Software de gestión documental en la nube

Software de gestión documental en la nube, características y ventajas de su uso

El uso de un software de gestión documental en la nube se ha convertido casi en una obligación para todo tipo de empresas. La posibilidad de unir un espacio de almacenamiento virtual con los documentos que genera tu negocio no deja de convertirse en una alternativa perfecta para evolucionar.

A continuación, repasamos por qué este tipo de programas es tan necesario y cuáles son sus ventajas principales.

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¿Qué se le puede exigir a un software encargado de la gestión documental de una empresa?

Aunque se han convertido en una tendencia bastante popular, hay que delimitar una serie de características imprescindibles para que la elección sea la correcta. Es adecuado realizar un estudio previo para conocer cuáles son las características de la empresa y cuáles son las mejores alternativas a su alcance. Confiar en aquel programa que ofrezca las siguientes opciones es siempre recomendable.

Compartir la información fácilmente

Tanto para tus empleados como para tus clientes, la posibilidad de subir cualquier tipo de documento a la nube es imprescindible. Se busca así la inmediatez, el ahorro y la rapidez de poder revisar una información concreta en cualquier momento.

Conseguir la aprobación de un documento por parte de los empleados o del cliente

Imaginemos que hay que repasar un plan de viaje o que hay que enviarle una factura al cliente. Si se sube a la nube cualquiera de estos documentos y se permite su edición, podrá modificarse hasta lograr el texto definitivo. Así, el flujo de trabajo es mucho más adecuado, se gana tiempo y se evita el caer en el error de la relación unilateral entre la empresa y el trabajador o el cliente.

Poder recibir notificaciones de forma automática

La idea es poder avisar a los profesionales correspondientes de que deben consultar, revisar, modificar o cambiar el nuevo documento que acaba de subirse a la plataforma. Así, es mucho más sencillo informar de manera inmediata a cualquier persona y avisarle de que se necesita su colaboración en un proceso determinado.

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Crear metadatos específicos para cada documento

La posibilidad de firmar, añadir una nota o fecha, especificar una fecha de vencimiento o acciones similares es siempre importante. De hecho, cada documento tiene una vigencia y un objetivo que hay que respetar para que su gestión sea mucho más acertada. Teniendo siempre en cuenta que no estamos ante elementos fijos, resulta más sencillo lograr aumentar la adaptabilidad de los profesionales de una empresa a distintas situaciones o requerimientos especificos.

Respetar las versiones anteriores de cada archivo, pero con la posibilidad de la edición

Las personas que vean un documento a modificar podrán hacer cambios, pero no podrán alterar el archivo original. Esta opción es fundamental para conocer el texto original y ver cómo ha ido evolucionando tras pasar por los distintos departamentos de la empresa.

Diseñar recordatorios específicos

El cumplimiento de los plazos a la hora de entregar un trabajo o de aprobar algún tipo de documento es esencial para el correcto funcionamiento de una empresa. Confiar en una alternativa que permita crear recordatorios específicos para cada trabajador que puedan enviarse a su dirección de correo electrónico es una manera excelente de lograr los mejores resultados, de planear mejor la jornada laboral y de aumentar la eficacia de cada empleado.

Un motor de búsqueda eficaz

El programa no solo ha de servir de biblioteca, sino también de fuente de consulta continua. A mayor rapidez en el motor de búsqueda, más posibilidades tendrás de encontrar un documento concreto en menos tiempo y de poder seguir trabajando con normalidad.

La alternativa de crear una jerarquía entre los usuarios del programa

Es siempre adecuado repartir los roles correspondientes entre los trabajadores para que tengan acceso a la información y puedan, o no, según su perfil, modificarla de la forma adecuada.

Accesibilidad

Si usamos la nube es, precisamente, para que todos los documentos estén accesibles en cualquier momento. La compatibilidad con todos los dispositivos y sistemas operativos ha de ser máxima. Con apenas un clic, o pulsando una pantalla, debe ser posible consultar el documento necesario para ese trabajador o cliente que la necesite o solicite. Esta característica es fundamental para la correcta gestión documental de la empresa.

La posibilidad de crear una copia de seguridad

No es positivo trabajar sin red. Las copias periódicas de seguridad en un disco duro externo permiten no perder información y tener siempre acceso a la misma.

El cifrado de los documentos

La tecnología SSL es siempre importante para evitar que los amigos de lo ajeno tengan acceso a una información que ponga en riesgo la seguridad de los clientes de una empresa. La posibilidad de colocarle una contraseña a cada documento es siempre interesante para evitar daños irreparables en el sistema de seguridad instalado.

¿Cuáles son las ventajas de la instalación de un programa con estas características?

En plena transformación digital de las empresas, seguir usando un sistema anticuado es la mejor manera de perder competitividad. Conseguir aumentar la velocidad en las consultas de cualquier documento y la accesibilidad son alternativas que no deben pasarse por alto para aprovechar mejor cada jornada laboral.

Otro aspecto importante es el ahorro que se consigue. El almacenamiento en papel y su gestión conllevan una serie de gastos que podrían reducirse hasta en un 70 %. Además, el uso de este tipo de programas se convierte en una apuesta decidida por la sostenibilidad y la ecología, lo que podría mejorar la imagen pública de la compañía.

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En lo que respecta a los efectos directos sobre el día a día en la empresa debemos citar las siguientes ventajas:

· No es necesario ser experto en informática

Para usar correctamente el programa. En la mayoría de los casos, el panel de control es siempre sencillo de entender. Las actualizaciones del sistema son automáticas, por lo que solo hay que limitarse a conocer sus características y a sacarle el máximo partido posible.

