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Servicio de diseño de software cloud

Las empresas ágiles tienen máximo control en cada parte del negocio. Te proponemos soluciones y servicios software que te ayudarán a ser más ágil, que te permitirán tener tus procesos, tareas y equipos controlados además de ahorrar en tareas repetitivas.

  • Cloud native
  • Mobile first
  • Software integration
  • Cybersecurity
  • Cost-Effective
  • Data Catalog

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Software sencillo pero potente para crear presupuestos y facturas rápido y de forma controlada.

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Desarrollamos soluciones software en la nube para controlar más tu negocio y ser más eficiente
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Empresa de diseño y desarrollo de software

Llevamos a cabo el diseño, desarrollo y lanzamiento del software que permita a tu negocio ser más ágil y eficiente.
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Las empresas deben ahorrar tiempo en sus procesos y empleados. Deben ser capaces de mejorar sus ratios y así podrán ser más competitivas
Actualmente, la mayoría de las soluciones informáticas pasan por el cloud. Realmente, ¿sabes en qué consiste y conoces sus enormes ventajas? El desarrollo de software cloud ha sido una de las fuentes de ingresos más importantes para las empresas de tecnología. La palabra cloud significa nube y en términos de informática nos referimos a los servicios de computación que se ofrecen a través de internet. Por lo tanto, estamos ante el complemento perfecto que aporta valor al negocio, simplificando el manejo de la infraestructura que encierra. Internet no empezó a ofrecer mayor capacidad de ancho de banda hasta los años 90, por ese motivo la computación en la nube ha sufrido un desarrollo más tardío. Y no fue hasta finales de 1999 cuando empezaron a llegar aplicaciones empresariales a través de una web simple. Hay varios tipos de cloud computing: - privada, cuando atiende exclusivamente a una organización; - pública si tenemos en cuenta que la infraestructura está abierta al público general; - híbrida, cuando es una mezcla de las dos.

Tipos de software en la nube

A continuación, vamos a describir los diferentes tipos de modelos de software en la nube que proporcionan servicios virtuales, almacenamiento y base de datos dentro de una plataforma centralizada que permite el diseño, la implementación y el mantenimiento de las aplicaciones creadas por los desarrolladores. 1.SaaS (Software as a Service) Este tipo de aplicación se gestiona por un tercero y se consume como un servicio directo desde el navegador web. Del inglés software as a Service (SaaS), es una plataforma proveniente del llamado cloud computing que maneja una empresa en el ámbito de las tecnologías de la información y comunicación. Ofrece soporte al sistema y los datos se almacenan en sus servidores, permitiendo el acceso de sus clientes por internet. 2. PaaS (Platform as a Service) Del inglés Platformas a Service (PaaS), se ubica en la capa intermedia dentro de un entorno que contiene módulos (APIs). Este tipo de plataforma de desarrollo de aplicaciones es directamente en cloud. Se facilitarán las tareas de gestión y configuración. 3. IaaS (Infrastructure as a Service) Del inglés Infrastructure as a Service o Hardware as a Service, este tipo de modelo permite gestionar la infraestructura de forma remota. En lugar de pagar por el servicio que ofrece el hardware, se paga por su consumo. Lo encontramos situado en la capa inferior y ofrece almacenamiento y servicios en la red que proveerá de infraestructura y dará soporte, a la vez que implementará aplicaciones y servicios web. Se provee de una infraestructura que centraliza los recursos de la red así como los servidores, permitiendo a las empresas almacenar sus datos y ejecutar las aplicaciones que necesitan para su funcionamiento diario. También se ofrecen los denomidados hosting cloud, que facilitan el alojamiento a las webs en servidores que son virtuales y que funcionan sobre recursos que están distribuidos en servidores subyacentes. Por último, cabe destacar que este tipo de servicios incorpora una red virtual de servidores que están interconectados y que pueden utilizarse para ofrecer funcionalidades que están alojadas en un entorno cloud. 4. Backend como servicio (BaaS) del Software en la Nube Este modelo tiene muy poco tiempo de vida, es relativamente nuevo (2011). Proporciona a los desarrolladores web y aplicaciones móviles una vinculación al almacenamiento en la nube y servicios que son analíticos. Además de notificaciones push e integración en las redes sociales. Es similar a otros modelos de computación y está dirigido a unificar las aplicaciones que se realizan por los desarrolladores hacia un servicio en la nube. 5. Datos como servicio (DaaS) del Software en la Nube Del inglés Data as a Service, nos referimos a un modelo que proporciona calidad de datos, enriquecimiento de estos y servicios móviles con información precisa como textos, imágenes, sonidos y vídeos. Esta información se pone a disposición de los clientes a través de una red y aporta algunos beneficios como la facilidad de transportación de los datos de una plataforma a otra; evitar redundancias; reducir los costos por mantenimiento y entregar datos. Este tipo de tecnología ofrece un excelente ahorro y un conjunto de herramientas flexibles y sencillas que brindan mayor eficiencia en el tiempo. No hay necesidad de actualizar y dar soporte al sistema, debido a que esto lo realiza una empresa de software especializada en este tipo de servicios.

Principales diferencias entre el software tradicional y el de la nube

A continuación, explicamos algunos aspectos claves que diferencian el software tradicional del cloud:

- El costo

Cuando se compra un software tradicional hay que comprar una licencia y suele ser costosa. Mientras que con el modelo de suscripción del software cloud se adquiere a un precio más económico, pues solo se paga por el uso.

- Instalación

Otra fase diferenciadora es la instalación. El software tradicional había que instalarlo en el ordenador. Mientras que con el cloud no es necesario. Se puede abrir directamente desde el navegador mientras que otros requieren de una pequeña instalación para ejecutarlo.

- Soporte

Cuando se tenía un problema había que buscar un soporte técnico que costaba cierta cantidad de dinero. Con la propuesta cloud no es necesario dicho soporte técnico porque se encuentra en el servidor y no hay que pagar dinero si surge algún problema.

- Disponibilidad

Con el software común no puedes acceder a tu información desde otro lugar o dispositivo que no sea tu ordenador. Una ventaja primordial del software en la nube es que puedes tener acceso a la información desde cualquier dispositivo y cualquier lugar.

Ventajas del software en la nube

Puedes aprovechar las ventajas que ofrece el servicio en la nube y, a continuación, te ofrecemos sus principales beneficios.

1. No es necesario disponer de un servidor propio

No es necesario tener un servidor propio o instalar un software en cada ordenador. Asimismo, tampoco es necesario comprar uno, ni realizar un desembolso para sistemas. Cuando se instala el software en la nube solo debes darte de alta en el servicio y comenzar a trabajar, porque el proceso se realiza rápidamente.

2. Reducción de costes

Puedes ahorrarte el dinero de varias licencias, el coste de uso y mantenimiento de los servidores y el coste del software de la nube. Dependerá del tamaño de la empresa y de sus necesidades para acceder a un plan básico u optar por algo más sofisticado.

3. Potencia del software

Un servidor cloud es un equipo muy potente que se ha diseñado para mantener una gran capacidad de trabajo en tiempo real. El programa se ejecuta mucho más rápido que en un equipo de oficina. Este tipo de servidor está en constante mantenimiento y supervisión por técnicos especialistas, por lo que no suelen surgir problemas con las actualizaciones, programas incompatibles, configuraciones erróneas, etc.

4. El software en la nube es personalizable

Esta ventaja es muy atractiva para cualquier empresa porque podrá personalizar la plantilla de impresión de documentos e incluso incluir el logotipo. Se puede adaptar la configuración visual del software a la imagen de la marca y elegir las funcionalidades para adaptarlas a la forma de trabajo del negocio.

5. Actualizaciones automáticas

No deberás estar pendiente de las nuevas actualizaciones o mejoras del software ya que no hay que comprarlas o descargarlas para proceder a la instalación en el ordenador. Este tipo de software en la nube ofrece siempre la última versión disponible.

6. Flexibilidad

Si el negocio evoluciona y se necesitan más usuarios para acceder al software o más funcionalidades puedes aumentar la suscripción a medida que estas van cambiando. Si la empresa reduce su actividad, se pueden renovar los servicios y adecuar el sistema al momento actual.

7. Gestión rápida del trabajo

El software en la nube permitirá el trabajo colaborativo. Esto significa que se puede introducir información por varias personas a la vez y trabajar haciendo tareas diferentes, como crear un presupuesto o generar recibos de cobro. Un software en la nube nos ofrece la información actualizada en tiempo real, lo que permitirá revisar los documentos y acceder a la última actualización.

8. Expansión

Si se decide abrir una nueva sede en otro país o ciudad, con un software tradicional esa otra oficina tendría sus datos y habría que mandar la información por mail o algún soporte de almacenamiento externo. Gracias al software en la nube este tipo de proceso se agiliza porque todas las personas de la empresa pueden acceder a la información con tan solo un clic. Se puede estar en continuo contacto con otros puntos geográficos de una forma sencilla.

9. Acceso a los datos desde cualquier lugar

Otro de los beneficios que aporta el sistema de gestión en la nube es la posibilidad de acceder a tus datos desde cualquier dispositivo. Tanto si estás en la oficina como en otro lugar, tan solo debes tener conexión a internet para acceder a la información. Esto da lugar a no tener que llevar datos en dispositivos de almacenamiento externo, ni un portátil porque con la información en la nube puedes acceder a él desde otro dispositivo.

10. Seguridad

La seguridad es muy importante porque la información de una empresa debe estar muy protegida. Los proveedores de servicios en la nube ofrecen certificados SSL con la finalidad de garantizar un acceso cifrado y seguro. Además, existen otras certificaciones de calidad como la ISO 27001 en Seguridad de la información, la UNE-EN ISO 9001 en Gestión de calidad o la normativa Europea RGPD. Las instalaciones donde se alojan los servidores tienen sus propias normas de protocolo y se incluyen copias de seguridad para no perder los datos. Como hemos explicado, el uso de este tipo de software ofrece una mejora en muchos de los procesos de negocio. Las pymes son las que más se benefician, porque tienen a a su alcance las mismas posibilidades que antes solo tenían las grandes empresas. Cuando un empresario está en constante movimiento lo mejor es plantearse tener la información de su negocio en la nube por la facilidad de acceder a los datos desde cualquier lugar y dispositivo.

Amazon Web Services, un caso de éxito

Unos años atrás, la prensa lanzaba la información de que el secreto de las cifras de Amazon tenía mucho que ver con el mundo cloud. Amazon Web Services (AWS) ofrecía un número de servicios cloud computing donde las empresas se ahorraban en infraestructura y solo pagaban lo que consumían. Actualmente, Amazon Web Services es la plataforma en la nube más completa en el mundo al ofrecer más de 175 servicios integrales de centros de datos a nivel global. Tanto empresas emergentes como compañías grandes y organismos gubernamentales están usando AWS para reducir sus costos y ser mucho más ágiles. Amazon consiguió crear programas específicos para sistemas operativos que simplificaban el trabajo de un programador, al no tener que escribir códigos desde cero. De este modo, el informático puede usar funciones para interactuar con el programa. Este tipo de interfaz permitía a terceros recoger o recopilar información sobre los productos y los precios y así clasificar las ventas. Al compartir la información, Amazon estimulaba a muchos programadores y generaba un grupo de trabajo interno en la compañía. En el año 2006, la compañía despegó y lo que comenzó como un experimento le llevó 10 años después a tener más de un millón de clientes en 190 países y en 28 centros de procesos de datos. Amazon fue la primera compañía en marcar tendencia en el mercado y ofrecer el alquiler de máquinas virtuales tanto a empresas como particulares. Las empresas ya no tenían que invertir mucho dinero en contratar ingenieros o comprar material. El disco duro de Amazon es uno de sus productos estrella al permitir guardar ficheros en un disco externo e ilimitado. El EC2 es otro servicio de éxito porque ofrece una estructura de servidores "elástica" donde se paga por el uso de la CPU. Para concluir cabe destacar que el desarrollo de software en la nube ha revolucionado la industria y ofrece mayores ventajas a las pymes, haciéndolas mucho más competitivas en el mercado al disponer de una tecnología siempre actualizada.
La elección del software de gestión para pymes o para cualquier otro tipo de empresa es una decisión importante y no siempre fácil. Debes tener en consideración muchos aspectos, a menudo desconocidos, que serán el motor de toda la organización. En el presente artículo, abordaremos los puntos más importantes que has de tener en cuenta para no equivocarte en la elección del mejor software de gestión para tu empresa, así como para resolver posibles dudas acerca de la utilidad de este en el presente y futuro desarrollo de tu actividad empresarial.

¿Qué es el software de gestión para empresas?

Cuando hablamos de software de gestión, hacemos referencia a un programa que constituye la clave digital básica para asegurar el buen funcionamiento del negocio. En concreto, podemos definirlo como un sistema informático integrado por múltiples herramientas que, individualmente, permiten desarrollar y ejecutar tareas administrativas y, en su conjunto, simplifican procesos y funciones operativas, productivas y burocráticas. Así, dicho mecanismo, no solo te permite obtener todo tipo de información en cualquier momento, sino que también se convierte en una guía esencial para que tomes decisiones empresariales importantes.

¿Por qué debería tu empresa tener uno?

