Software para la correcta gestión de almacenes

El software para gestión de almacenes y todo lo que puede hacer por tu empresa

Vivir en la era digital cuenta con muchas ventajas. Una de ellas, la posibilidad de digitalizar todas las áreas de una empresa con el fin no solo de optimizar el control, sino de que ese control incida de manera directa en la producción. Sumarse a ciertos avances tecnológicos es, además, la única manera de desmarcarse de la competencia, cuando esta es feroz. La implementación de un software para gestión de almacenes es un claro ejemplo.

Marcar la diferencia, pues, en una empresa es condición indispensable para repuntar, pero para ello hay que subirse al tren de los avances tecnológicos. De los nuevos programas, de la nueva manera de gestión. Nunca antes ha sido tan sencillo emprender. Asimismo, tampoco ha sido nunca tan fácil fracasar.

Las cosas no consisten en montar una web. Consisten en dar un servicio, en buscar la excelencia y en estar a la altura. Veamos cómo se aplica todo esto a un almacén.

Lo que hay que saber de un software para gestión de almacenes

Empezando por el principio, es necesario definir o aclarar qué es un software de gestión de almacenes. Se trata de un programa informático diseñado con el fin de administrar y controlar todas las operaciones o transacciones que se llevan a cabo en esos almacenes. Informatizar esas tareas cotidianas con el fin de controlar, pero también de obtener de una manera simple e instantánea datos de ese almacén y de su operatividad.

La obtención de esos datos supone contar con una información esencial a la hora de optimizar esa gestión. Una optimización destinada a traducirse en un aumento de la productividad de tu empresa.

Los motivos por los que instalar un software de este tipo en un almacén

Otra de las cuestiones esenciales que debes conocer de este asunto es que estos programas se conocen como ERP o, lo que es lo mismo, sistemas de planificación de recursos empresariales. Aunque existen muchos programas de este tipo en el mercado, lo habitual es encontrar programas formados por módulos diseñados para las distintas áreas de una empresa o almacéninventario, envíos, horarios, compraventa, etc.

Los motivos de la implantación de estos sistemas o programas para la gestión de un almacén pueden ser infinitos. Sin embargo, existen tres motivos o tres razones fundamentales para implantarlos

1. Optimización de un almacén

En un solo cliclos trabajadores de un almacén tendrán acceso a información de interés acerca de la operatividad que se está llevando a cabo. Esta información puede ser increíblemente útil para mejorar esa operatividad, dado que agiliza y mejora el acceso a la información y a los datos. La toma de decisiones se vuelve más rápida, así como otros aspectos en los que tengan que ver los datos, independientemente de la índole de estos.

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Actuar, evaluar y prever son las principales acciones que se van a beneficiar del acceso inmediato a los datos, cuando el margen del error se reduce considerablemente; entre ellos, las duplicidades.

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2. El control pasa a ser absoluto

Una de las cuestiones que más merman el trabajo de un almacén y que inciden de manera negativa en la producción es la falta de control. La situación contraria en almacenes solo puede suponer el efecto contrario: el aumento inmediato de la productividad.

Integrar este tipo de programas supone implantar un sistema de control, pero también de trazabilidad en todas las fases existentes en cada caso. En este sentido, es importante recordar que en la mayoría de este tipo de sistemas existen distintos módulos entre los que puedes escoger. Ni todos los almacenes son iguales ni mucho menos todas las acciones en ellos son las mismas. En cualquier caso, se controlarán las fases existentes en un almacén desde la primera de ellas hasta que el cliente recibe el producto.

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Cuando hablamos de control, lo hacemos en el más amplio sentido de la palabra: pedidos, organización de estos pedidos, ventas, inventario, producción o la administración de recursos humanos, entre otras.

Automatizar todas las tareas, especialmente las más complejas, es donde reside principalmente ese control. Si a eso se añade la circunstancia de la optimización del tiempo y el ahorro de tareas para los trabajadores, llegamos a otra ventaja colateral del control: la posibilidad de destinar el tiempo y el esfuerzo de los trabajadores a otros aspectos del trabajo en el almacén. Todo ello en una ecuación solo puede tener un resultado posible: el aumento de la productividad de tu almacén.

Finalmente, y en este sentido, automatizar no solo supone control y ahorro, sino que disminuye -precisamente por la ausencia del factor humano en algunas tareas- la posibilidad o el margen de error. ¿Cuánto cuestan anualmente los errores en un almacén a la empresa? Solo la respuesta a esta pregunta ya justifica por qué es más que necesario implantar un software de este tipo en un almacén en la actualidad.

3. Incremento del rendimiento

Como ya te hemos contado, uno de los principales problemas a los que se enfrenta cualquier empresa en general, y los almacenes en particular, son los errores. La duplicidad y la falta de comunicación entre departamentos son algunos de los más frecuentes.

La implantación de este tipo de sistemas hace que esta clase de situaciones deje de producirse, puesto que la información pasa a estar informatizada. Una circunstancia que rompe con la falta de comunicación, agilizándola. Por otro lado, mejora la eficiencia y disminuye los errores. Todo esto, llevado a la práctica, se traduce en una disminución de los costes, pero también en un aspecto esencial hoy en día: fortalece la imagen de la empresa a través de su almacén.

Un fortalecimiento que ayuda, a su vez, a marcar esa diferencia con respecto de la competencia y que genera un efecto en cadena. Un fenómeno interno que mejora el rendimiento, pues aumenta, a su vez, los beneficios de un almacén.

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Las principales funciones de este tipo de software

Aunque en el mercado existen diferentes tipos de ERP, todos ellos integrados por diferentes módulos, lo cierto es que, en líneas generales, todos cuentan con funciones más o menos parecidas. Denominadores comunes más o menos útiles dependiendo del tipo de almacén del que estemos hablando.

