una decisión nada sencilla, por eso es importante a la vez que muy beneficioso tomar la decisión con los distintos encargados de las áreas o departamentos que van a utilizar dicho software.

Si hay diferentes personas evaluando el programa en conjunto, es mucho más probable que no se olviden las necesidades o los aspectos más importantes a considerar para la implantación de este. De hecho, la mayoría de compañías desarrolladoras de software ofrecen la posibilidad de probar el sistema de gestión empresarial durante un periodo de tiempo antes de su compra e instalación.

¿Local o en la nube?

Este es, probablemente, otro de los debates más populares a la hora de elegir el mejor software para empresas y, en concreto, para pymes. Es muy frecuente pensar que la versión local es la más adecuada para aquellas empresas que trabajan básicamente en una oficina y que, por lo tanto, no tienen necesidad de movilización.

Por otra parte, la nube es más utilizada entre las empresas cuya actividad requiere desplazamientos o una dinámica diferente y no siempre afincada en un mismo sitio. Sin embargo, existen muchos más aspectos que has de considerar.

Uno de los mitos que suele alejar a las firmas de este modelo es el hecho de que trabajar en la nube supone un coste mucho más elevado (por lo menos, como inversión inicial). No obstante, si se calcula bien su implantación, podemos observar que en esta modalidad no se requiere una gran potencia de los servidores y que no existe una dependencia a nivel temporal para trabajar.

El único requerimiento es tener conexión a Internet. Otro aspecto a conocer es que la nube, en la gran mayoría de los casos, va asociada al pay for usees decir, al pago por uso. Gracias a esta forma de desembolso, puedes optimizar de manera notable los recursos, pues solo se paga por aquellos que utilizas.

A corto plazo, el software en la nube es mucho más rentable y, a medio plazo, su implementación en las instalaciones y con el propio hardware de la empresa permite amortizar los gastos. No obstante, con el tiempo y con la necesidad de renovación de los equipos, es posible que vuelva a incrementarse su coste, aunque sin dejar de formar parte del ciclo en el que, en meses, se habrá amortizado.

A su vez, con la nube es mucho más sencillo experimentar un crecimiento. Por ejemplo, si nuestro negocio ha tenido un crecimiento exponencialmente rápido, necesitaremos de manera urgente incorporar más funcionalidades, usuarios y espacio.

Gracias al hecho de ser online, solamente tendremos que entrar en el panel de gestión del software y comprar o contratar más funcionalidades que inmediatamente se añadirán al programa. Del otro modo, en la versión local, se precisaría una instalación manual en el equipo que retrasaría notablemente el funcionamiento y la actividad de la empresa. Lo mismo sucedería en el caso de las actualizaciones y del mantenimiento del programa.

Otra interesante ventaja de tener el programa en modalidad de nube es que ofrece mejores condiciones de trabajo enfocadas a los empleados. De hecho, existe más flexibilidad y facilidad para conciliar la vida laboral y la familiar, lo que permite atraer más talento hacia la empresa.

En cambio, según distintos estudios psicológicos sobre el ambiente y el clima organizacional, el software local puede, en muchos casos, llegar a bloquear el desarrollo de las capacidades de los trabajadores y, en consecuencia, limitar de forma notable la capacidad de maniobra de la compañía empresarial.

Por todo lo apuntado anteriormente, la decisión de implementar un programa de gestión para pymes no debe ser visto como un gasto o un coste extra para la empresa, sino como una inversión. Una apuesta que permitirá facilitar los trámites administrativos del negocio y agilizar de manera muy notable la mayoría de los procesos internos, ya que el margen de error al basarse en un programa informático es mínimo y fácilmente identificable.

Conclusión

En conclusión, queda claramente demostrado que un adecuado software de gestión para pymes supondrá para tu empresa un gran número de beneficios económicos y prácticos, además de reducir de forma considerable el tiempo de ejecución y la aparición de problemas.

¿Sabes que hacemos software cloud a medida?

➝ Click para saber más sobre software cloud a medida
5/5 (1 Review)

¡Dale caña y haz que se enteren!