La respuesta podría ser tan sencilla como clara: para conseguir competitividad, organización y control. Sin embargo, seguramente existen muchos más motivos para apostar por la introducción de un software de gestión en la empresa. Para muchos, lo más provechoso es el control y autonomía que estos programas ofrecen a los usuarios. Tal y como se comentará más adelante, mediante estas herramientas digitales puedes controlar la mayoría de movimientos de tu negocio y reducir considerablemente el riesgo en la toma de decisiones. Por ejemplo, para conocer la trazabilidad de los productos, mantener el contacto con los proveedores o controlar cada paso en una cadena de producción. Por otro lado, estas aplicaciones informáticas aportan versatilidad y una cierta libertad de movilización, en el caso de que elijas la modalidad de gestión que utiliza la nube. Esto es debido al hecho de que te permite ejecutar y tomar decisiones de manera remota y a través de un ordenador, móvil o tableta. Otro motivo muy importante para decidir usarlo es que no solo es efectivo para grandes empresas, sino que también sirve a micro o pymes para hacer crecer tu negocio usando los recursos mínimos y de la manera más rentable.

Gestión para pymes: cómo elegimos el mejor programa

Como muchos aspectos técnicos y tecnológicos, siempre hay que particularizar antes que generalizar, ya que existen múltiples y diversos casos de organización con necesidades e intereses muy distintos. Sin embargo, hablando del caso de las pymes, lo primero que debemos tener en cuenta es diferenciar si buscamos incorporar el programa para impulsar y desarrollar la empresa desde cero o si, en cambio, la introducción del software responde a un objetivo de mejorar la eficiencia y productividad del negocio. El tiempo es un factor importante que muchas veces se olvida. Hablamos del tiempo de implantación del sistema de gestión de la empresa. Si compras el programa y lo vas a poner en marcha por primera vez, su instalación es relativamente sencilla. Sin embargo, si se trata de un cambio de programa, puede suponer un mayor grado de complicación. En este caso, has de saber que puede llevar años a una empresa pulir un programa en función de sus requerimientos y necesidades exactas. Además, hay que sumarle el tiempo de instalación, traspaso de datos, puesta en marcha, comprobación y el periodo de formación y entrenamiento de los empleados que lo van a usar. Aproximadamente, se calcula que un año es el tiempo óptimo para que una compañía pueda empezar a notar cambios y pueda recoger los primeros frutos. Otras, en cambio, tardan más en lograr los primeros beneficios. Esto puede ser debido a las características de la empresa o bien al tipo de software elegido. Este, al ser muy sofisticado, puede tardar más tiempo en lograr resultados. Sea como sea, la decisión de incorporar un software de gestión convertirá, a corto y largo plazo, a las empresas en agentes mucho más eficientes y competitivos respecto a sus principales competidores en el mercado. Un punto sobre el que existe un consenso profesional y que influye en la decisión del software es conocer y determinar las áreas funcionales de la empresa que se quieren cubrir y reforzar mediante el programa. Es decir, el software será distinto en función de si debe encargarse de temas administrativos, como serían, por ejemplo, la facturación y la contabilidad o si, en cambio, también se le exigen funciones de CRM, gestión de clientes o compras. Sin embargo, y por el hecho de que el programa es modular, siempre estarás a tiempo de ir añadiendo e incorporando más módulos de acción a medida que tu empresa los necesite. Al lado de esta decisión, es importante que consideres también la elección entre un software estándar, parametrizado o, por el contrario, hecho a medida. Rápidamente, y a grosso modo, una modalidad estándar nos ofrece mayor rapidez de instalación, facilidad de utilización y, por lo tanto, ahorro de costes. Sin embargo, puede que no se ajuste 100 % a los requerimientos de la empresa y que algunos aspectos o áreas funcionales no queden totalmente cubiertas. Precisamente por este motivo, existe el modelo parametrizado, el cual permite adaptar ciertas funciones a las necesidades de cada negocio sin dejar de lado el esqueleto básico y sencillo del modelo estándar. Por último, existe la posibilidad de desarrollar un programa a medida y, por lo tanto, crearlo desde cero en función de las necesidades y requerimientos de cada negocio. Si bien es altamente efectivo, también has de considerar su elevado coste, el tiempo de desarrollo e implantación y la total dependencia del negocio con la empresa creadora del software. Relacionado con el punto anterior, otro aspecto importante que has de considerar a un nivel más técnico es el de escoger el software en función de la curva de aprendizaje de este. Es decir, si, por ejemplo, has elegido un programa hecho a medida, habrá que considerar el tiempo que se dedica a enseñar al empleado en cuestión cómo funciona el programa hasta que este demuestre haber adquirido las capacidades básicas de dominio del mismo. En cambio, es más posible que, si escogemos un software estándar o parametrizado, el usuario ya conozca o haya utilizado alguna vez el mismo modelo de programa en otra compañía (o muy parecido) y, por lo tanto, el tiempo de aprendizaje sea menor. En la mayoría de las empresas, hay varios cambios de personal y el coste, tanto temporal como económico, que se destina a dicha formación es un factor fundamental que no debes obviar a la hora de tomar dicha decisión. También es muy importante detallar las necesidades técnicas para la implantación del paquete de software. Dicho de otro modo, es imprescindible que te preguntes qué equipos y hardware tienes a tu disposición, cuál necesita tu negocio y, finalmente, cuál es la estructura de comunicaciones necesaria si hay distintas sedes. Asimismo, también sería bueno tener en cuenta posibles escenarios futuros. Por ejemplo, si la empresa crece, qué se precisa que haga el programa: que aumente su complejidad (no solo en términos de funcionalidad, sino también de tamaño para recibir y albergar muchos más datos) o si, en cambio, dada esta situación, se optará por cambiar totalmente el software y apostar por otro más potente. Por último, recuerda que, al elegir el programa, no debes perder nunca la perspectiva de que, en definitiva, este deberá ser utilizado por los empleados del negocio. Así, hay que tener en cuenta varios aspectos relacionados con la usabilidad y productividad. El software debe ser ágil, fácil de manejar e intuitivo, pero, a la vez, responder de forma eficiente para conseguir los objetivos de productividad tanto de los empleados como de la empresa en general. Como has podido comprobar, no es una decisión nada sencilla, por eso es importante a la vez que muy beneficioso tomar la decisión con los distintos encargados de las áreas o departamentos que van a utilizar dicho software. Si hay diferentes personas evaluando el programa en conjunto, es mucho más probable que no se olviden las necesidades o los aspectos más importantes a considerar para la implantación de este. De hecho, la mayoría de compañías desarrolladoras de software ofrecen la posibilidad de probar el sistema de gestión empresarial durante un periodo de tiempo antes de su compra e instalación.

¿Local o en la nube?

Este es, probablemente, otro de los debates más populares a la hora de elegir el mejor software para empresas y, en concreto, para pymes. Es muy frecuente pensar que la versión local es la más adecuada para aquellas empresas que trabajan básicamente en una oficina y que, por lo tanto, no tienen necesidad de movilización. Por otra parte, la nube es más utilizada entre las empresas cuya actividad requiere desplazamientos o una dinámica diferente y no siempre afincada en un mismo sitio. Sin embargo, existen muchos más aspectos que has de considerar. Uno de los mitos que suele alejar a las firmas de este modelo es el hecho de que trabajar en la nube supone un coste mucho más elevado (por lo menos, como inversión inicial). No obstante, si se calcula bien su implantación, podemos observar que en esta modalidad no se requiere una gran potencia de los servidores y que no existe una dependencia a nivel temporal para trabajar. El único requerimiento es tener conexión a Internet. Otro aspecto a conocer es que la nube, en la gran mayoría de los casos, va asociada al pay for use, es decir, al pago por uso. Gracias a esta forma de desembolso, puedes optimizar de manera notable los recursos, pues solo se paga por aquellos que utilizas. A corto plazo, el software en la nube es mucho más rentable y, a medio plazo, su implementación en las instalaciones y con el propio hardware de la empresa permite amortizar los gastos. No obstante, con el tiempo y con la necesidad de renovación de los equipos, es posible que vuelva a incrementarse su coste, aunque sin dejar de formar parte del ciclo en el que, en meses, se habrá amortizado. A su vez, con la nube es mucho más sencillo experimentar un crecimiento. Por ejemplo, si nuestro negocio ha tenido un crecimiento exponencialmente rápido, necesitaremos de manera urgente incorporar más funcionalidades, usuarios y espacio. Gracias al hecho de ser online, solamente tendremos que entrar en el panel de gestión del software y comprar o contratar más funcionalidades que inmediatamente se añadirán al programa. Del otro modo, en la versión local, se precisaría una instalación manual en el equipo que retrasaría notablemente el funcionamiento y la actividad de la empresa. Lo mismo sucedería en el caso de las actualizaciones y del mantenimiento del programa. Otra interesante ventaja de tener el programa en modalidad de nube es que ofrece mejores condiciones de trabajo enfocadas a los empleados. De hecho, existe más flexibilidad y facilidad para conciliar la vida laboral y la familiar, lo que permite atraer más talento hacia la empresa. En cambio, según distintos estudios psicológicos sobre el ambiente y el clima organizacional, el software local puede, en muchos casos, llegar a bloquear el desarrollo de las capacidades de los trabajadores y, en consecuencia, limitar de forma notable la capacidad de maniobra de la compañía empresarial. Por todo lo apuntado anteriormente, la decisión de implementar un programa de gestión para pymes no debe ser visto como un gasto o un coste extra para la empresa, sino como una inversión. Una apuesta que permitirá facilitar los trámites administrativos del negocio y agilizar de manera muy notable la mayoría de los procesos internos, ya que el margen de error al basarse en un programa informático es mínimo y fácilmente identificable. En conclusión, queda claramente demostrado que un adecuado software de gestión para pymes supondrá para tu empresa un gran número de beneficios económicos y prácticos, además de reducir de forma considerable el tiempo de ejecución y la aparición de problemas.
Vivir en la era digital cuenta con muchas ventajas. Una de ellas, la posibilidad de digitalizar todas las áreas de una empresa con el fin no solo de optimizar el control, sino de que ese control incida de manera directa en la producción. Sumarse a ciertos avances tecnológicos es, además, la única manera de desmarcarse de la competencia, cuando esta es feroz. La implementación de un software para gestión de almacenes es un claro ejemplo. Marcar la diferencia, pues, en una empresa es condición indispensable para repuntar, pero para ello hay que subirse al tren de los avances tecnológicos. De los nuevos programas, de la nueva manera de gestión. Nunca antes ha sido tan sencillo emprender. Asimismo, tampoco ha sido nunca tan fácil fracasar. Las cosas no consisten en montar una web. Consisten en dar un servicio, en buscar la excelencia y en estar a la altura. Veamos cómo se aplica todo esto a un almacén.

Lo que hay que saber de un software para gestión de almacenes

Empezando por el principio, es necesario definir o aclarar qué es un software de gestión de almacenes. Se trata de un programa informático diseñado con el fin de administrar y controlar todas las operaciones o transacciones que se llevan a cabo en esos almacenes. Informatizar esas tareas cotidianas con el fin de controlar, pero también de obtener de una manera simple e instantánea datos de ese almacén y de su operatividad. La obtención de esos datos supone contar con una información esencial a la hora de optimizar esa gestión. Una optimización destinada a traducirse en un aumento de la productividad de tu empresa.

Los motivos por los que instalar un software de este tipo en un almacén

Otra de las cuestiones esenciales que debes conocer de este asunto es que estos programas se conocen como ERP o, lo que es lo mismo, sistemas de planificación de recursos empresariales. Aunque existen muchos programas de este tipo en el mercado, lo habitual es encontrar programas formados por módulos diseñados para las distintas áreas de una empresa o almacén: inventario, envíos, horarios, compraventa, etc. Los motivos de la implantación de estos sistemas o programas para la gestión de un almacén pueden ser infinitos. Sin embargo, existen tres motivos o tres razones fundamentales para implantarlos 1. Optimización de un almacén En un solo clic, los trabajadores de un almacén tendrán acceso a información de interés acerca de la operatividad que se está llevando a cabo. Esta información puede ser increíblemente útil para mejorar esa operatividad, dado que agiliza y mejora el acceso a la información y a los datos. La toma de decisiones se vuelve más rápida, así como otros aspectos en los que tengan que ver los datos, independientemente de la índole de estos. Actuar, evaluar y prever son las principales acciones que se van a beneficiar del acceso inmediato a los datos, cuando el margen del error se reduce considerablemente; entre ellos, las duplicidades. 2. El control pasa a ser absoluto Una de las cuestiones que más merman el trabajo de un almacén y que inciden de manera negativa en la producción es la falta de control. La situación contraria en almacenes solo puede suponer el efecto contrario: el aumento inmediato de la productividad. Integrar este tipo de programas supone implantar un sistema de control, pero también de trazabilidad en todas las fases existentes en cada caso. En este sentido, es importante recordar que en la mayoría de este tipo de sistemas existen distintos módulos entre los que puedes escoger. Ni todos los almacenes son iguales ni mucho menos todas las acciones en ellos son las mismas. En cualquier caso, se controlarán las fases existentes en un almacén desde la primera de ellas hasta que el cliente recibe el producto. Cuando hablamos de control, lo hacemos en el más amplio sentido de la palabra: pedidos, organización de estos pedidos, ventas, inventario, producción o la administración de recursos humanos, entre otras. Automatizar todas las tareas, especialmente las más complejas, es donde reside principalmente ese control. Si a eso se añade la circunstancia de la optimización del tiempo y el ahorro de tareas para los trabajadores, llegamos a otra ventaja colateral del control: la posibilidad de destinar el tiempo y el esfuerzo de los trabajadores a otros aspectos del trabajo en el almacén. Todo ello en una ecuación solo puede tener un resultado posible: el aumento de la productividad de tu almacén. Finalmente, y en este sentido, automatizar no solo supone control y ahorro, sino que disminuye -precisamente por la ausencia del factor humano en algunas tareas- la posibilidad o el margen de error. ¿Cuánto cuestan anualmente los errores en un almacén a la empresa? Solo la respuesta a esta pregunta ya justifica por qué es más que necesario implantar un software de este tipo en un almacén en la actualidad. 3. Incremento del rendimiento Como ya te hemos contado, uno de los principales problemas a los que se enfrenta cualquier empresa en general, y los almacenes en particular, son los errores. La duplicidad y la falta de comunicación entre departamentos son algunos de los más frecuentes. La implantación de este tipo de sistemas hace que esta clase de situaciones deje de producirse, puesto que la información pasa a estar informatizada. Una circunstancia que rompe con la falta de comunicación, agilizándola. Por otro lado, mejora la eficiencia y disminuye los errores. Todo esto, llevado a la práctica, se traduce en una disminución de los costes, pero también en un aspecto esencial hoy en día: fortalece la imagen de la empresa a través de su almacén. Un fortalecimiento que ayuda, a su vez, a marcar esa diferencia con respecto de la competencia y que genera un efecto en cadena. Un fenómeno interno que mejora el rendimiento, pues aumenta, a su vez, los beneficios de un almacén.