· Un sensible aumento de la productividad

Al tener el trabajador la información que necesita consultar en una plataforma concreta, siempre podrá consultarla sin tener que reenviarle mensajes o sin tener que ir a un ordenador a repasar lo que se le ha solicitado.

· La información siempre está protegida

La nube garantiza que cualquier tipo de fallo técnico en los ordenadores evite afectar a los datos almacenados. La consulta directa e inmediata está siempre garantizada.

· El uso de claves aumenta la seguridad

A cada documento solo podrá acceder la persona a la que se le facilite la clave correspondiente. Aparte de ser segura, esta medida garantiza que cada departamento se encargue de un proceso concreto, lo que conlleva que se aproveche mejor cada jornada laboral.

· Evita procesos complicados en la relación entre proveedores y clientes

Teniendo en cuenta la ventaja anterior, cada cliente y cada proveedor tendrá su clave determinada. Así será mucho más sencillo consultar su carpeta específica para conocer cuál es el estado del proceso de compra o de venta y seguir el orden establecido en estos casos para terminar con el mismo.

· Coordina mejor el funcionamiento de los distintos departamentos

Tener acceso a la documentación que comparten evita la pérdida de tiempo de trabajo. La relación entre departamentos es mucho más fluida, se evita la duplicidad y se consigue una mayor unión a la hora de afrontar cualquier tipo de trabajo.

· Evita el mantenimiento, la revisión y la limpieza

del espacio de almacenamiento de los documentos. Bien sea por el propio archivo de la empresa o bien por tratarse de un espacio de trabajo de reducidas dimensiones, el lugar donde se almacenan los documentos puede convertirse en un problema de difícil solución que, por lo general, ocupa el 15 % del espacio disponible. Este tipo de programas permite crear un espacio de trabajo mucho más amplio, cómodo y fácilmente adaptable a las necesidades de la plantilla de trabajadores. Además, supone un considerable ahorro anual en lo que respecta a los gastos generados por el consumo de luz y servicio de limpieza del archivo.

· Un ahorro considerable

Cada programa con estas características es escalable y se amolda con facilidad a las necesidades de cualquier empresa. Los planes de precios son tan adecuados como asequibles, por lo que apenas hay ya excusas para no decidirse a confiar en su indudable eficacia. La modalidad de pago SaaS (software as a service) es siempre adecuada para pagar una cuota mensual fija.

· El control total de la información

Cualquier modificación, por mínima que sea, puede anotarse y especificarse de manera inmediata. El tener acceso al sistema desde cualquier dispositivo y en cualquier momento es la mejor confirmación de que nos encontramos ante un tipo de programa imprescindible para cualquier empresa que quiera competir en igualdad de condiciones con las de su sector.

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· Fomenta el teletrabajo

El mercado laboral sigue evolucionando y las previsiones confirman que más del 80 % de los trabajadores no tendrán que acudir a una empresa determinada de aquí a un máximo de dos años. Considerar que la productividad de un empleado aumenta por estar más tiempo en la oficina es una idea que hay que comenzar a abandonar por obsoleta.

La gestión documental en la nube, ¿por qué es imprescindible?

La nube en Internet se ha convertido en una herramienta de enorme utilidad para una empresa. Entre las ventajas del uso de un programa como el que se viene describiendo con almacenamiento en la nube, podríamos mencionar las siguientes:

· El aumento de la rentabilidad

Gracias al ahorro que supone, el empresario consigue, por menos dinero, aumentar la capacidad de trabajo de sus trabajadores, ya que estos no tendrán que permanecer en la oficina o volver a ella para consultar un documento.

· La mejora de la seguridad

El gasto en medidas de seguridad para evitar la acción de los delincuentes cibernéticos siempre va en aumento. Contar con un sistema de almacenamiento que vaya actualizando automáticamente su seguridad permite ahorrar costes y, sobre todo, proteger mejor la información de la empresa. Se debe subrayar la posibilidad de contratar una nube privada (creada específicamente para una empresa) o híbrida. De las circunstancias de cada empresa dependerá siempre la opción que deba elegirse.

· Un programa con diversas utilidades

Si bien es posible escoger exclusivamente un gestor documental, este apartado puede formar parte de un catálogo mayor de servicios, por lo que con un único pago también es posible mejorar otros aspectos de la empresa.

· La automatización de los procesos

Generar facturas, subir informes o enviar documentos informativos a clientes y trabajadores es mucho más sencillo gracias a un gestor con base en la nube.

· El cloud computing clasifica, evalúa y crea los metadatos de cada documento, por lo que resulta más que eficaz también para lograr ordenar, de forma más correcta, toda la documentación que genera una empresa semanal, mensual, trimestral o anualmente.

No es solo una opción, sino una obligación legal

La ley obliga a las empresas a que lleven a cabo un tipo de gestión específica de sus documentos. La norma ISO 15489-1:2001 añade que esta ha de ser eficaz y rápida. Es decir, cualquier persona relacionada con una empresa tiene derecho a solicitar un documento concreto y a que el mismo se le entregue en el menor tiempo posible. De lo contrario, la compañía podría ser demandada por incumplimiento de la ley.

Así, la adquisición de un programa de gestión documental con base en la nube es siempre una decisión acertada para convertir la gestión empresarial en un proceso más sencillo. Además, permite llevar un control más acertado de la información generada, facilitando el acceso a la misma por quien pudiera necesitarla.

Conclusión

Un buen software de gestión documental es, sin lugar a dudas, uno de los pilares más importantes para conseguir que una empresa siga avanzando sin temor a que su competencia directa termine superándole. Confiar en este tipo de propuestas es tan aconsejable como imprescindible si lo que pretendes es llevar a cabo una transformación digital eficaz y acorde a las exigencias de la clientela potencial de tu negocio.

¡Vamos, cuéntaselo a todos!

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