Es decir, dependiendo de si se trata de un almacén de transportes o de un almacén de una tienda online, se podrá elegir entre un sistema u otro. Ambos son almacenes, pero las tareas son diferentes. Sin embargo, en muchos de estos programas existen opciones comunes a las que sumar otras más específicas:

– La optimización de espacios.

– La reducción de costes de almacenaje.

– La búsqueda de productos.

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– El control de todos los movimientos del almacén. Todo en tiempo real.

– La posibilidad de visualización de las entradas o de otras labores como reposiciones o etiquetados.

– La monitorización de los pedidos: preparación, recepciones, envíos…

– La monitorización de las esperas y del grado de satisfacción de los clientes.

– El control de fechas, como las de caducidad.

Estos son solo algunos ejemplos de las funciones que ponen al alcance de la mano de los almacenes este tipo de sistemas. Opciones útiles en la mayoría de ellos, pues existen sistemas más específicos o módulos adecuados al sector al que pertenezca esa instalación.

Disponer de un software de este tipo en un almacén no cabe duda de que cambia de manera inmediata e integral la dinámica de trabajo. Una dinámica que puede ser más fluida, aun eligiendo el mejor programa en cada caso.

Para ello hay que definir cuáles son las necesidades en cada caso, teniendo en cuenta la tipología. Buscamos conseguir unas funciones básicas, empezando por la optimización de almacenaje. En este sentido, contar con una función que se encargue de esta cuestión te ayudará a localizar, por ejemplo, un producto de una forma más rápida y eficiente.

¿Se realizan ventas en tu empresa? Entonces, será otro de los aspectos a tener en cuenta. Si es un almacén en el que se producen entradas de productos que permanecen hasta ser entregadas en puntos de venta, habrá que contar con un sistema que controle estos productos. Este planteamiento facilitará al almacén toda la información necesaria referente a su stock. Tenerlo al día no solo supone control, sino también rápida capacidad de reposición: existencias, pedidos o albaranes, entre otros, en un solo clic.

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El control de las salidas es otro aspecto esencial. Qué productos, la cantidad, dónde van o cómo van hasta el cliente o el destino son algunos de los aspectos que se pueden controlar con la instalación de determinados módulos. Tener control sobre este proceso de principio a fin es otro de los ejemplos de las funciones de este tipo de programas.

Todas ellas son funciones sumamente útiles en un momento en el que se trabaja con fórmulas antes impensables, como el producto bajo demanda. Este es un tipo de trabajo en el que el control y la contabilidad cobran otra dimensión.

Se trata de posibilidades relacionadas todas ellas con la logística. Una palabra que los expertos saben que no produce ingresos, pero que sí genera gastos. Esta es una circunstancia que pone sobre la mesa nuevamente las razones por las que la implantación de este tipo de sistemas no es un lujo, sino una necesidad.

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Minimizar los costes de la logística afectará a los beneficios de tu empresa y ayudará a esa imagen de marca tan importante para ese desmarque del que te hemos hablado en diversas ocasiones.

Software cloud vs esctritorio

Una vez que un almacén se ha decidido por la instalación de un ERP, entra en juego el eterno dilema que tiene una fácil respuesta: software cloud, sin lugar a dudas.

No obstante, para los profanos en la materia, es necesario precisar que en la actualidad existen dos tipos de programas: los que están en la nube o los software cloud y los que almacenan los datos en los propios servidores de las empresas que los van a implantar. Técnicamente estaríamos hablando de los cloud computing y de los software on-premise.

La diferencia fundamental entre ellos, terminologías al margen, reside en el lugar donde se van a alojar los datos y dónde van a ser ejecutados estos programas. Aclarado esto, atención a las razones por las que te recomendamos, sin lugar a dudas, los programas instalados en la nube y controlados por las empresas proveedoras.

La seguridad

Es uno de los aspectos esenciales para los empresarios y no es de extrañar. Sabedores de que en la actualidad, y más que nunca, la información es poder, hay que poner el foco en la seguridad. En este sentido, tener un software cloud ahorra trabajo, supone no tener que hacer copias de seguridad y proporciona un ahorro en costes de mantenimiento.

La contratación del producto en la nube ya trae incluida la tarea de este tipo de servicios. Se garantiza la seguridad. En todos los casos es comprobable cómo para todos los proveedores la seguridad es prioritaria, sabedores de que se trata de una de las cuestiones esenciales a la hora de elegir un producto u otro.

Nada de actualizaciones

En los sistemas en los que se almacena en escritorio, es el propio almacén el que se tiene que encargar no solo de esas copias de seguridad, sino de las actualizaciones, renovación de licencias, etc.

Los sistemas online, por el contrario, actualizan de forma automática, sin necesidad de perder el tiempo en estas cuestiones. Incluso, las actualizaciones se realizan en segundo plano, pasando del todo inadvertidas.

La sencillez y el precio

Con la llegada de los software cloud llegó el fin de la necesidad de contar con equipos con la potencia suficiente para ejecutar los programas sin presentar problemas. Los sistemas online son más baratos porque son más sencillos; ahorran tiempo a la empresa o al almacén y ya se encargan de las instalaciones, del mantenimiento y de las renovaciones de las infraestructuras.

La imposibilidad de que existan incompatibilidades entre los archivos de los almacenes y el programa en el caso del sofware cloud añade más sencillez a este tipo de programas si cabe.

El software para gestión de almacenes ya no es el futuro. Es el presente de quienes quieren permanecer y ser competitivos.

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