Las principales funciones de este tipo de software

Aunque en el mercado existen diferentes tipos de ERP, todos ellos integrados por diferentes módulos, lo cierto es que, en líneas generales, todos cuentan con funciones más o menos parecidas. Denominadores comunes más o menos útiles dependiendo del tipo de almacén del que estemos hablando. Es decir, dependiendo de si se trata de un almacén de transportes o de un almacén de una tienda online, se podrá elegir entre un sistema u otro. Ambos son almacenes, pero las tareas son diferentes. Sin embargo, en muchos de estos programas existen opciones comunes a las que sumar otras más específicas: - La optimización de espacios. - La reducción de costes de almacenaje. - La búsqueda de productos. - El control de todos los movimientos del almacén. Todo en tiempo real. - La posibilidad de visualización de las entradas o de otras labores como reposiciones o etiquetados. - La monitorización de los pedidos: preparación, recepciones, envíos... - La monitorización de las esperas y del grado de satisfacción de los clientes. - El control de fechas, como las de caducidad. Estos son solo algunos ejemplos de las funciones que ponen al alcance de la mano de los almacenes este tipo de sistemas. Opciones útiles en la mayoría de ellos, pues existen sistemas más específicos o módulos adecuados al sector al que pertenezca esa instalación. Disponer de un software de este tipo en un almacén no cabe duda de que cambia de manera inmediata e integral la dinámica de trabajo. Una dinámica que puede ser más fluida, aun eligiendo el mejor programa en cada caso. Para ello hay que definir cuáles son las necesidades en cada caso, teniendo en cuenta la tipología. Buscamos conseguir unas funciones básicas, empezando por la optimización de almacenaje. En este sentido, contar con una función que se encargue de esta cuestión te ayudará a localizar, por ejemplo, un producto de una forma más rápida y eficiente. ¿Se realizan ventas en tu empresa? Entonces, será otro de los aspectos a tener en cuenta. Si es un almacén en el que se producen entradas de productos que permanecen hasta ser entregadas en puntos de venta, habrá que contar con un sistema que controle estos productos. Este planteamiento facilitará al almacén toda la información necesaria referente a su stock. Tenerlo al día no solo supone control, sino también rápida capacidad de reposición: existencias, pedidos o albaranes, entre otros, en un solo clic. El control de las salidas es otro aspecto esencial. Qué productos, la cantidad, dónde van o cómo van hasta el cliente o el destino son algunos de los aspectos que se pueden controlar con la instalación de determinados módulos. Tener control sobre este proceso de principio a fin es otro de los ejemplos de las funciones de este tipo de programas. Todas ellas son funciones sumamente útiles en un momento en el que se trabaja con fórmulas antes impensables, como el producto bajo demanda. Este es un tipo de trabajo en el que el control y la contabilidad cobran otra dimensión. Se trata de posibilidades relacionadas todas ellas con la logística. Una palabra que los expertos saben que no produce ingresos, pero que sí genera gastos. Esta es una circunstancia que pone sobre la mesa nuevamente las razones por las que la implantación de este tipo de sistemas no es un lujo, sino una necesidad. Minimizar los costes de la logística afectará a los beneficios de tu empresa y ayudará a esa imagen de marca tan importante para ese desmarque del que te hemos hablado en diversas ocasiones.

Software cloud vs esctritorio

Una vez que un almacén se ha decidido por la instalación de un ERP, entra en juego el eterno dilema que tiene una fácil respuesta: software cloud, sin lugar a dudas. No obstante, para los profanos en la materia, es necesario precisar que en la actualidad existen dos tipos de programas: los que están en la nube o los software cloud y los que almacenan los datos en los propios servidores de las empresas que los van a implantar. Técnicamente estaríamos hablando de los cloud computing y de los software on-premise. La diferencia fundamental entre ellos, terminologías al margen, reside en el lugar donde se van a alojar los datos y dónde van a ser ejecutados estos programas. Aclarado esto, atención a las razones por las que te recomendamos, sin lugar a dudas, los programas instalados en la nube y controlados por las empresas proveedoras.

La seguridad

Es uno de los aspectos esenciales para los empresarios y no es de extrañar. Sabedores de que en la actualidad, y más que nunca, la información es poder, hay que poner el foco en la seguridad. En este sentido, tener un software cloud ahorra trabajo, supone no tener que hacer copias de seguridad y proporciona un ahorro en costes de mantenimiento. La contratación del producto en la nube ya trae incluida la tarea de este tipo de servicios. Se garantiza la seguridad. En todos los casos es comprobable cómo para todos los proveedores la seguridad es prioritaria, sabedores de que se trata de una de las cuestiones esenciales a la hora de elegir un producto u otro.

Nada de actualizaciones

En los sistemas en los que se almacena en escritorio, es el propio almacén el que se tiene que encargar no solo de esas copias de seguridad, sino de las actualizaciones, renovación de licencias, etc. Los sistemas online, por el contrario, actualizan de forma automática, sin necesidad de perder el tiempo en estas cuestiones. Incluso, las actualizaciones se realizan en segundo plano, pasando del todo inadvertidas.

La sencillez y el precio

Con la llegada de los software cloud llegó el fin de la necesidad de contar con equipos con la potencia suficiente para ejecutar los programas sin presentar problemas. Los sistemas online son más baratos porque son más sencillos; ahorran tiempo a la empresa o al almacén y ya se encargan de las instalaciones, del mantenimiento y de las renovaciones de las infraestructuras. La imposibilidad de que existan incompatibilidades entre los archivos de los almacenes y el programa en el caso del sofware cloud añade más sencillez a este tipo de programas si cabe. El software para gestión de almacenes ya no es el futuro. Es el presente de quienes quieren permanecer y ser competitivos.
Es muy probable que alguna vez hayas escuchado hablar sobre el software de gestión de proyectos, también conocidos en inglés como Project Management Software. Son plataformas digitales creadas para la administración de todos los procesos que implica la organización de un proyecto determinado. Estas herramientas serán tus aliadas en el momento de gestionar todas las etapas y áreas en desarrollo de un proyecto grande o complejo. Estos programas no solo suelen ser utilizados para la gestión de proyectos, sino también para asignación de recursos, administración o documentación de los sistemas, control y distribución de los presupuestos, manejo de la calidad o como software para la comunicación y colaboración, entre otros.

¿De qué debe ser capaz este tipo de software?

Es muy importante que conozcas las capacidades de gestión de esta clase de programas para que puedas identificar aquel que se adapte mejor a tus necesidades de administración y planificación. Algunas de las capacidades principales y opciones que debes encontrar dentro de estas plataformas son las que vemos a continuación.

Capacidad de administrar varios proyectos

La interfaz debe proveer la opción para manejar varios proyectos simultáneamente. Es muy común que si te dedicas al desarrollo de este tipo de procesos tengas que gestionar varios trabajos al mismo tiempo, ya sean contratados por el cliente o internos de la empresa. Por esto, es vital que dentro de los servicios de administración tengas la opción de manejar varios usuarios y proyectos en curso.

Capacidad de activar y utilizar opciones avanzadas

Cuando te dedicas al manejo de varios proyectos, es necesario que cuentes con un software completo que te permita revisar de forma minuciosa cada uno de los trabajos en curso de la empresa. Esto marcará la diferencia a la hora de poder reducir el nivel de complejidad y permitir que el equipo controle óptimamente todas las partes del trabajo, como son planificación, desarrollo, producción y atención al cliente. Algunas de las opciones avanzadas que debes poder encontrar dentro de la plataforma son: posibilidad de asignar tareas del proyecto a diversos usuarios, tiempo de sesión de cada perfil activo, diagramas de Gantt para poder identificar cada tarea que se debe realizar, gestiones identificadas por un calendario de días, generación de reportes sobre la carga de trabajo de cada miembro del equipo, seguimiento de la actividad que desarrolla cada empleado, control de la comunicación entre el cliente y los gestores de procesos; generación de un histórico o registro de la entrega, y uso de materiales para el desarrollo de las actividades, entre otras.

Capacidad de adaptación y escalabilidad del software

El diseño de la interfaz del programa debe tener la capacidad de adaptarse y cambiar dependiendo de las necesidades específicas de tu proyecto. Esto se debe a que cada proceso requiere un tipo de gestión especial, que dependerá tanto de los modelos básicos (modelo de desarrollo formal y por etapas, modelo de prototipos y el modelo cascada) como, por otro lado, de los modelos iterativos (desarrollo en espiral e incremental). Según sea tu respuesta, la elección también deberá acoplarse al tipo de organización con la que se trabajará el plan: de acuerdo a presupuestos, en función de los requerimientos del cliente, tiempos establecidos y los objetivos que se esperan alcanzar. Adicionalmente, también se puede seleccionar una metodología híbrida en el caso de que la planificación lo requiera. Esto se podrá establecer de mejor forma al identificar el ciclo de vida individual de cada software, con el objetivo de personalizar el enfoque del diseño acorde a las necesidades. La escalabilidad también es muy importante, ya que permitirá que el programa crezca conforme lo haga la iniciativa sin que ello amerite el aumento del presupuesto inicial.

Capacidad de proteger los datos de la empresa

En la actualidad, la protección de datos es un aspecto prioritario para cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. Por esto se vuelve crucial la elección de un programa profesional que garantice la seguridad y privacidad de los datos, ya que durante el uso de estas plataformas de gestión se suele compartir todo tipo de información sensible.

Conoce las principales ventajas de estas herramientas de gestión

Cada vez es más habitual la integración de diversos perfiles profesionales para el desarrollo de un proyecto en común. En consecuencia, el uso de las plataformas de trabajo colaborativo es indispensable para organizar la gestión de las tareas y el desarrollo de los proyectos de forma eficiente. Por ello es fundamental que conozcas las ventajas de contar con un software que te facilite el trabajo de gestionar tareas y planes online: 1. Podrás gestionar con agilidad los plazos de entrega y la creación de nuevas tareas gracias a la opción de recordatorios programados. 2. Lograrás una mejor comunicación con todos los miembros del equipo, optimizando el trabajo y la asignación de tareas. También contarás con la ventaja de solucionar los problemas rápidamente, gracias a las opciones de chat instantáneo que proveen la mayoría de estos programas. 3. Tendrás la facilidad de gestionar las tareas en el lugar que desees gracias la funcionalidad online que te permitirá acceder al sistema desde cualquier equipo remoto o dispositivo móvil. 4. Aumentarás tus niveles de productividad gracias al diseño de estas plataformas, las cuales se centran en la tarea que se debe desarrollar, eludiendo distracciones que puedan dificultar tu trabajo. 5. Podrás compartir y agregar documentos online con todas las personas involucradas dentro de tu proyecto. 6. Disfrutarás de una plataforma que favorece el debate y comunicación entre las personas que comparten una responsabilidad en común. De esta forma se volverá muy fácil que cada una de ellas pueda aportar nuevas ideas. Estas quedarán registradas por escrito y no se traspapelarán, como suele pasar en las reuniones tradicionales. 7. Contarás con múltiples opciones, tanto de versión gratis como de pago, e incluso podrás encontrar plataformas desarrolladas en español para la gestión de planes de forma digital. 8. Identificarás en tiempo real el avance de cada tarea, verificando el cumplimiento de cada gestión incluida dentro de ella. Gracias a esto podrás agilizar la toma de decisiones en el caso de que la tarea no se ajuste a los deadlines o con los objetivos que se establecieron. 9. Te permitirá evaluar el nivel de participación y engagement de cada uno de los usuarios involucrados dentro de tu proyecto. Ello te proporcionará la opción de inspeccionar la gestión de los procesos y de las tareas pendientes. Esto a través de las opciones de generación de informes que podrás encontrar dentro de los programas. 10. Realizarás un seguimiento más minucioso de cada actividad, permitiendo la rápida coordinación de acciones para gestionar los procesos.

Importancia del software de gestión de proyectos en la nube

Para cualquier proyecto que emprendas, es ideal contar con una plataforma online que te permita verificar el avance del trabajo en el momento y lugar que quieras. Por esto, los softwares en la nube son las opciones más versátiles dentro del mercado. De esta forma podrás organizar tus tiempos de forma óptima, cumpliendo con los deadlines o plazos establecidos. Por otro lado, la versión de estos programas en la nube es ideal para aquellos trabajadores freelance que no cuentan con una oficina o puesto de trabajo fijo. Si ese es tu caso y manejas un equipo remoto, lo más probable es que te hayas dado cuenta que el email no es una alternativa viable para la gestión de proyectos. Algunas de sus principales limitaciones son la incapacidad de mantener un nivel óptimo de comunicación e información, la pérdida de la trazabilidad de los comentarios, feedback o discusiones desarrolladas, la imposibilidad de asignar tareas y realizar su seguimiento, la dificultad para gestionar los recursos y los plazos de tiempo, la falta de una opción para compartir los documentos de forma digital. Sin embargo, en la actualidad puedes beneficiarte del auge de este tipo de herramientas con versiones online que te ayudarán a trabajar de forma colaborativa. De esta manera, lograrás disfrutar de una comunicación instantánea a la vez que desarrollas tus proyectos en una plataforma con información actualizada y compartida. Algunas de las principales funciones que encontrarás dentro de estas herramientas de gestión en modalidad digital son: seguimiento de plazos y costes, intercambio de los ficheros en tiempo real, posibilidad de recibir notificaciones, facturación, opción de chat y conferencias en vivo, gestión y manejo de la relación con los clientes, etc.

Opciones de programas de gestión en la nube

A continuación te detallaremos algunas opciones de software online para la administración de proyectos. Recuerda que cada uno de ellos posee diversas peculiaridades que se adaptarán mejor a las necesidades específicas de tus trabajos.

Nozbe

Una alternativa muy completa a la hora de gestionar tus tareas y proyectos. Permite el manejo de una lista de tareas de forma eficaz y sencilla. Nozbe proporciona la opción de sincronizar tus cuentas de Evernote, Dropbox, Google calendar e incluso Twitter. También te ofrece la elección de agregar nuevas tareas y adjuntar archivos dentro de ellas. Otra ventaja de esta herramienta es la creación de grupos para el desarrollo de un trabajo colaborativo.

Toodledo

Esta plataforma es ideal para la planificación de una lista de tareas o la administración de los proyectos de tu equipo de trabajo. Esto te ayudará a organizar las acciones y responsabilidades de cada usuario según su relevancia. Por otro lado, Toodledo te proporciona un tiempo estimado para la realización de cada proyecto, y a su vez te dará sugerencias dependiendo de la prioridad, la fecha de entrega y la duración del trabajo. Además, cuenta con la opción de adjuntar archivos dentro de las tareas.

OmniPlan

Es un programa desarrollado con un diseño muy visual, dentro del cual podrás encontrar diversos diagramas de Gantt personalizables y funcionales. Estos gráficos tienen la ventaja de adaptarse dependiendo del dispositivo que utilices, lo cual te permitirá organizar cada tarea diariamente. Otra de sus características particulares es la importación y exportación de documentos, filtrado de actividades según prioridades, seguimiento de cambios y programación inteligente de las tareas que se deben realizar.

Do it tomorrow

Otra alternativa online para la gestión de procesos con un diseño amigable. Disfrutarás de su interfaz sumamente intuitiva y fácil de entender, ya que funciona como una agenda tradicional. Al abrirla te encontrarás con una página con las tareas que debes realizar cada día; lo único que debes hacer es anotar cada tarea priorizando las que son urgentes.

Assembla

Un software online que te brinda la opción de integrar tus perfiles de redes sociales. Es una herramienta que incentiva el trabajo en equipo, involucrando a cada usuario para el desarrollo del proyecto. A su vez, ofrece acceso al cliente a través de un sistema de permisos avanzados. Por otro lado, la plataforma permite la asignación de tickets a cada uno de los miembros del equipo para ordenar las tareas en función de su urgencia y nivel de complejidad.

Wunderlist

Este potente gestor de proyectos en versión digital te ayudará a crear y organizar listas de tareas, modificándolas según su importancia. Wunderlist es una plataforma muy útil para el trabajo colaborativo, ya que brinda la oportunidad de asignar las tareas a cualquier usuario registrado dentro del equipo de trabajo. De igual forma, cuenta con una interfaz intuitiva y llamativa en la que podrás personalizar su fondo según tus gustos y preferencias.

Teux deux

Un programa ideal si lo tuyo es planificar o programar el trabajo semana a semana. La plataforma te permitirá segmentar la semana laboral, otorgándole una columna específica a cada día de la semana. De esta manera lograrás añadir tareas específicas y distribuir tu semana de labores. Esta opción destaca por su diseño sencillo y visual, el cual te ayudará a cumplir con todas tus responsabilidades. En conclusión, el software de gestión de proyectos será una de las herramientas imprescindibles para que puedas llevar todo el control necesario de cada trabajo, sin importar su complejidad. Con estos programas podrás identificar cada tarea e inspeccionar su manejo dentro de los plazos establecidos. Sin duda, una plataforma que te facilitará la administración y el desarrollo de todos los procesos importantes para cumplir con éxito tu labor de gestor.
Un software de facturación es un recurso informático que usamos con el objetivo de gestionar y controlar el envío y para recibir de forma correcta las diferentes facturas entre autónomos y empresas. Es un documento acreditativo de la gestión comercial que se lleva a cabo. Toda la actividad económica que realiza un autónomo o una empresa ha de estar documentada de forma adecuada a nivel fiscal y contable. Y para poder acreditar el intercambio de bienes y servicios, es necesaria una factura. Asimismo, para elaborarla hace falta contar con buen software de facturación que ofrezca una serie de ventajas y cumpla una serie de requisitos. A continuación, vamos a explicarte cuáles son sus principales características.

Qué debe ofrecer un buen software de facturación

El software de facturación incorpora diferentes plantillas para realizar facturas personalizadas, pero con los contenidos esenciales. Los elementos básicos que debe ofrecer son los siguientes: 1. Número de factura. 2. Fecha de emisión y la fecha de todas las operaciones. 3. Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección. 4. Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección. 5. Descripción de las operaciones. 6. El tipo impositivo: IVA y IRPF. 7. La cuota tributaria. 8. Importe final. Asimismo, hay otros elementos que pueden incluirse: 1. Diseño de factura. 2. Firma. Contar con un buen diseño puede ayudar a convertir la factura en un documento más flexible y atractivo a nivel estético. Además, es una forma de modificar la estructura básica de la factura y de añadir más detalles aparte de los contenidos obligatorios. Y el objetivo principal de un buen software de facturación es tener la opción de centralizar y procesar toda la información del negocio, así como ofrecer una visión general de la actividad económica.

¿Qué debe incorporar un programa de facturación para beneficiar a una empresa?

Antes de que empieces a usar un programa de facturación es necesario que revises las características de cada uno y valores cuál se adapta más a las necesidades de tu negocio. Para empezar, es importante comprobar si el programa permite crear facturas en las que puedas añadir el logo de la marca para proyectar una imagen mucho más profesional. También es fundamental que permita incluir información completa de todo el proceso de facturación, es decir, de los estados de las facturas y del historial de cada cliente con el que trabajes. Además, debe ser flexible para crear diferentes tipos de facturas, tanto puntuales como recurrentes, y para que el software sea capaz de gestionar gastos y compras de forma eficiente. Por otro lado, para beneficiar a la empresa, es recomendable añadir diferentes formas de pago para que los clientes puedan pagar de la manera que les resulte más cómoda.

Otros aspectos relevantes que has de tener en consideración

Y haciendo referencia a otros aspectos destacables del programa, es conveniente llevar a cabo un control de los vencimientos para analizar y gestionar todas las relaciones financieras al detalle. Asimismo, es una forma de mantener toda la información actualizada y de tener acceso a ella al momento. Es aconsejable que incluyas todos los perfiles de clientes y proveedores con el objetivo de que conozcas a fondo la relación empresarial que hay con cada uno de ellos. Es una manera de tenerlos controlados y crear una especie de ficha. El programa que elijas debe ofrecerte una conciliación bancaria que sea eficaz y que esté hecha a medida, adaptándose así a las necesidades de tu empresa. También es muy importante que la plataforma con la que trabajes te ofrezca un buen soporte y que este sea continuo. De esta forma, podrás acceder a un asesoramiento personalizado y a medida de la mano de profesionales del sector. Asimismo, podrás obtenerlo desde el sitio web, un chat online o tu teléfono móvil

El papel de los programas de facturación en la nube

Hoy en día, los programas de facturación que son más avanzados se ofrecen en la nube. Actualmente se valoran la usabilidad y la funcionalidad de los programas y, sin duda, los cloud computing permiten trabajar en Internet usando diferentes dispositivos. Una de las grandes ventajas es que permiten al usuario ahorrarse ciertos inconvenientes como, por ejemplo, el espacio escaso en el disco duro o tener que soportar actualizaciones que provocan la pérdida de información.

La importancia y las principales funciones del software cloud

El software cloud se usa con el objetivo de almacenar de forma permanente y completa en servidores de Internet toda la información de una empresa. De esta forma, puedes acceder a la información desde cualquier lugar cuando lo necesites. Además, es la empresa la responsable de encargarse del correcto mantenimiento de los servicios y de preservar los datos. Actualmente, muchas empresas apuestan por usar programas para almacenar una gran cantidad de datos y asegurarse de que se encuentran seguros. Es más, hoy en día existen diferentes aplicaciones en línea que son accesibles desde cualquier navegador y que sirven para almacenar información relevante. El reto actual es sacarles partido a todas las funciones de software cloud y usar la tecnología para ayudar a las empresas a mantener su privacidad y a tener un acceso directo a sus datos. Por este motivo, es necesario tener una visión panorámica y actualizada de la empresa para poder sacarle partido a cada proceso. A continuación, destacaremos algunas de las ventajas del cloud computing derivadas de sus funciones innovadoras.

Ventajas del cloud computing

1. Es escalable. Tiene un coste bastante accesible que una pyme puede permitirse para obtener una licencia. Asimismo, las grandes empresas suelen obtener más de una licencia debido a su alto presupuesto y sus posibilidades. Sin embargo, todas las empresas que adquieran la licencia compartirán los mismos servicios. 2. Disminuye la dependencia del lugar físico de trabajo. Con la aparición del cloud computing, al tener acceso a los datos desde el servidor, cualquier persona puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Por lo tanto, empieza a desaparecer la necesidad de estar en la oficina para realizar todas las tareas, ya que se puede trabajar desde un ordenador, un cibercafé o un teléfono inteligente. 3. Es una forma de optimizar recursos y de ahorrar en equipamiento. Al disponer de un contrato con una empresa proveedora que se encarga de mantener todos los equipos, no es necesario que la propia empresa esté revisando constantemente todos los equipos por si han quedado obsoletos o hay que cambiarlos. La empresa proveedora se encarga de llevar a cabo las comprobaciones y procedimientos necesarios. 4. Ahorro de dinero en eficiencia. Todas las empresas proveedoras existentes y que ofrecen las licencias se encuentran capacitadas para resolver cualquier incidencia en todo momento. De este modo, la propia empresa ahorra una gran cantidad de dinero en caídas y backups. Es una forma de tener garantías y de asegurarte de que tu proveedor podrá solventar todas las posibles contingencias. 5. Permite una rápida implementación del software. Como el software ya ha sido probado por otras personas por todo el mundo, tendrás garantías de que funciona de forma adecuada y de que conseguirás buenos resultados con su implementación. 6. Posibilidad de personalizar las aplicaciones a medida. Optar por este tipo de servicios te permitirá disponer de un asesoramiento personalizado y, además, podrás configurar las aplicaciones y su aspecto según tus necesidades y prioridades. 7. Lleva a cabo las actualizaciones de forma automática. Esto supone una gran ventaja, ya que cada actualización surge con base en la experiencia de los propios usuarios y se adapta a los requerimientos de todas las personas que lo han usado y que siguen haciéndolo.

Ventajas de apostar por soluciones en la nube

Puedes usar diferentes tipos propuestas para tu empresa en soluciones cloud. Todas ellas te permitirán obtener una mejora en el grado de eficiencia y competitividad en el mercado en el que operes. Te recomendamos que valores todas las opciones que están a tu alcance y que determines si te encaja más una solución de tipo privado, híbrido o público, entre otras variantes. Uno de los beneficios de los diferentes tipos de soluciones cloud es, principalmente, la rapidez que aportan, debido a que permiten desarrollar una plataforma completa y precisa. Además, pueden aportarte mayor estabilidad y adaptabilidad, ya que contarás con profesionales altamente cualificados y con grandes infraestructuras capaces de crear productos innovadores. El cloud computing también ofrece opciones de almacenamiento escalable y de acceso remoto. Cada vez más empresas usan este tipo de aplicaciones para gestionar las relaciones con sus clientes, sobre todo la contabilidad y los recursos humanos. Asimismo, algunas de las últimas innovaciones del sector hacen que puedes usar aplicaciones comerciales con mayor capacidad de colaboración. En definitiva, un software de facturación puede ser una solución muy eficaz para tu empresa en la gestión de datos y de información relevante. Es una forma de facilitar la emisión de facturas y de mantener mayor control de cada uno de tus clientes. Además, puede ayudarte a simplificar el cálculo de impuestos y proporcionarte plantillas para personalizar tus facturas.
Actualmente, la mayoría de las soluciones informáticas pasan por el cloud. Realmente, ¿sabes en qué consiste y conoces sus enormes ventajas? El desarrollo de software cloud ha sido una de las fuentes de ingresos más importantes para las empresas de tecnología. La palabra cloud significa nube y en términos de informática nos referimos a los servicios de computación que se ofrecen a través de internet. Por lo tanto, estamos ante el complemento perfecto que aporta valor al negocio, simplificando el manejo de la infraestructura que encierra. Internet no empezó a ofrecer mayor capacidad de ancho de banda hasta los años 90, por ese motivo la computación en la nube ha sufrido un desarrollo más tardío. Y no fue hasta finales de 1999 cuando empezaron a llegar aplicaciones empresariales a través de una web simple. Hay varios tipos de cloud computing: - privada, cuando atiende exclusivamente a una organización; - pública si tenemos en cuenta que la infraestructura está abierta al público general; - híbrida, cuando es una mezcla de las dos.

Tipos de software en la nube

A continuación, vamos a describir los diferentes tipos de modelos de software en la nube que proporcionan servicios virtuales, almacenamiento y base de datos dentro de una plataforma centralizada que permite el diseño, la implementación y el mantenimiento de las aplicaciones creadas por los desarrolladores. 1.SaaS (Software as a Service) Este tipo de aplicación se gestiona por un tercero y se consume como un servicio directo desde el navegador web. Del inglés software as a Service (SaaS), es una plataforma proveniente del llamado cloud computing que maneja una empresa en el ámbito de las tecnologías de la información y comunicación. Ofrece soporte al sistema y los datos se almacenan en sus servidores, permitiendo el acceso de sus clientes por internet. 2. PaaS (Platform as a Service) Del inglés Platformas a Service (PaaS), se ubica en la capa intermedia dentro de un entorno que contiene módulos (APIs). Este tipo de plataforma de desarrollo de aplicaciones es directamente en cloud. Se facilitarán las tareas de gestión y configuración. 3. IaaS (Infrastructure as a Service) Del inglés Infrastructure as a Service o Hardware as a Service, este tipo de modelo permite gestionar la infraestructura de forma remota. En lugar de pagar por el servicio que ofrece el hardware, se paga por su consumo. Lo encontramos situado en la capa inferior y ofrece almacenamiento y servicios en la red que proveerá de infraestructura y dará soporte, a la vez que implementará aplicaciones y servicios web. Se provee de una infraestructura que centraliza los recursos de la red así como los servidores, permitiendo a las empresas almacenar sus datos y ejecutar las aplicaciones que necesitan para su funcionamiento diario. También se ofrecen los denomidados hosting cloud, que facilitan el alojamiento a las webs en servidores que son virtuales y que funcionan sobre recursos que están distribuidos en servidores subyacentes. Por último, cabe destacar que este tipo de servicios incorpora una red virtual de servidores que están interconectados y que pueden utilizarse para ofrecer funcionalidades que están alojadas en un entorno cloud. 4. Backend como servicio (BaaS) del Software en la Nube Este modelo tiene muy poco tiempo de vida, es relativamente nuevo (2011). Proporciona a los desarrolladores web y aplicaciones móviles una vinculación al almacenamiento en la nube y servicios que son analíticos. Además de notificaciones push e integración en las redes sociales. Es similar a otros modelos de computación y está dirigido a unificar las aplicaciones que se realizan por los desarrolladores hacia un servicio en la nube. 5. Datos como servicio (DaaS) del Software en la Nube Del inglés Data as a Service, nos referimos a un modelo que proporciona calidad de datos, enriquecimiento de estos y servicios móviles con información precisa como textos, imágenes, sonidos y vídeos. Esta información se pone a disposición de los clientes a través de una red y aporta algunos beneficios como la facilidad de transportación de los datos de una plataforma a otra; evitar redundancias; reducir los costos por mantenimiento y entregar datos. Este tipo de tecnología ofrece un excelente ahorro y un conjunto de herramientas flexibles y sencillas que brindan mayor eficiencia en el tiempo. No hay necesidad de actualizar y dar soporte al sistema, debido a que esto lo realiza una empresa de software especializada en este tipo de servicios.

Principales diferencias entre el software tradicional y el de la nube

A continuación, explicamos algunos aspectos claves que diferencian el software tradicional del cloud:

- El costo

Cuando se compra un software tradicional hay que comprar una licencia y suele ser costosa. Mientras que con el modelo de suscripción del software cloud se adquiere a un precio más económico, pues solo se paga por el uso.

- Instalación

Otra fase diferenciadora es la instalación. El software tradicional había que instalarlo en el ordenador. Mientras que con el cloud no es necesario. Se puede abrir directamente desde el navegador mientras que otros requieren de una pequeña instalación para ejecutarlo.

- Soporte

Cuando se tenía un problema había que buscar un soporte técnico que costaba cierta cantidad de dinero. Con la propuesta cloud no es necesario dicho soporte técnico porque se encuentra en el servidor y no hay que pagar dinero si surge algún problema.

- Disponibilidad

Con el software común no puedes acceder a tu información desde otro lugar o dispositivo que no sea tu ordenador. Una ventaja primordial del software en la nube es que puedes tener acceso a la información desde cualquier dispositivo y cualquier lugar.

Ventajas del software en la nube

Puedes aprovechar las ventajas que ofrece el servicio en la nube y, a continuación, te ofrecemos sus principales beneficios.

1. No es necesario disponer de un servidor propio

No es necesario tener un servidor propio o instalar un software en cada ordenador. Asimismo, tampoco es necesario comprar uno, ni realizar un desembolso para sistemas. Cuando se instala el software en la nube solo debes darte de alta en el servicio y comenzar a trabajar, porque el proceso se realiza rápidamente.

2. Reducción de costes

Puedes ahorrarte el dinero de varias licencias, el coste de uso y mantenimiento de los servidores y el coste del software de la nube. Dependerá del tamaño de la empresa y de sus necesidades para acceder a un plan básico u optar por algo más sofisticado.

3. Potencia del software

Un servidor cloud es un equipo muy potente que se ha diseñado para mantener una gran capacidad de trabajo en tiempo real. El programa se ejecuta mucho más rápido que en un equipo de oficina. Este tipo de servidor está en constante mantenimiento y supervisión por técnicos especialistas, por lo que no suelen surgir problemas con las actualizaciones, programas incompatibles, configuraciones erróneas, etc.

4. El software en la nube es personalizable

Esta ventaja es muy atractiva para cualquier empresa porque podrá personalizar la plantilla de impresión de documentos e incluso incluir el logotipo. Se puede adaptar la configuración visual del software a la imagen de la marca y elegir las funcionalidades para adaptarlas a la forma de trabajo del negocio.

5. Actualizaciones automáticas

No deberás estar pendiente de las nuevas actualizaciones o mejoras del software ya que no hay que comprarlas o descargarlas para proceder a la instalación en el ordenador. Este tipo de software en la nube ofrece siempre la última versión disponible.

6. Flexibilidad

Si el negocio evoluciona y se necesitan más usuarios para acceder al software o más funcionalidades puedes aumentar la suscripción a medida que estas van cambiando. Si la empresa reduce su actividad, se pueden renovar los servicios y adecuar el sistema al momento actual.

7. Gestión rápida del trabajo

El software en la nube permitirá el trabajo colaborativo. Esto significa que se puede introducir información por varias personas a la vez y trabajar haciendo tareas diferentes, como crear un presupuesto o generar recibos de cobro. Un software en la nube nos ofrece la información actualizada en tiempo real, lo que permitirá revisar los documentos y acceder a la última actualización.

8. Expansión

Si se decide abrir una nueva sede en otro país o ciudad, con un software tradicional esa otra oficina tendría sus datos y habría que mandar la información por mail o algún soporte de almacenamiento externo. Gracias al software en la nube este tipo de proceso se agiliza porque todas las personas de la empresa pueden acceder a la información con tan solo un clic. Se puede estar en continuo contacto con otros puntos geográficos de una forma sencilla.

9. Acceso a los datos desde cualquier lugar

Otro de los beneficios que aporta el sistema de gestión en la nube es la posibilidad de acceder a tus datos desde cualquier dispositivo. Tanto si estás en la oficina como en otro lugar, tan solo debes tener conexión a internet para acceder a la información. Esto da lugar a no tener que llevar datos en dispositivos de almacenamiento externo, ni un portátil porque con la información en la nube puedes acceder a él desde otro dispositivo.

10. Seguridad

La seguridad es muy importante porque la información de una empresa debe estar muy protegida. Los proveedores de servicios en la nube ofrecen certificados SSL con la finalidad de garantizar un acceso cifrado y seguro. Además, existen otras certificaciones de calidad como la ISO 27001 en Seguridad de la información, la UNE-EN ISO 9001 en Gestión de calidad o la normativa Europea RGPD. Las instalaciones donde se alojan los servidores tienen sus propias normas de protocolo y se incluyen copias de seguridad para no perder los datos. Como hemos explicado, el uso de este tipo de software ofrece una mejora en muchos de los procesos de negocio. Las pymes son las que más se benefician, porque tienen a a su alcance las mismas posibilidades que antes solo tenían las grandes empresas. Cuando un empresario está en constante movimiento lo mejor es plantearse tener la información de su negocio en la nube por la facilidad de acceder a los datos desde cualquier lugar y dispositivo.

Amazon Web Services, un caso de éxito

Unos años atrás, la prensa lanzaba la información de que el secreto de las cifras de Amazon tenía mucho que ver con el mundo cloud. Amazon Web Services (AWS) ofrecía un número de servicios cloud computing donde las empresas se ahorraban en infraestructura y solo pagaban lo que consumían. Actualmente, Amazon Web Services es la plataforma en la nube más completa en el mundo al ofrecer más de 175 servicios integrales de centros de datos a nivel global. Tanto empresas emergentes como compañías grandes y organismos gubernamentales están usando AWS para reducir sus costos y ser mucho más ágiles. Amazon consiguió crear programas específicos para sistemas operativos que simplificaban el trabajo de un programador, al no tener que escribir códigos desde cero. De este modo, el informático puede usar funciones para interactuar con el programa. Este tipo de interfaz permitía a terceros recoger o recopilar información sobre los productos y los precios y así clasificar las ventas. Al compartir la información, Amazon estimulaba a muchos programadores y generaba un grupo de trabajo interno en la compañía. En el año 2006, la compañía despegó y lo que comenzó como un experimento le llevó 10 años después a tener más de un millón de clientes en 190 países y en 28 centros de procesos de datos. Amazon fue la primera compañía en marcar tendencia en el mercado y ofrecer el alquiler de máquinas virtuales tanto a empresas como particulares. Las empresas ya no tenían que invertir mucho dinero en contratar ingenieros o comprar material. El disco duro de Amazon es uno de sus productos estrella al permitir guardar ficheros en un disco externo e ilimitado. El EC2 es otro servicio de éxito porque ofrece una estructura de servidores "elástica" donde se paga por el uso de la CPU. Para concluir cabe destacar que el desarrollo de software en la nube ha revolucionado la industria y ofrece mayores ventajas a las pymes, haciéndolas mucho más competitivas en el mercado al disponer de una tecnología siempre actualizada.
La elección del software de gestión para pymes o para cualquier otro tipo de empresa es una decisión importante y no siempre fácil. Debes tener en consideración muchos aspectos, a menudo desconocidos, que serán el motor de toda la organización. En el presente artículo, abordaremos los puntos más importantes que has de tener en cuenta para no equivocarte en la elección del mejor software de gestión para tu empresa, así como para resolver posibles dudas acerca de la utilidad de este en el presente y futuro desarrollo de tu actividad empresarial.

¿Qué es el software de gestión para empresas?

Cuando hablamos de software de gestión, hacemos referencia a un programa que constituye la clave digital básica para asegurar el buen funcionamiento del negocio. En concreto, podemos definirlo como un sistema informático integrado por múltiples herramientas que, individualmente, permiten desarrollar y ejecutar tareas administrativas y, en su conjunto, simplifican procesos y funciones operativas, productivas y burocráticas. Así, dicho mecanismo, no solo te permite obtener todo tipo de información en cualquier momento, sino que también se convierte en una guía esencial para que tomes decisiones empresariales importantes.

¿Por qué debería tu empresa tener uno?

La respuesta podría ser tan sencilla como clara: para conseguir competitividad, organización y control. Sin embargo, seguramente existen muchos más motivos para apostar por la introducción de un software de gestión en la empresa. Para muchos, lo más provechoso es el control y autonomía que estos programas ofrecen a los usuarios. Tal y como se comentará más adelante, mediante estas herramientas digitales puedes controlar la mayoría de movimientos de tu negocio y reducir considerablemente el riesgo en la toma de decisiones. Por ejemplo, para conocer la trazabilidad de los productos, mantener el contacto con los proveedores o controlar cada paso en una cadena de producción. Por otro lado, estas aplicaciones informáticas aportan versatilidad y una cierta libertad de movilización, en el caso de que elijas la modalidad de gestión que utiliza la nube. Esto es debido al hecho de que te permite ejecutar y tomar decisiones de manera remota y a través de un ordenador, móvil o tableta. Otro motivo muy importante para decidir usarlo es que no solo es efectivo para grandes empresas, sino que también sirve a micro o pymes para hacer crecer tu negocio usando los recursos mínimos y de la manera más rentable.

Gestión para pymes: cómo elegimos el mejor programa

Como muchos aspectos técnicos y tecnológicos, siempre hay que particularizar antes que generalizar, ya que existen múltiples y diversos casos de organización con necesidades e intereses muy distintos. Sin embargo, hablando del caso de las pymes, lo primero que debemos tener en cuenta es diferenciar si buscamos incorporar el programa para impulsar y desarrollar la empresa desde cero o si, en cambio, la introducción del software responde a un objetivo de mejorar la eficiencia y productividad del negocio. El tiempo es un factor importante que muchas veces se olvida. Hablamos del tiempo de implantación del sistema de gestión de la empresa. Si compras el programa y lo vas a poner en marcha por primera vez, su instalación es relativamente sencilla. Sin embargo, si se trata de un cambio de programa, puede suponer un mayor grado de complicación. En este caso, has de saber que puede llevar años a una empresa pulir un programa en función de sus requerimientos y necesidades exactas. Además, hay que sumarle el tiempo de instalación, traspaso de datos, puesta en marcha, comprobación y el periodo de formación y entrenamiento de los empleados que lo van a usar. Aproximadamente, se calcula que un año es el tiempo óptimo para que una compañía pueda empezar a notar cambios y pueda recoger los primeros frutos. Otras, en cambio, tardan más en lograr los primeros beneficios. Esto puede ser debido a las características de la empresa o bien al tipo de software elegido. Este, al ser muy sofisticado, puede tardar más tiempo en lograr resultados. Sea como sea, la decisión de incorporar un software de gestión convertirá, a corto y largo plazo, a las empresas en agentes mucho más eficientes y competitivos respecto a sus principales competidores en el mercado. Un punto sobre el que existe un consenso profesional y que influye en la decisión del software es conocer y determinar las áreas funcionales de la empresa que se quieren cubrir y reforzar mediante el programa. Es decir, el software será distinto en función de si debe encargarse de temas administrativos, como serían, por ejemplo, la facturación y la contabilidad o si, en cambio, también se le exigen funciones de CRM, gestión de clientes o compras. Sin embargo, y por el hecho de que el programa es modular, siempre estarás a tiempo de ir añadiendo e incorporando más módulos de acción a medida que tu empresa los necesite. Al lado de esta decisión, es importante que consideres también la elección entre un software estándar, parametrizado o, por el contrario, hecho a medida. Rápidamente, y a grosso modo, una modalidad estándar nos ofrece mayor rapidez de instalación, facilidad de utilización y, por lo tanto, ahorro de costes. Sin embargo, puede que no se ajuste 100 % a los requerimientos de la empresa y que algunos aspectos o áreas funcionales no queden totalmente cubiertas. Precisamente por este motivo, existe el modelo parametrizado, el cual permite adaptar ciertas funciones a las necesidades de cada negocio sin dejar de lado el esqueleto básico y sencillo del modelo estándar. Por último, existe la posibilidad de desarrollar un programa a medida y, por lo tanto, crearlo desde cero en función de las necesidades y requerimientos de cada negocio. Si bien es altamente efectivo, también has de considerar su elevado coste, el tiempo de desarrollo e implantación y la total dependencia del negocio con la empresa creadora del software. Relacionado con el punto anterior, otro aspecto importante que has de considerar a un nivel más técnico es el de escoger el software en función de la curva de aprendizaje de este. Es decir, si, por ejemplo, has elegido un programa hecho a medida, habrá que considerar el tiempo que se dedica a enseñar al empleado en cuestión cómo funciona el programa hasta que este demuestre haber adquirido las capacidades básicas de dominio del mismo. En cambio, es más posible que, si escogemos un software estándar o parametrizado, el usuario ya conozca o haya utilizado alguna vez el mismo modelo de programa en otra compañía (o muy parecido) y, por lo tanto, el tiempo de aprendizaje sea menor. En la mayoría de las empresas, hay varios cambios de personal y el coste, tanto temporal como económico, que se destina a dicha formación es un factor fundamental que no debes obviar a la hora de tomar dicha decisión. También es muy importante detallar las necesidades técnicas para la implantación del paquete de software. Dicho de otro modo, es imprescindible que te preguntes qué equipos y hardware tienes a tu disposición, cuál necesita tu negocio y, finalmente, cuál es la estructura de comunicaciones necesaria si hay distintas sedes. Asimismo, también sería bueno tener en cuenta posibles escenarios futuros. Por ejemplo, si la empresa crece, qué se precisa que haga el programa: que aumente su complejidad (no solo en términos de funcionalidad, sino también de tamaño para recibir y albergar muchos más datos) o si, en cambio, dada esta situación, se optará por cambiar totalmente el software y apostar por otro más potente. Por último, recuerda que, al elegir el programa, no debes perder nunca la perspectiva de que, en definitiva, este deberá ser utilizado por los empleados del negocio. Así, hay que tener en cuenta varios aspectos relacionados con la usabilidad y productividad. El software debe ser ágil, fácil de manejar e intuitivo, pero, a la vez, responder de forma eficiente para conseguir los objetivos de productividad tanto de los empleados como de la empresa en general. Como has podido comprobar, no es una decisión nada sencilla, por eso es importante a la vez que muy beneficioso tomar la decisión con los distintos encargados de las áreas o departamentos que van a utilizar dicho software. Si hay diferentes personas evaluando el programa en conjunto, es mucho más probable que no se olviden las necesidades o los aspectos más importantes a considerar para la implantación de este. De hecho, la mayoría de compañías desarrolladoras de software ofrecen la posibilidad de probar el sistema de gestión empresarial durante un periodo de tiempo antes de su compra e instalación.

¿Local o en la nube?

Este es, probablemente, otro de los debates más populares a la hora de elegir el mejor software para empresas y, en concreto, para pymes. Es muy frecuente pensar que la versión local es la más adecuada para aquellas empresas que trabajan básicamente en una oficina y que, por lo tanto, no tienen necesidad de movilización. Por otra parte, la nube es más utilizada entre las empresas cuya actividad requiere desplazamientos o una dinámica diferente y no siempre afincada en un mismo sitio. Sin embargo, existen muchos más aspectos que has de considerar. Uno de los mitos que suele alejar a las firmas de este modelo es el hecho de que trabajar en la nube supone un coste mucho más elevado (por lo menos, como inversión inicial). No obstante, si se calcula bien su implantación, podemos observar que en esta modalidad no se requiere una gran potencia de los servidores y que no existe una dependencia a nivel temporal para trabajar. El único requerimiento es tener conexión a Internet. Otro aspecto a conocer es que la nube, en la gran mayoría de los casos, va asociada al pay for use, es decir, al pago por uso. Gracias a esta forma de desembolso, puedes optimizar de manera notable los recursos, pues solo se paga por aquellos que utilizas. A corto plazo, el software en la nube es mucho más rentable y, a medio plazo, su implementación en las instalaciones y con el propio hardware de la empresa permite amortizar los gastos. No obstante, con el tiempo y con la necesidad de renovación de los equipos, es posible que vuelva a incrementarse su coste, aunque sin dejar de formar parte del ciclo en el que, en meses, se habrá amortizado. A su vez, con la nube es mucho más sencillo experimentar un crecimiento. Por ejemplo, si nuestro negocio ha tenido un crecimiento exponencialmente rápido, necesitaremos de manera urgente incorporar más funcionalidades, usuarios y espacio. Gracias al hecho de ser online, solamente tendremos que entrar en el panel de gestión del software y comprar o contratar más funcionalidades que inmediatamente se añadirán al programa. Del otro modo, en la versión local, se precisaría una instalación manual en el equipo que retrasaría notablemente el funcionamiento y la actividad de la empresa. Lo mismo sucedería en el caso de las actualizaciones y del mantenimiento del programa. Otra interesante ventaja de tener el programa en modalidad de nube es que ofrece mejores condiciones de trabajo enfocadas a los empleados. De hecho, existe más flexibilidad y facilidad para conciliar la vida laboral y la familiar, lo que permite atraer más talento hacia la empresa. En cambio, según distintos estudios psicológicos sobre el ambiente y el clima organizacional, el software local puede, en muchos casos, llegar a bloquear el desarrollo de las capacidades de los trabajadores y, en consecuencia, limitar de forma notable la capacidad de maniobra de la compañía empresarial. Por todo lo apuntado anteriormente, la decisión de implementar un programa de gestión para pymes no debe ser visto como un gasto o un coste extra para la empresa, sino como una inversión. Una apuesta que permitirá facilitar los trámites administrativos del negocio y agilizar de manera muy notable la mayoría de los procesos internos, ya que el margen de error al basarse en un programa informático es mínimo y fácilmente identificable. En conclusión, queda claramente demostrado que un adecuado software de gestión para pymes supondrá para tu empresa un gran número de beneficios económicos y prácticos, además de reducir de forma considerable el tiempo de ejecución y la aparición de problemas.
Vivir en la era digital cuenta con muchas ventajas. Una de ellas, la posibilidad de digitalizar todas las áreas de una empresa con el fin no solo de optimizar el control, sino de que ese control incida de manera directa en la producción. Sumarse a ciertos avances tecnológicos es, además, la única manera de desmarcarse de la competencia, cuando esta es feroz. La implementación de un software para gestión de almacenes es un claro ejemplo. Marcar la diferencia, pues, en una empresa es condición indispensable para repuntar, pero para ello hay que subirse al tren de los avances tecnológicos. De los nuevos programas, de la nueva manera de gestión. Nunca antes ha sido tan sencillo emprender. Asimismo, tampoco ha sido nunca tan fácil fracasar. Las cosas no consisten en montar una web. Consisten en dar un servicio, en buscar la excelencia y en estar a la altura. Veamos cómo se aplica todo esto a un almacén.

Lo que hay que saber de un software para gestión de almacenes

Empezando por el principio, es necesario definir o aclarar qué es un software de gestión de almacenes. Se trata de un programa informático diseñado con el fin de administrar y controlar todas las operaciones o transacciones que se llevan a cabo en esos almacenes. Informatizar esas tareas cotidianas con el fin de controlar, pero también de obtener de una manera simple e instantánea datos de ese almacén y de su operatividad. La obtención de esos datos supone contar con una información esencial a la hora de optimizar esa gestión. Una optimización destinada a traducirse en un aumento de la productividad de tu empresa.

Los motivos por los que instalar un software de este tipo en un almacén

Otra de las cuestiones esenciales que debes conocer de este asunto es que estos programas se conocen como ERP o, lo que es lo mismo, sistemas de planificación de recursos empresariales. Aunque existen muchos programas de este tipo en el mercado, lo habitual es encontrar programas formados por módulos diseñados para las distintas áreas de una empresa o almacén: inventario, envíos, horarios, compraventa, etc. Los motivos de la implantación de estos sistemas o programas para la gestión de un almacén pueden ser infinitos. Sin embargo, existen tres motivos o tres razones fundamentales para implantarlos 1. Optimización de un almacén En un solo clic, los trabajadores de un almacén tendrán acceso a información de interés acerca de la operatividad que se está llevando a cabo. Esta información puede ser increíblemente útil para mejorar esa operatividad, dado que agiliza y mejora el acceso a la información y a los datos. La toma de decisiones se vuelve más rápida, así como otros aspectos en los que tengan que ver los datos, independientemente de la índole de estos. Actuar, evaluar y prever son las principales acciones que se van a beneficiar del acceso inmediato a los datos, cuando el margen del error se reduce considerablemente; entre ellos, las duplicidades. 2. El control pasa a ser absoluto Una de las cuestiones que más merman el trabajo de un almacén y que inciden de manera negativa en la producción es la falta de control. La situación contraria en almacenes solo puede suponer el efecto contrario: el aumento inmediato de la productividad. Integrar este tipo de programas supone implantar un sistema de control, pero también de trazabilidad en todas las fases existentes en cada caso. En este sentido, es importante recordar que en la mayoría de este tipo de sistemas existen distintos módulos entre los que puedes escoger. Ni todos los almacenes son iguales ni mucho menos todas las acciones en ellos son las mismas. En cualquier caso, se controlarán las fases existentes en un almacén desde la primera de ellas hasta que el cliente recibe el producto. Cuando hablamos de control, lo hacemos en el más amplio sentido de la palabra: pedidos, organización de estos pedidos, ventas, inventario, producción o la administración de recursos humanos, entre otras. Automatizar todas las tareas, especialmente las más complejas, es donde reside principalmente ese control. Si a eso se añade la circunstancia de la optimización del tiempo y el ahorro de tareas para los trabajadores, llegamos a otra ventaja colateral del control: la posibilidad de destinar el tiempo y el esfuerzo de los trabajadores a otros aspectos del trabajo en el almacén. Todo ello en una ecuación solo puede tener un resultado posible: el aumento de la productividad de tu almacén. Finalmente, y en este sentido, automatizar no solo supone control y ahorro, sino que disminuye -precisamente por la ausencia del factor humano en algunas tareas- la posibilidad o el margen de error. ¿Cuánto cuestan anualmente los errores en un almacén a la empresa? Solo la respuesta a esta pregunta ya justifica por qué es más que necesario implantar un software de este tipo en un almacén en la actualidad. 3. Incremento del rendimiento Como ya te hemos contado, uno de los principales problemas a los que se enfrenta cualquier empresa en general, y los almacenes en particular, son los errores. La duplicidad y la falta de comunicación entre departamentos son algunos de los más frecuentes. La implantación de este tipo de sistemas hace que esta clase de situaciones deje de producirse, puesto que la información pasa a estar informatizada. Una circunstancia que rompe con la falta de comunicación, agilizándola. Por otro lado, mejora la eficiencia y disminuye los errores. Todo esto, llevado a la práctica, se traduce en una disminución de los costes, pero también en un aspecto esencial hoy en día: fortalece la imagen de la empresa a través de su almacén. Un fortalecimiento que ayuda, a su vez, a marcar esa diferencia con respecto de la competencia y que genera un efecto en cadena. Un fenómeno interno que mejora el rendimiento, pues aumenta, a su vez, los beneficios de un almacén.

Las principales funciones de este tipo de software

Aunque en el mercado existen diferentes tipos de ERP, todos ellos integrados por diferentes módulos, lo cierto es que, en líneas generales, todos cuentan con funciones más o menos parecidas. Denominadores comunes más o menos útiles dependiendo del tipo de almacén del que estemos hablando. Es decir, dependiendo de si se trata de un almacén de transportes o de un almacén de una tienda online, se podrá elegir entre un sistema u otro. Ambos son almacenes, pero las tareas son diferentes. Sin embargo, en muchos de estos programas existen opciones comunes a las que sumar otras más específicas: - La optimización de espacios. - La reducción de costes de almacenaje. - La búsqueda de productos. - El control de todos los movimientos del almacén. Todo en tiempo real. - La posibilidad de visualización de las entradas o de otras labores como reposiciones o etiquetados. - La monitorización de los pedidos: preparación, recepciones, envíos... - La monitorización de las esperas y del grado de satisfacción de los clientes. - El control de fechas, como las de caducidad. Estos son solo algunos ejemplos de las funciones que ponen al alcance de la mano de los almacenes este tipo de sistemas. Opciones útiles en la mayoría de ellos, pues existen sistemas más específicos o módulos adecuados al sector al que pertenezca esa instalación. Disponer de un software de este tipo en un almacén no cabe duda de que cambia de manera inmediata e integral la dinámica de trabajo. Una dinámica que puede ser más fluida, aun eligiendo el mejor programa en cada caso. Para ello hay que definir cuáles son las necesidades en cada caso, teniendo en cuenta la tipología. Buscamos conseguir unas funciones básicas, empezando por la optimización de almacenaje. En este sentido, contar con una función que se encargue de esta cuestión te ayudará a localizar, por ejemplo, un producto de una forma más rápida y eficiente. ¿Se realizan ventas en tu empresa? Entonces, será otro de los aspectos a tener en cuenta. Si es un almacén en el que se producen entradas de productos que permanecen hasta ser entregadas en puntos de venta, habrá que contar con un sistema que controle estos productos. Este planteamiento facilitará al almacén toda la información necesaria referente a su stock. Tenerlo al día no solo supone control, sino también rápida capacidad de reposición: existencias, pedidos o albaranes, entre otros, en un solo clic. El control de las salidas es otro aspecto esencial. Qué productos, la cantidad, dónde van o cómo van hasta el cliente o el destino son algunos de los aspectos que se pueden controlar con la instalación de determinados módulos. Tener control sobre este proceso de principio a fin es otro de los ejemplos de las funciones de este tipo de programas. Todas ellas son funciones sumamente útiles en un momento en el que se trabaja con fórmulas antes impensables, como el producto bajo demanda. Este es un tipo de trabajo en el que el control y la contabilidad cobran otra dimensión. Se trata de posibilidades relacionadas todas ellas con la logística. Una palabra que los expertos saben que no produce ingresos, pero que sí genera gastos. Esta es una circunstancia que pone sobre la mesa nuevamente las razones por las que la implantación de este tipo de sistemas no es un lujo, sino una necesidad. Minimizar los costes de la logística afectará a los beneficios de tu empresa y ayudará a esa imagen de marca tan importante para ese desmarque del que te hemos hablado en diversas ocasiones.

Software cloud vs esctritorio

Una vez que un almacén se ha decidido por la instalación de un ERP, entra en juego el eterno dilema que tiene una fácil respuesta: software cloud, sin lugar a dudas. No obstante, para los profanos en la materia, es necesario precisar que en la actualidad existen dos tipos de programas: los que están en la nube o los software cloud y los que almacenan los datos en los propios servidores de las empresas que los van a implantar. Técnicamente estaríamos hablando de los cloud computing y de los software on-premise. La diferencia fundamental entre ellos, terminologías al margen, reside en el lugar donde se van a alojar los datos y dónde van a ser ejecutados estos programas. Aclarado esto, atención a las razones por las que te recomendamos, sin lugar a dudas, los programas instalados en la nube y controlados por las empresas proveedoras.

La seguridad

Es uno de los aspectos esenciales para los empresarios y no es de extrañar. Sabedores de que en la actualidad, y más que nunca, la información es poder, hay que poner el foco en la seguridad. En este sentido, tener un software cloud ahorra trabajo, supone no tener que hacer copias de seguridad y proporciona un ahorro en costes de mantenimiento. La contratación del producto en la nube ya trae incluida la tarea de este tipo de servicios. Se garantiza la seguridad. En todos los casos es comprobable cómo para todos los proveedores la seguridad es prioritaria, sabedores de que se trata de una de las cuestiones esenciales a la hora de elegir un producto u otro.

Nada de actualizaciones

En los sistemas en los que se almacena en escritorio, es el propio almacén el que se tiene que encargar no solo de esas copias de seguridad, sino de las actualizaciones, renovación de licencias, etc. Los sistemas online, por el contrario, actualizan de forma automática, sin necesidad de perder el tiempo en estas cuestiones. Incluso, las actualizaciones se realizan en segundo plano, pasando del todo inadvertidas.

La sencillez y el precio

Con la llegada de los software cloud llegó el fin de la necesidad de contar con equipos con la potencia suficiente para ejecutar los programas sin presentar problemas. Los sistemas online son más baratos porque son más sencillos; ahorran tiempo a la empresa o al almacén y ya se encargan de las instalaciones, del mantenimiento y de las renovaciones de las infraestructuras. La imposibilidad de que existan incompatibilidades entre los archivos de los almacenes y el programa en el caso del sofware cloud añade más sencillez a este tipo de programas si cabe. El software para gestión de almacenes ya no es el futuro. Es el presente de quienes quieren permanecer y ser competitivos.
Es muy probable que alguna vez hayas escuchado hablar sobre el software de gestión de proyectos, también conocidos en inglés como Project Management Software. Son plataformas digitales creadas para la administración de todos los procesos que implica la organización de un proyecto determinado. Estas herramientas serán tus aliadas en el momento de gestionar todas las etapas y áreas en desarrollo de un proyecto grande o complejo. Estos programas no solo suelen ser utilizados para la gestión de proyectos, sino también para asignación de recursos, administración o documentación de los sistemas, control y distribución de los presupuestos, manejo de la calidad o como software para la comunicación y colaboración, entre otros.

¿De qué debe ser capaz este tipo de software?

Es muy importante que conozcas las capacidades de gestión de esta clase de programas para que puedas identificar aquel que se adapte mejor a tus necesidades de administración y planificación. Algunas de las capacidades principales y opciones que debes encontrar dentro de estas plataformas son las que vemos a continuación.

Capacidad de administrar varios proyectos

La interfaz debe proveer la opción para manejar varios proyectos simultáneamente. Es muy común que si te dedicas al desarrollo de este tipo de procesos tengas que gestionar varios trabajos al mismo tiempo, ya sean contratados por el cliente o internos de la empresa. Por esto, es vital que dentro de los servicios de administración tengas la opción de manejar varios usuarios y proyectos en curso.

Capacidad de activar y utilizar opciones avanzadas

Cuando te dedicas al manejo de varios proyectos, es necesario que cuentes con un software completo que te permita revisar de forma minuciosa cada uno de los trabajos en curso de la empresa. Esto marcará la diferencia a la hora de poder reducir el nivel de complejidad y permitir que el equipo controle óptimamente todas las partes del trabajo, como son planificación, desarrollo, producción y atención al cliente. Algunas de las opciones avanzadas que debes poder encontrar dentro de la plataforma son: posibilidad de asignar tareas del proyecto a diversos usuarios, tiempo de sesión de cada perfil activo, diagramas de Gantt para poder identificar cada tarea que se debe realizar, gestiones identificadas por un calendario de días, generación de reportes sobre la carga de trabajo de cada miembro del equipo, seguimiento de la actividad que desarrolla cada empleado, control de la comunicación entre el cliente y los gestores de procesos; generación de un histórico o registro de la entrega, y uso de materiales para el desarrollo de las actividades, entre otras.

Capacidad de adaptación y escalabilidad del software

El diseño de la interfaz del programa debe tener la capacidad de adaptarse y cambiar dependiendo de las necesidades específicas de tu proyecto. Esto se debe a que cada proceso requiere un tipo de gestión especial, que dependerá tanto de los modelos básicos (modelo de desarrollo formal y por etapas, modelo de prototipos y el modelo cascada) como, por otro lado, de los modelos iterativos (desarrollo en espiral e incremental). Según sea tu respuesta, la elección también deberá acoplarse al tipo de organización con la que se trabajará el plan: de acuerdo a presupuestos, en función de los requerimientos del cliente, tiempos establecidos y los objetivos que se esperan alcanzar. Adicionalmente, también se puede seleccionar una metodología híbrida en el caso de que la planificación lo requiera. Esto se podrá establecer de mejor forma al identificar el ciclo de vida individual de cada software, con el objetivo de personalizar el enfoque del diseño acorde a las necesidades. La escalabilidad también es muy importante, ya que permitirá que el programa crezca conforme lo haga la iniciativa sin que ello amerite el aumento del presupuesto inicial.

Capacidad de proteger los datos de la empresa

En la actualidad, la protección de datos es un aspecto prioritario para cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. Por esto se vuelve crucial la elección de un programa profesional que garantice la seguridad y privacidad de los datos, ya que durante el uso de estas plataformas de gestión se suele compartir todo tipo de información sensible.

Conoce las principales ventajas de estas herramientas de gestión

Cada vez es más habitual la integración de diversos perfiles profesionales para el desarrollo de un proyecto en común. En consecuencia, el uso de las plataformas de trabajo colaborativo es indispensable para organizar la gestión de las tareas y el desarrollo de los proyectos de forma eficiente. Por ello es fundamental que conozcas las ventajas de contar con un software que te facilite el trabajo de gestionar tareas y planes online: 1. Podrás gestionar con agilidad los plazos de entrega y la creación de nuevas tareas gracias a la opción de recordatorios programados. 2. Lograrás una mejor comunicación con todos los miembros del equipo, optimizando el trabajo y la asignación de tareas. También contarás con la ventaja de solucionar los problemas rápidamente, gracias a las opciones de chat instantáneo que proveen la mayoría de estos programas. 3. Tendrás la facilidad de gestionar las tareas en el lugar que desees gracias la funcionalidad online que te permitirá acceder al sistema desde cualquier equipo remoto o dispositivo móvil. 4. Aumentarás tus niveles de productividad gracias al diseño de estas plataformas, las cuales se centran en la tarea que se debe desarrollar, eludiendo distracciones que puedan dificultar tu trabajo. 5. Podrás compartir y agregar documentos online con todas las personas involucradas dentro de tu proyecto. 6. Disfrutarás de una plataforma que favorece el debate y comunicación entre las personas que comparten una responsabilidad en común. De esta forma se volverá muy fácil que cada una de ellas pueda aportar nuevas ideas. Estas quedarán registradas por escrito y no se traspapelarán, como suele pasar en las reuniones tradicionales. 7. Contarás con múltiples opciones, tanto de versión gratis como de pago, e incluso podrás encontrar plataformas desarrolladas en español para la gestión de planes de forma digital. 8. Identificarás en tiempo real el avance de cada tarea, verificando el cumplimiento de cada gestión incluida dentro de ella. Gracias a esto podrás agilizar la toma de decisiones en el caso de que la tarea no se ajuste a los deadlines o con los objetivos que se establecieron. 9. Te permitirá evaluar el nivel de participación y engagement de cada uno de los usuarios involucrados dentro de tu proyecto. Ello te proporcionará la opción de inspeccionar la gestión de los procesos y de las tareas pendientes. Esto a través de las opciones de generación de informes que podrás encontrar dentro de los programas. 10. Realizarás un seguimiento más minucioso de cada actividad, permitiendo la rápida coordinación de acciones para gestionar los procesos.

Importancia del software de gestión de proyectos en la nube

Para cualquier proyecto que emprendas, es ideal contar con una plataforma online que te permita verificar el avance del trabajo en el momento y lugar que quieras. Por esto, los softwares en la nube son las opciones más versátiles dentro del mercado. De esta forma podrás organizar tus tiempos de forma óptima, cumpliendo con los deadlines o plazos establecidos. Por otro lado, la versión de estos programas en la nube es ideal para aquellos trabajadores freelance que no cuentan con una oficina o puesto de trabajo fijo. Si ese es tu caso y manejas un equipo remoto, lo más probable es que te hayas dado cuenta que el email no es una alternativa viable para la gestión de proyectos. Algunas de sus principales limitaciones son la incapacidad de mantener un nivel óptimo de comunicación e información, la pérdida de la trazabilidad de los comentarios, feedback o discusiones desarrolladas, la imposibilidad de asignar tareas y realizar su seguimiento, la dificultad para gestionar los recursos y los plazos de tiempo, la falta de una opción para compartir los documentos de forma digital. Sin embargo, en la actualidad puedes beneficiarte del auge de este tipo de herramientas con versiones online que te ayudarán a trabajar de forma colaborativa. De esta manera, lograrás disfrutar de una comunicación instantánea a la vez que desarrollas tus proyectos en una plataforma con información actualizada y compartida. Algunas de las principales funciones que encontrarás dentro de estas herramientas de gestión en modalidad digital son: seguimiento de plazos y costes, intercambio de los ficheros en tiempo real, posibilidad de recibir notificaciones, facturación, opción de chat y conferencias en vivo, gestión y manejo de la relación con los clientes, etc.

Opciones de programas de gestión en la nube

A continuación te detallaremos algunas opciones de software online para la administración de proyectos. Recuerda que cada uno de ellos posee diversas peculiaridades que se adaptarán mejor a las necesidades específicas de tus trabajos.

Nozbe

Una alternativa muy completa a la hora de gestionar tus tareas y proyectos. Permite el manejo de una lista de tareas de forma eficaz y sencilla. Nozbe proporciona la opción de sincronizar tus cuentas de Evernote, Dropbox, Google calendar e incluso Twitter. También te ofrece la elección de agregar nuevas tareas y adjuntar archivos dentro de ellas. Otra ventaja de esta herramienta es la creación de grupos para el desarrollo de un trabajo colaborativo.

Toodledo

Esta plataforma es ideal para la planificación de una lista de tareas o la administración de los proyectos de tu equipo de trabajo. Esto te ayudará a organizar las acciones y responsabilidades de cada usuario según su relevancia. Por otro lado, Toodledo te proporciona un tiempo estimado para la realización de cada proyecto, y a su vez te dará sugerencias dependiendo de la prioridad, la fecha de entrega y la duración del trabajo. Además, cuenta con la opción de adjuntar archivos dentro de las tareas.

OmniPlan

Es un programa desarrollado con un diseño muy visual, dentro del cual podrás encontrar diversos diagramas de Gantt personalizables y funcionales. Estos gráficos tienen la ventaja de adaptarse dependiendo del dispositivo que utilices, lo cual te permitirá organizar cada tarea diariamente. Otra de sus características particulares es la importación y exportación de documentos, filtrado de actividades según prioridades, seguimiento de cambios y programación inteligente de las tareas que se deben realizar.

Do it tomorrow

Otra alternativa online para la gestión de procesos con un diseño amigable. Disfrutarás de su interfaz sumamente intuitiva y fácil de entender, ya que funciona como una agenda tradicional. Al abrirla te encontrarás con una página con las tareas que debes realizar cada día; lo único que debes hacer es anotar cada tarea priorizando las que son urgentes.

Assembla

Un software online que te brinda la opción de integrar tus perfiles de redes sociales. Es una herramienta que incentiva el trabajo en equipo, involucrando a cada usuario para el desarrollo del proyecto. A su vez, ofrece acceso al cliente a través de un sistema de permisos avanzados. Por otro lado, la plataforma permite la asignación de tickets a cada uno de los miembros del equipo para ordenar las tareas en función de su urgencia y nivel de complejidad.

Wunderlist

Este potente gestor de proyectos en versión digital te ayudará a crear y organizar listas de tareas, modificándolas según su importancia. Wunderlist es una plataforma muy útil para el trabajo colaborativo, ya que brinda la oportunidad de asignar las tareas a cualquier usuario registrado dentro del equipo de trabajo. De igual forma, cuenta con una interfaz intuitiva y llamativa en la que podrás personalizar su fondo según tus gustos y preferencias.

Teux deux

Un programa ideal si lo tuyo es planificar o programar el trabajo semana a semana. La plataforma te permitirá segmentar la semana laboral, otorgándole una columna específica a cada día de la semana. De esta manera lograrás añadir tareas específicas y distribuir tu semana de labores. Esta opción destaca por su diseño sencillo y visual, el cual te ayudará a cumplir con todas tus responsabilidades. En conclusión, el software de gestión de proyectos será una de las herramientas imprescindibles para que puedas llevar todo el control necesario de cada trabajo, sin importar su complejidad. Con estos programas podrás identificar cada tarea e inspeccionar su manejo dentro de los plazos establecidos. Sin duda, una plataforma que te facilitará la administración y el desarrollo de todos los procesos importantes para cumplir con éxito tu labor de gestor.
Un software de facturación es un recurso informático que usamos con el objetivo de gestionar y controlar el envío y para recibir de forma correcta las diferentes facturas entre autónomos y empresas. Es un documento acreditativo de la gestión comercial que se lleva a cabo. Toda la actividad económica que realiza un autónomo o una empresa ha de estar documentada de forma adecuada a nivel fiscal y contable. Y para poder acreditar el intercambio de bienes y servicios, es necesaria una factura. Asimismo, para elaborarla hace falta contar con buen software de facturación que ofrezca una serie de ventajas y cumpla una serie de requisitos. A continuación, vamos a explicarte cuáles son sus principales características.

Qué debe ofrecer un buen software de facturación

El software de facturación incorpora diferentes plantillas para realizar facturas personalizadas, pero con los contenidos esenciales. Los elementos básicos que debe ofrecer son los siguientes: 1. Número de factura. 2. Fecha de emisión y la fecha de todas las operaciones. 3. Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección. 4. Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección. 5. Descripción de las operaciones. 6. El tipo impositivo: IVA y IRPF. 7. La cuota tributaria. 8. Importe final. Asimismo, hay otros elementos que pueden incluirse: 1. Diseño de factura. 2. Firma. Contar con un buen diseño puede ayudar a convertir la factura en un documento más flexible y atractivo a nivel estético. Además, es una forma de modificar la estructura básica de la factura y de añadir más detalles aparte de los contenidos obligatorios. Y el objetivo principal de un buen software de facturación es tener la opción de centralizar y procesar toda la información del negocio, así como ofrecer una visión general de la actividad económica.

¿Qué debe incorporar un programa de facturación para beneficiar a una empresa?

Antes de que empieces a usar un programa de facturación es necesario que revises las características de cada uno y valores cuál se adapta más a las necesidades de tu negocio. Para empezar, es importante comprobar si el programa permite crear facturas en las que puedas añadir el logo de la marca para proyectar una imagen mucho más profesional. También es fundamental que permita incluir información completa de todo el proceso de facturación, es decir, de los estados de las facturas y del historial de cada cliente con el que trabajes. Además, debe ser flexible para crear diferentes tipos de facturas, tanto puntuales como recurrentes, y para que el software sea capaz de gestionar gastos y compras de forma eficiente. Por otro lado, para beneficiar a la empresa, es recomendable añadir diferentes formas de pago para que los clientes puedan pagar de la manera que les resulte más cómoda.

Otros aspectos relevantes que has de tener en consideración

Y haciendo referencia a otros aspectos destacables del programa, es conveniente llevar a cabo un control de los vencimientos para analizar y gestionar todas las relaciones financieras al detalle. Asimismo, es una forma de mantener toda la información actualizada y de tener acceso a ella al momento. Es aconsejable que incluyas todos los perfiles de clientes y proveedores con el objetivo de que conozcas a fondo la relación empresarial que hay con cada uno de ellos. Es una manera de tenerlos controlados y crear una especie de ficha. El programa que elijas debe ofrecerte una conciliación bancaria que sea eficaz y que esté hecha a medida, adaptándose así a las necesidades de tu empresa. También es muy importante que la plataforma con la que trabajes te ofrezca un buen soporte y que este sea continuo. De esta forma, podrás acceder a un asesoramiento personalizado y a medida de la mano de profesionales del sector. Asimismo, podrás obtenerlo desde el sitio web, un chat online o tu teléfono móvil

El papel de los programas de facturación en la nube

Hoy en día, los programas de facturación que son más avanzados se ofrecen en la nube. Actualmente se valoran la usabilidad y la funcionalidad de los programas y, sin duda, los cloud computing permiten trabajar en Internet usando diferentes dispositivos. Una de las grandes ventajas es que permiten al usuario ahorrarse ciertos inconvenientes como, por ejemplo, el espacio escaso en el disco duro o tener que soportar actualizaciones que provocan la pérdida de información.

La importancia y las principales funciones del software cloud

El software cloud se usa con el objetivo de almacenar de forma permanente y completa en servidores de Internet toda la información de una empresa. De esta forma, puedes acceder a la información desde cualquier lugar cuando lo necesites. Además, es la empresa la responsable de encargarse del correcto mantenimiento de los servicios y de preservar los datos. Actualmente, muchas empresas apuestan por usar programas para almacenar una gran cantidad de datos y asegurarse de que se encuentran seguros. Es más, hoy en día existen diferentes aplicaciones en línea que son accesibles desde cualquier navegador y que sirven para almacenar información relevante. El reto actual es sacarles partido a todas las funciones de software cloud y usar la tecnología para ayudar a las empresas a mantener su privacidad y a tener un acceso directo a sus datos. Por este motivo, es necesario tener una visión panorámica y actualizada de la empresa para poder sacarle partido a cada proceso. A continuación, destacaremos algunas de las ventajas del cloud computing derivadas de sus funciones innovadoras.

Ventajas del cloud computing

1. Es escalable. Tiene un coste bastante accesible que una pyme puede permitirse para obtener una licencia. Asimismo, las grandes empresas suelen obtener más de una licencia debido a su alto presupuesto y sus posibilidades. Sin embargo, todas las empresas que adquieran la licencia compartirán los mismos servicios. 2. Disminuye la dependencia del lugar físico de trabajo. Con la aparición del cloud computing, al tener acceso a los datos desde el servidor, cualquier persona puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Por lo tanto, empieza a desaparecer la necesidad de estar en la oficina para realizar todas las tareas, ya que se puede trabajar desde un ordenador, un cibercafé o un teléfono inteligente. 3. Es una forma de optimizar recursos y de ahorrar en equipamiento. Al disponer de un contrato con una empresa proveedora que se encarga de mantener todos los equipos, no es necesario que la propia empresa esté revisando constantemente todos los equipos por si han quedado obsoletos o hay que cambiarlos. La empresa proveedora se encarga de llevar a cabo las comprobaciones y procedimientos necesarios. 4. Ahorro de dinero en eficiencia. Todas las empresas proveedoras existentes y que ofrecen las licencias se encuentran capacitadas para resolver cualquier incidencia en todo momento. De este modo, la propia empresa ahorra una gran cantidad de dinero en caídas y backups. Es una forma de tener garantías y de asegurarte de que tu proveedor podrá solventar todas las posibles contingencias. 5. Permite una rápida implementación del software. Como el software ya ha sido probado por otras personas por todo el mundo, tendrás garantías de que funciona de forma adecuada y de que conseguirás buenos resultados con su implementación. 6. Posibilidad de personalizar las aplicaciones a medida. Optar por este tipo de servicios te permitirá disponer de un asesoramiento personalizado y, además, podrás configurar las aplicaciones y su aspecto según tus necesidades y prioridades. 7. Lleva a cabo las actualizaciones de forma automática. Esto supone una gran ventaja, ya que cada actualización surge con base en la experiencia de los propios usuarios y se adapta a los requerimientos de todas las personas que lo han usado y que siguen haciéndolo.

Ventajas de apostar por soluciones en la nube

Puedes usar diferentes tipos propuestas para tu empresa en soluciones cloud. Todas ellas te permitirán obtener una mejora en el grado de eficiencia y competitividad en el mercado en el que operes. Te recomendamos que valores todas las opciones que están a tu alcance y que determines si te encaja más una solución de tipo privado, híbrido o público, entre otras variantes. Uno de los beneficios de los diferentes tipos de soluciones cloud es, principalmente, la rapidez que aportan, debido a que permiten desarrollar una plataforma completa y precisa. Además, pueden aportarte mayor estabilidad y adaptabilidad, ya que contarás con profesionales altamente cualificados y con grandes infraestructuras capaces de crear productos innovadores. El cloud computing también ofrece opciones de almacenamiento escalable y de acceso remoto. Cada vez más empresas usan este tipo de aplicaciones para gestionar las relaciones con sus clientes, sobre todo la contabilidad y los recursos humanos. Asimismo, algunas de las últimas innovaciones del sector hacen que puedes usar aplicaciones comerciales con mayor capacidad de colaboración. En definitiva, un software de facturación puede ser una solución muy eficaz para tu empresa en la gestión de datos y de información relevante. Es una forma de facilitar la emisión de facturas y de mantener mayor control de cada uno de tus clientes. Además, puede ayudarte a simplificar el cálculo de impuestos y proporcionarte plantillas para personalizar tus facturas.